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A Saga do Meu 1º Consultório

dez 14, 2016 | Blog Gestão da Clínica

Para os proprietários de clínicas odontológicas, o fim de ano é sempre um momento de profunda reflexão profissional. Especialmente em anos ruins, como foi o ano de 2016, não é nada fácil. Foram tantos “terremotos” políticos e financeiros, que quem sobreviveu a tudo isso, pode se considerar vencedor.
O ano de 2015 atuou como uma “peneira no mercado”, filtrando e tirando do mercado os menos privilegiados. Já fazem 2 anos que a situação econômica no Brasil não está nada boa. No ano passado, que também já foi complicado, muitos de nós tínhamos a certeza de que o ano seguinte não poderia ser pior. Achávamos que já havíamos atingido o fundo do poço.
Aí aparecem mais problemas para nos mostrar que o fundo do poço é mais embaixo.

No entanto, algumas Clínicas CRESCERAM!
E ainda houveram outras que não só cresceram, como se MULTIPLICARAM. Abriram novas unidades e filiais em tempos, em que a maioria dos empresários estavam fechando suas clínicas.

Como eles conseguiram isso?

Eles aproveitaram o fim de ano para analisar os erros cometidos de forma científica e imparcial. E depois corrigi-los, de forma científica e imparcial.
Dizemos “científica” porque tanto na análise dos problemas, quanto na das soluções, tudo deve ser baseado em informações confiáveis. Grande parte do segredo está em usar indicadores seguros, registrados de forma pragmática, e nunca se basear em “achismos”.
Dizemos “imparcial”, porque apesar de ser o maior prejudicado, o gestor pode mentalmente se auto-sabotar. Isso acontece quando não se é capaz de perceber e aceitar que muitos dos problemas da sua clínica são causados não por incapacidade dos seus colaboradores, mas sim, por limitações técnicas que a capacidade humana não é capaz de transpor.
 
Vamos exemplificar usando uma frase de efeito:
A SAGA DO MEU 1ª CONSULTÓRIO.
A maioria das clinicas começam como um pequeno consultório particular. O dentista acabou de se formar e, muitas vezes com a ajuda de familiares, aluga uma sala comercial pra começar sua carreira profissional, sem perceber que está na verdade começando um negócio. No começo, com pouquíssimos atendimentos, ele sente que consegue lidar sozinho com a gerência do consultório na base da agenda de papel e da planilha de excel.
 
Mas como todo serviço realizado com esforço e dedicação, características típicas dos recém formados, o negócio tende a crescer. No começo, o dentista tem poucos clientes e, por isso, dedicava um tempo maior os seus atendimentos, pois tem tempo de sobra para fazer cada paciente se sentir único.
Resultado? Seus poucos pacientes ficam encantados com seu atendimento super humanizado e tornam-se “promotores voluntários”. Saem falando bem do dentista, até com quem não está precisando de um. Isso é muito típico do brasileiro. A maioria de nós não resiste em demonstrar gratidão quando somos bem tratados. Quando somos MUITO bem atendidos então, viramos “evangelizadores da marca”.
Pense aí: Quais são as marcas que você sempre indica? Perceba que de alguma forma essas marcas ficaram gravadas na sua memória de forma positiva e emocionante.
Isso fez com que em pouco tempo, mais pacientes apareçam no pequeno e recém aberto consultório do dentista.
Agora ele se vê obrigado a contratar uma pessoa para fazer o atendimento de tantos interessados. Pois como está com a agenda lotada, alguém precisa atender o telefone para agendar as consultas. Essa secretária faz tudo usando a metodologia que o dentista já havia padronizado, a agenda de papel e a planilha de excel.
Mesmo com um colaborar ajudando, agora o dentista esta sobrecarregado e não consegue mais oferecer aquele atendimento diferenciado que oferecia antes. E isso faz com que os seus novos pacientes  não se sintam tão bem atendidos quanto os seus primeiros pacientes. Por isso, eles não se tornam “promotores voluntários”, e isso é uma pena. Porque a primeira impressão é a que fica. E se o dentista não pode mudar isso, pode terá que perder a melhor forma de prospecção que existe: a indicação qualificada, o famoso “boca a boca”.
Vamos fazer uma pequena pausa aqui para refletir sobre este momento e fazer um ALERTA:

“NUNCA, em hipótese alguma, diminua a qualidade do seu atendimento. Os custos disso são maiores do que você pode imaginar.”

