06 dicas sobre gestão financeira para clínicas em tempos de pandemia.

por Reinaldo Ferreira | 18 fev , 2021 | Blog Gestão da Clínica, Gestão Administrativa para Clínicas, Gestão Financeira para Clínicas Médicas e Odontológicas, Gestão Médica, Gestão Odontológica

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Uma gestão financeira bem elaborada para uma clínica médica ou odontológica é uma das melhores alternativas para driblar os efeitos da crise em tempos de pandemia, segundo especialistas

Como já sabemos, vários negócios foram impactados com a chegada do novo Corona Vírus (COVID 19). Claro que as clínicas médicas e odontológicas também foram prejudicadas.

Diante deste cenário, para melhorar o fluxo de caixa, diversas clínicas tem buscado na melhoria dos seus processos uma maneira para manter a lucratividade em tempos de crise.

Uma boa gestão de clínica começa pela gestão financeira em consultórios médicos e odontológicos. Ela consiste em manter o devido investimento de capital em materiais e declaração de bens e em assegurar a credibilidade da organização no mercado.

Em geral, lidar com todos esses recursos e preservar o controle financeiro de uma clínica não são tarefas simples, porém é fundamental em qualquer negócio, sobretudo em um período de pandemia ter um cuidado especial com a saúde financeira da sua clínica.

Pensando nisso, elaboramos este artigo para que você saiba mais sobre a importância da gestão financeira na sua clínica em tempos de pandemia.

Se você tem o desejo de reduzir os impactos na saúde financeira da sua clínica este artigo é para você.

Continue comigo e confira!

A importância da Gestão Financeira da clínica em tempos de crise

Muitas empresas e colaboradores foram obrigados a transformar drasticamente seu comportamento perante a sociedade e seus cuidados pessoais.

No caso das clínicas, a situação não foi diferente, sobretudo no gerenciamento das finanças, já que os recursos do sistema de saúde se tornaram mais escassos por conta da superlotação do sistema de saúde e do fechamento temporário de clínicas.

Nesse contexto, pode-se dizer que a gestão financeira é um dos processos mais relevantes para conter prejuízos e diminuir os custos nos negócios. Ela demanda uma estratégia eficiente de planejamento de despesas e investimentos, bem como a determinação de metas e objetivos.

Conheça algumas dicas de como fazer a gestão financeira

De modo geral, as despesas e o faturamento das clínicas sofreram um grande impacto com a Covid-19. Dessa forma, é imprescindível acompanhar, com cautela, todos os custos envolvidos na manutenção do negócio em questão, necessitando do máximo de controle possível para evitar adversidades na gestão financeira.

Por isso, separamos 06 dicas de como realizar a gestão financeira da clínica nesse período de crise.

Confira abaixo

01 – Tenha um bom planejamento financeiro

Compreender a fragilidade do cenário atual é importante para ter uma percepção mais segura e fundamentada às decisões para a sua clínica. Por isso, ter um bom planejamento ajuda a alinhar os recursos do seu espaço de saúde às suas expectativas. A capacidade do planejamento de projetar para superar as dificuldades, ajuda a colocar sua clínica novamente em uma situação estável e sem apertos.

02 – Reveja os custos

Como dito, o controle de custos é a principal maneira de garantir uma boa gestão financeira, já que ele ajuda a ter um melhor equilíbrio do fluxo de caixa. É fundamental criar uma estratégia que tenha por objetivo controlar os gastos, desde que não prejudique o nível do atendimento das consultas e as ferramentas que auxiliam a gestão e o serviço como um todo.

03 – Preste atenção nos indicadores

Para você ter um bom controle financeiro, é essencial considerar os indicadores. Os indicadores são critérios que medem e avaliam o desempenho da gestão. Com essas informações, pode-se determinar a evolução financeira da clínica, e, sem isso, muitos impactos são gerados na tomada de decisão.

A identificação de despesas e receitas é um deles, pois te ajudará a equilibrar a sua produtividade, além de possibilitar a solução de gargalos financeiros. Outros indicadores importantes são margem de lucro, ticket médio, retorno sobre investimento, custos fixos e variáveis, capital de giro e ponto de equilíbrio.

04 – Acompanhe o movimento do caixa

Outra dica importante para fazer a gestão financeira da clínica é acompanhar o movimento do caixa, por meio do registro de todas as transações financeiras. Manter esse controle do que entra e sai ajuda a prever o lucro no final do mês, além do planejamento financeiro futuro. Desse modo, é possível saber exatamente onde realizar investimentos e onde cortar despesas.

