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O que analisar ao contratar uma secretária para consultório?

ago 8, 2018 | Atendimento

Todo consultório deve contratar uma secretária para dar apoio ao negócio. Essa profissional é muito importante, já que, por vezes, é ela quem estabelece o primeiro contato com o paciente e desempenha muitas funções que são primordiais para contribuir com a rotina da clínica.
Serviços como atendimento, organização de agenda, cadastro de pacientes, arquivamento e outras funções são de responsabilidade dessa colaboradora, o que permite que o profissional da saúde possa efetivamente se dedicar mais aos seus pacientes.
Em relação ao tema, as dúvidas que ficam na cabeça de muitos são: como contratar secretária? Como decidir pela profissional ideal para o negócio? Abaixo iremos apresentar algumas dicas interessantes para você fazer uma boa escolha, além de responder a todos essas dúvidas. Confira!

Quais habilidades eu devo observar na hora de contratar uma secretária?

Assim como qualquer profissional, a secretária também deve ter algumas habilidades na hora de executar as tarefas, especialmente se ela vai trabalhar em um consultório. Veja a seguir algumas qualidades importantes que você deve observar em relação à personalidade da colaboradora.

Ser bem-humorada

Nada melhor para afastar as pessoas do que oferecer um mau atendimento. Por isso, sua secretária deve voltar toda a atenção ao paciente, sendo cordial e ouvindo atentamente o que ele diz.
Todo indivíduo quer ser bem atendido e respeitado, principalmente quando se encontra em uma situação mais delicada. Dessa forma, é imprescindível que a secretária tenha bom humor e saiba atender com simpatia e compaixão.
Além disso, pessoas que são mais animadas costumam se relacionar melhor, o que cria um bom ambiente de trabalho dentro do consultório.

Ter organização

A organização deve ser a habilidade primordial de uma boa secretária. Imagina chegar no consultório e encontrar a sala de recepção desorganizada e os documentos todos fora do lugar. Isso pode interferir no rendimento de cada funcionário, além de prejudicar a reputação da clínica.
A secretária deve ser cautelosa com os arquivos, mantendo todos eles separados e em ordem. Também é necessário que ela deixe organizada a sala, a mesa e todos os espaços internos do lugar.

Ser comunicativa e ter boa escrita

Para trabalhar em um consultório, é necessário ter um bom vocabulário e conseguir se comunicar com clareza. Também é importante saber escrever adequadamente.
Por isso, é essencial que a secretária tenha domínio da língua culta e fale com calma e serenidade. Também é importante que ela escreva corretamente e de maneira que todos consigam entendê-la.
Uma profissional que fala de forma errada ou que tem dificuldades em passar informações pode causar uma péssima impressão aos pacientes.

Ser tranquila e paciente

Para atender pessoas que estão com algum problema de saúde, é fundamental ter paciência. A secretária deve transmitir tranquilidade aos pacientes, fazendo com eles se sintam confortáveis e seguros. Assim, o ambiente fica mais harmonioso e agradável para os frequentadores.
Isso também ajuda a estreitar a relação entre a clínica e o público, permitindo que ele tenha mais confiança nos serviços oferecidos.

Agir com rapidez e lidar com as tarefas diárias

Qualquer pessoa que você contrate deve saber lidar com tarefas diárias de maneira ágil e prestativa, pois, em muitos casos, essas qualidades vão ser necessárias para manter a qualidade do serviço.
Em dias de mais movimento, é importante que a secretária saiba contornar os problemas que surgirem e trabalhar sobre pressão, sem deixar que o estresse e a correria prejudiquem o seu desempenho.
Essa profissional tem muitas responsabilidades e precisa entender rapidamente quais são as prioridades do dia, bem como executar todas as etapas com rapidez e eficiência.

Ser experiente

A experiência pode ser o diferencial que você busca, mas é preciso ter cuidado, pois, mesmo que a candidata já tenha trabalhado antes, ela pode ter costumes que nem sempre são benéficos.
Por outro lado, nem sempre uma pessoa ideal para ocupar o cargo de secretária terá experiência, pois em muitos casos a profissional pode ter a habilidade que você precisa mesma sendo nova na carreira.
De maneira geral, o mais importante é que você direcione o caminho que ela deverá percorrer para se enquadrar naquilo que o seu consultório necessita. Com isso, o resultado será mais favorável, contribuindo para o crescimento do seu negócio.
Uma boa tática para contratar uma secretária é observar como ela executa as tarefas, verificando as qualidades e as características negativas que devem ser aprimoradas nela.
Assim, fica mais fácil ter certeza de que você escolherá a pessoa certa e que todos serão beneficiados com a contratação.

Ter conhecimento de ferramentas e informática

Saber manusear bem as ferramentas de gestão e o computador é mais do que uma habilidade: é primordial para a execução de qualquer tarefa hoje em dia.
Assim, a secretária precisa ter aptidão para trabalhar com programas que auxiliam na gestão da clínica. E, mesmo que ela não tenha conhecimento avançado na área de informática, existem algumas empresas que oferecem softwares de gestão e dão treinamentos para que sua funcionária consiga se adaptar à tecnologia.
Dessa forma, se você tem uma secretária nova na sua clínica, não é necessário gastar muito tempo treinando-a: há organizações que oferecem esse treinamento, facilitando a dinâmica de todo o processo.
Algumas empresas oferecem aplicativos para direcionar a secretária na gestão das tarefas, promovendo atualizações automáticas e suporte técnico que ajudam a alcançar um trabalho de qualidade.

Por que contratar secretária que tenha habilidades tecnológicas?

A secretária dependerá totalmente dessas ferramentas para que a função dela seja exercida. Esses programas de automação são de responsabilidade dela e ajudam na realização de muitas tarefas, como:

  • efetuar pagamentos: muitos softwares ajudam a fazer pagamentos de contas e salários, agilizando e melhorando todo o processo. São programas criados para que a vida dos profissionais possa ser mais sistematizada, sem a necessidade de perder tempo com filas de banco;
  • marcar consultas: hoje em dia, as consultas são sempre marcadas por meio de programas de gestão para que sejam compartilhadas com os demais profissionais. Isso permite um acompanhamento mais eficiente e rápido dos horários de cada paciente;
  • verificar andamento dos tratamentos: à medida que o paciente inicia seu tratamento, cada passo é registrado na ferramenta de automatização para que todos possam acompanhar as etapas e seguir os procedimentos que são mais adequados a cada caso.

Contratar secretária é um processo delicado, mas muito importante para que seu consultório possa desfrutar de um serviço especializado, o que ajuda você a criar um diferencial competitivo no mercado. Com isso, será possível encantar os pacientes e oferecer um ambiente mais promissor a eles!
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