Voltando a SAGA, não demora muito para ele perceber que aquela metodologia não daria conta da demanda. Ele passa a considerar o uso de softwares e sistemas de gestão odontológicos. Ele não esperava ter que contratar isso tão cedo (sempre pensam assim).
Na hora de escolher um sistema de gestão odontológica, por não fazer uma análise científica da previsão de crescimento do consultório, o dentista foca em escolher uma solução que dê conta de resolver seus problemas imediatos. O que é um GRANDE erro, como veremos a seguir.
Como todo recém empresário sem experiência, ele acha que o momento atual, com a quantidade de novos pacientes que apareceram, já está ótimo. A felicidade de ver seu consultório dando certo, faz com que ele fique cego para querer conhecer seus os indicadores de crescimento. Consequentemente acaba contratando uma solução barata e limitado, por acha que não vai precisar mais do que aquilo.
A URGÊNCIA pra resolver, colabora em tomar decisões precipitadas.
O que acontece é que o solução escolhida resolve apenas o que ele conseguiu enxergar, mas rapidamente se torna insuficiente porque haverá outras demandas ao continuar a crescer.
Mas agora todas as informações e dados dos seus clientes e da gestão do consultório estão presos num sistema que não dá conta da demanda. Aí diariamente acontece aqueles pequenos erros, aquelas pequenas falhas, que um dia prejudicam o negócio, no outro a secretária, no outro o paciente, e a desculpa é sempre a mesma:

– “Ai desculpa viu. Deu erro no sistema aqui. Esse sistema tem sido um problema, sabe”.
– “Desculpe, nosso sistema está fora do ar, não vou conseguir fazer o agendamento agora”.

Parece familiar? Você já deve ter ouvido isso alguma vez na vida, certo? Quem sabe mais de uma vez?

Isso sem mencionar problemas de manutenção como quando é necessário substituir um computador e o novo vem com um sistema operacional mais novo, mas não roda o sistema que a clínica optou. Isso sem falar em complexas configurações na rede, servidores, backups, ufa.
O custo perceptível dessa decisão precipitada é alto. O custo imperceptível, é altíssimo. Esse é o tipo de coisa que separa o dentista excelente de um dentista qualquer. Em um negócio com alto potencial, que tinha tudo para ser um sucesso e um negócio fadado ao fracasso. 
Como você pode ver, a gestão do seu consultório reflete diretamente na forma como você será reconhecido como profissional de sucesso, e consequentemente na sua vida.

Não pode ser só um “sisteminha” de agendamento. É a sua carreira profissional que será administrada por um “sisteminha” qualquer.

Na hora de escolher uma solução de gestão para a sua clínica odontológica, faça um comparativo com a sua carreira e com a forma como as pessoas te enxergam como profissional.
Com isso em mente, em todos os momentos da sua carreira profissional você deve priorizar:

    • Mobilidade
      A tendencia mundial tem sido soluções em nuvem (SAAS). Este é um caminho sem volta, pois dá ao gestor e seus colaboradores total mobilidade sem exigir quase nenhuma infraestrutura;

    • Baixa Manutenção
      A melhor solução é aquela que não exige nenhuma instalação na rede da clínica. Soluções que são arquitetadas para nuvem, não exigem nada disso e são compatíveis com qualquer sistema operacional. 

    • Evolução Constante
      Analise o histórico de evolução da solução. Soluções onde o desenvolvimento de novos recursos são lentos e não oferecem nenhuma opção de se contribuir poderão travar o crescimento do seu negócio num futuro próximo;
    • Escalabilidade, afinal você trabalha para crescer e não para ficar onde está pra sempre. O crescimento é fundamental que você cresça sem perder qualidade, especialmente no atendimento, dentro e fora da sala do dentista.

 
Para finalizar reflita sobre esta frase:

“Um profissional limitado com uma ferramenta adequada, tem espaço e condições para crescer e se desenvolver rapidamente. Entretanto, um ótimo profissional com uma ferramenta deficiente, não terá a mesma sorte”.

Equipe Aplicativo.net
 

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Então, gostou do post? Em momentos de crise é possível sim obter crescimentos. Um esforço maior, mais estudos sobre áreas com pouco ou nenhuma produtividade podem gerar resultados surpreendentes. Um Software de Gestão pode ajudar na melhoria de processos e controles necessários para avaliação dos colaboradores e associados.
Veja mais alguns artigos sobre Gestão que podem ajudar no seu planejamento estratégico:

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