05 – Adote a Telemedicina

Durante o período de pandemia, o volume de pacientes presenciais é limitado, afinal muitas pessoas não podem ir à clínica por fazerem parte do grupo de risco. Nesse caso, uma ótima alternativa para continuar com os atendimentos de forma segura e eficiente é utilizando a Telemedicina. Com essa funcionalidade, é possível manter os atendimentos disponíveis, especialmente em situações de emergência, respeitando o isolamento social e mantendo sua rentabilidade.

06 – Utilize um software médico

O quadro da pandemia fez com que o controle dos casos ficasse mais complicado e demorado, algo que é extremamente prejudicial para o negócio e para os pacientes, pois dependiam da rapidez do processo. Nesse contexto, a tecnologia é uma aliada, especialmente pelos softwares de gestão, que garantem mais agilidade e personalização no atendimento.

Investir nessas ferramentas pode trazer inúmeras vantagens financeiras para a clínica, como melhor planejamento, fácil acesso a relatórios, mais organização das finanças, emissão de notas fiscais, entre outras.

Por fim, vale ressaltar a importância de ter um bom planejamento financeiro. Sem essa estratégia, todo o processo de gestão se torna mais difícil, seja em clínicas médicas, clinícas odontológicas ou em qualquer outro tipo de negócio. Além disso, a gestão financeira adequada possibilita a tomada de decisões mais acertadas e eficientes para manter o bom funcionamento da clínica em tempos de crise.

Lembre-se que a área financeira requer muita atenção e cuidado, por isso não deixe de procurar ajuda especializada para manter a sua clínica regularizada e em dia. Isso poupará tempo e preocupação, além de reduzir alguns custos desnecessários.

Gostou do nosso post sobre gestão financeira na pandemia? Então, deixe o seu comentário abaixo e compartilhe com a gente o seu ponto de vista e suas dúvidas sobre o assunto!

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Saiba o que considerar ao escolher um prontuário eletrônico para sua clínica

por Reinaldo Ferreira | 3 dez , 2020 | Blog Gestão da Clínica, Gestão Administrativa para Clínicas, Gestão Médica, Gestão Odontológica

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As clínicas odontológicas contam, cada vez mais, com a ajuda da tecnologia em suas tarefas. O prontuário eletrônico consiste em uma importante ferramenta que surgiu para melhorar o trabalho dos profissionais da saúde e proporcionar eficientes atendimentos.

Dessa forma, selecionar um sistema de prontuário eletrônico que mais de adequa às necessidades de seu consultório é uma decisão muito importante e necessita de muita pesquisa. A ferramenta precisa ser personalizável, pois ela deve garantir atendimento de toda a demanda de seus pacientes e precisa deixar a gestão mais dinâmica.

Nesse sentido, continue a leitura e saiba o que considerar ao escolher um prontuário eletrônico para sua clínica!

Como funciona um prontuário eletrônico?

É por meio de meio do prontuário eletrônico do paciente que os profissionais da saúde conseguem acessar a alterar dados relacionados à saúde do paciente. O prontuário eletrônico deve armazenar todo o histórico médico que a pessoa fez no decorrer de sua vida, fornecendo base para possíveis tomadas de decisões associadas a tratamento e diversos procedimentos.

No prontuário eletrônico os profissionais da saúde pode conter o histórico de consultas médicas, os medicamentos que o paciente está tomando e entre outras coisas. Uma das principais vantagens dessa ferramenta é o nível de precisão, caso um paciente esteja precisando urgentemente de um atendimento, mas o médico se encontra em outra cidade, o profissional consegue socorrê-lo, pois ele consegue ter as informações necessário para o atendimento em qualquer lugar, desde que a ferramenta seja integrada.

O que deve ser analisado ao escolher um prontuário eletrônico?

Na hora de escolher o melhor prontuário eletrônico para sua clínica é necessário avaliar algumas características para que a seleção seja feita de forma correta e satisfatória. Veja a seguir o que você deve considerar.

Usabilidade

Nos dias de hoje é essencial levar em consideração a usabilidade da ferramenta, ou seja, a facilidade de uso do sistema. Então, para saber se o uso do prontuário é simples, é necessário mensurar a quantidade de campos para preencher e a quantidade de cliques necessários para concluir a ação, por exemplo, para cadastro de paciente.

Compreenda que um sistema que precisa de muitos cliques e que tenha muitas páginas para serem preenchidas é menos prático que precisam se um tempo maior para realizar o processo. Logo, o tão desejado aumento da produtividade pode não ser alcançado e os pacientes podem ficar insatisfeitos.

Além disso, o tempo de aprendizado precisa ser levado em consideração. Então, é essencial que você escolha aqueles que oferecem bons treinamentos presencial e online para os colaboradores e que tem um bom suporte técnico.

Nível de personalização

O prontuário eletrônico consiste em um importante diferencial e, se você puder personalizá-lo conforme as suas atividades, é uma excelente vantagem. Sendo assim, é essencial que você avalie o nível de personalização do prontuário antes de realizar a escolha. Pois, não resolve você modernizar sua clínica e não conseguir integrar todos os dados automaticamente para facilitar as tarefas do dia a dia.

Nesse contexto, a possibilidade de poder personalizar o prontuário de seu consultório com campos, protocolos e inserir seções para adequar as suas necessidades é, sem dúvida, um requisito que deve se analisado. Com um prontuário capaz de ser personalizado, criado para sua especialidade, a ficha do seu paciente apresentará todas as informações essenciais, facilitando o diagnóstico, além de proporcionar um atendimento mais ágil.

Suporte oferecido

Mesmo que prontuário eletrônico seja fácil e simples de utilizar, os colaboradores podem ter dúvidas a respeito de algumas funcionalidades, por essa razão, é essencial ter que a empresa responsável pelo prontuário tenha uma equipe de suporte à disposição de sua clínica para solucionar qualquer contratempo.

Além do mais, o suporte precisa responder qualquer dúvida com muita agilidade e eficiência. Por essa razão, é recomendado apostar em ferramentas de empresas que, além de proporcionar suporte ao usuário, buscam compreender a rotina de trabalho do seu consultório, o que melhora a experiência de todos os seus funcionários e pacientes.

Prefira um sistema de prontuário eletrônico que tenha um bom material a respeito das funcionalidades do sistema, o que facilitará que todas as funções da ferramenta sejam aprendidas rapidamente por você e pelos seus colaboradores.

Segurança de dados

Os consultórios médicos e odontológicos que ainda fazem uso de fichas de papel podem ter problemas para garantir a correta confidencialidade dos dados dos seus pacientes. Desse modo, a empresa corre o risco de perder importantes documentos e os funcionários gastam muito tempo buscando determinado prontuário. Saiba que ação deixa os atendimentos mais demorados e os pacientes ficam desconfortáveis com a situação de demora.

O sistema de prontuário eletrônico escolhido por você deve assegurar todas as informações dos seus pacientes. Para isso, o recomendado é que a ferramenta seja inserido em um provedor de terceiros e depois acessado pelos usuários por meio da internet, geralmente através de uma interface de um navegador da web.

Assim, para certificar a real eficácia de todos os procedimentos feitos no dia a dia de sua clínica, você não pode deixar manter os dados em dispositivos como discos rígidos e HDs. É necessário que os dados dos pacientes sejam guardados na nuvem para que sejam acessados por meio de diferentes dispositivos.

Dessa maneira, compreenda que o armazenamento na nuvem evitará que seu consultório perca algum arquivo ou dado importante a respeito do paciente, logo sua clínica não precisa cancelar ou remarcar algum atendimento de última hora. Além do mais, é essencial um prontuário eletrônico criptografado, isto é, que seja capaz de codificar as informações, protegendo a sua confidencialidade.

Portanto, o prontuário eletrônico é muito importante para deixar os processos de uma clínica mais otimizados, visto que eles contribuem em um atendimento mais ágil e eficiente. Um prontuário eletrônico apresenta diversas vantagens, por exemplo, mais segurança, diminui o uso do espaço na clínica, favorece o atendimento, ajuda na produtividade dos colaboradores, permite acesso remoto ao prontuário, pode ser personalizado e impossibilita erros de transição e legibilidade.

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Entenda a importância do e-mail marketing para clínicas

por Reinaldo Ferreira | 26 nov , 2020 | Blog Gestão da Clínica, Gestão Administrativa para Clínicas, Gestão de Marketing para Clínicas Médicas e Odontológicas, Gestão Médica, Gestão Odontológica

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Existem diversos canais de comunicação que a sua clínica pode escolher para impactar pacientes. Manter esse contato é essencial para que a sua marca permaneça nas mentes dessas pessoas quando precisarem. Você já pensou em trabalhar com e-mail marketing?

Há cada vez mais concorrência em diversos segmentos, e isso provavelmente também se aplica ao mercado da sua clínica. Não basta apenas ter um serviço de qualidade e uma equipe qualificada, já que você também precisa divulgar os seus serviços de maneira estratégica.

O e-mail marketing possibilita enviar comunicações diretamente para o seu público em um conteúdo controlado por você. Capaz de assumir diversos formatos, é um meio que atenderá as necessidades da sua clínica e os objetivos da sua estratégia.

Quer saber mais? Neste artigo, você entenderá os motivos para usar o e-mail marketing em sua clínica e como fazer isso da melhor forma.

Por que vale a pena trabalhar com e-mail marketing?

Quem disse que o e-mail morreu? Esse meio de comunicação permanece mais vivo do que nunca, sendo capaz de entregar resultados até superiores do que canais de marketing como redes sociais e anúncios pagos.

Isso se deve principalmente ao fato de ser um canal altamente flexível, que pode se adaptar às características da sua clínica. O resultado é uma comunicação que atende às particularidades do seu meio e o perfil do público que a sua clínica pretende impactar.

Para resumir, conheça a seguir algumas estatísticas que comprovam a eficácia do e-mail marketing para a sua clínica:

77% das pessoas preferem receber conteúdo de empresas via e-mail do que redes sociais;
59% do público diz que e-mail marketing influencia em suas decisões de compras;
profissionais de marketing que usam campanhas via e-mail observam um aumento de até 760% em seus retornos;
um estudo norte-americano revelou que a cada $1 gasto com e-mail marketing, é obtido um retorno de $38.

Quais são os benefícios de usar e-mail marketing na clínica?

Trabalhar com e-mail marketing na clínica pode trazer uma série de vantagens para você. A escolha dos canais de comunicação adequados faz toda a diferença nos resultados das suas iniciativas de marketing e o e-mail tem eficácia comprovada em diversos segmentos, inclusive o de saúde.

Conheça a seguir os maiores benefícios de trabalhar com e-mail marketing na clínica.

Aumento da visibilidade

Aparecer mais para o seu público contribui para que a marca da sua clínica seja mais conhecida e lembrada. É por isso que vale a pena trabalhar com um meio que chama a atenção, como é o caso do e-mail.

Pense em todas as pessoas que têm notificações ativadas para o recebimento de e-mails no celular. Nenhum outro canal de marketing oferecerá tamanha visibilidade para o seu conteúdo como esse.

Segmentação dos pacientes

Outro grande benefício do e-mail marketing é que ele permite segmentação. Isso significa dividir a sua lista de contatos baseando-se em determinados critérios para enviar comunicações que consideram essas diferenças.

Isso fará com que o interesse no seu conteúdo seja muito maior. Afinal, gerará mais identificação na parte do público, que enxergará os próprios interesses na sua comunicação.

Fidelização do público

Fazer com que os seus pacientes continuem preferindo a sua clínica e os serviços dela é uma das missões do marketing. Você pode usar o e-mail para consolidar o nome da sua marca na mente dessas pessoas com o envio periódico de comunicações que sejam do interesse delas.

Há vezes em que o paciente tem uma ótima experiência na clínica, mas pode acabar se esquecendo dela mesmo assim. Para que possa ocorrer a fidelização, é fundamental reforçar o nome da sua marca sempre que possível.

Melhoria da experiência do paciente

Passar por uma boa experiência ao usar os serviços de uma clínica é algo que contribui para a satisfação de um paciente. Além de garantir que ele volte mais vezes, também aumenta as chances de ter os seus serviços recomendados para familiares e amigos.

A alta versatilidade do e-mail possibilita que ele seja usado para oferecer facilidades bastante interessantes aos seus pacientes, como lembretes de consultas e recomendações de hábitos saudáveis. Trata-se de uma experiência que ele talvez não tenha em concorrentes.

Como usar o e-mail marketing corretamente na clínica?

Considerando os benefícios do e-mail marketing para a sua clínica, o próximo passo é saber como utilizá-lo das formas mais eficazes. Afinal, o seu sucesso depende exclusivamente da estratégia adotada ao empregar esse canal de comunicação em suas campanhas.

Quer saber mais? Então, confira a seguir quais são os passos fundamentais para usar o e-mail marketing em sua clínica.

Saiba quando enviar

Não existe uma regra única para a frequência de envio de e-mail marketing. Saber quando mandar e em quais horários é algo que será determinado pelo quanto você sabe a respeito do perfil do público que você pretende atingir.

Por exemplo, se a maioria dos seus potenciais pacientes trabalha o dia todo, talvez valha a pena fazer seus envios à noite. Considere o dia a dia dessas pessoas, a faixa de idade e em quais momentos elas poderiam dedicar atenção aos seus e-mails.

Use assuntos atrativos

O assunto de um e-mail é o primeiro elemento dele que o seu público vê, sendo decisivo para que seja aberto ou ignorado. Portanto, não apresse essa etapa da criação do seu e-mail marketing.

Então, leve em consideração as particularidades do público-alvo da sua clínica. Pense no perfil dessas pessoas e qual tipo de linguagem seria irresistível para o assunto motivar uma abertura imediata.

Avise sobre consultas e retornos

O e-mail é uma ferramenta de comunicação bastante poderosa com várias utilidades. Além de permitir que você fortaleça o relacionamento com os seus pacientes, também possibilita oferecer facilidades a eles.

Um dos tipos de envio que você deve realizar é o lembrete de consultas e retornos. Isso também será essencial para você diminuir a taxa de esquecimentos de seu público.

Envie conteúdo informativo

Você precisa agregar valor aos seus envios de e-mail marketing para que o seu público tenha interesse em continuar recebendo o conteúdo. Investir em um material puramente promocional pode fazer com que você perca audiência bem rápido.

A área de saúde é uma das que mais gera interesse nas pessoas, seja por sua vasta disponibilidade de temas ou por ajudar o público a tirar dúvidas. Use o e-mail para enviar dicas, curiosidades, desmistificar temas complexos, entre outros.

Trabalhar com e-mail marketing pode proporcionar excelentes benefícios para os resultados da sua clínica. Esse é um canal de comunicação com grande aderência junto a diversos públicos que é capaz de gerar resultados com excelente custo-benefício para a sua estratégia. Siga as dicas deste artigo para turbinar a sua campanha e alavancar a sua clínica em seu segmento.

Quer saber mais outras iniciativas que podem impulsionar os seus retornos? Basta seguir os nossos perfis no Instagram e no Facebook!

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Entenda a importância da análise de concorrência na odontologia

por Reinaldo Ferreira | 16 nov , 2020 | Gestão Administrativa para Clínicas, Gestão de Atendimento para Clínicas, Gestão de Marketing para Clínicas Médicas e Odontológicas, Gestão Odontológica

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Você sabia que, para ter um negócio de sucesso, é importante ficar sempre de olho na concorrência? Isso porque ela pode demonstrar o ritmo do mercado e as ações que são positivas para o seu setor de atuação.

Uma análise de concorrência permite ter em mãos detalhes que podem ser primordiais para o bom funcionamento de uma clínica odontológica. Para uma estratégia ideal, porém, é importante conhecer o próprio negócio, para andar na direção certa e conquistar os objetivos traçados.

Pensando nisso, apresentamos, a seguir, algumas dicas importantes de como fazer uma avaliação eficaz, que permita conhecer mais seu nicho de mercado e o público. Acompanhe!

O que é análise de concorrência e qual a sua importância?

Analisar a concorrência leva a uma visão mais específica de como o mercado age. Para tanto, é necessário levantar dados por meio de pesquisas com os concorrentes: isso ajuda a observar as ações adotadas por eles e a comparar os resultados.

Se for desenvolvida da maneira certa, essa estratégia pode trazer muitas vantagens. Com ela, é possível ter em mãos informações relevantes, que ajudam a identificar os motivos que levam os pacientes a procurarem por outras clínicas odontológicas.

Além disso, com tais dados, fica mais fácil criar diferenciais e ganhar vantagens competitivas. Trata-se de uma forma de enxergar novas oportunidades e conquistar um lugar no mercado.

Essa avaliação deve ser um processo contínuo, especialmente quando há novos métodos ou tecnologias para os serviços do setor. A estratégia envolve aspectos significativos de identificação dos pontos fortes e fracos de outros consultórios (da localização ao preço cobrado pelos tratamentos).

Para que o processo seja conduzido adequadamente, é fundamental seguir alguns passos. Veja quais são eles a seguir!

Identificar os concorrentes

A primeira coisa que se deve fazer é definir quem são os concorrentes diretos e indiretos. Em muitos casos, há alternativas que podem se tornar mais interessantes aos olhos dos pacientes e substituir produtos ou serviços já oferecidos pela clínica.

A concorrência direta são os consultórios que têm serviços semelhantes. Pode ser que eles atraiam mais pacientes pela forma de atendimento, pela qualidade dos produtos, pelos equipamentos inovadores ou pelos preços mais acessíveis.

Já os concorrentes indiretos são os que têm produtos parecidos, mas não oferecem necessariamente os mesmos serviços. Isso inclui, por exemplo, empresas especializadas na venda de itens para clareamento dental.

Levantar informações relevantes

Depois de descobrir quem são os concorrentes, é preciso levantar dados sobre eles. Devem ser obtidas informações verdadeiramente interessantes e que supram as necessidades do negócio. Além disso, é fundamental mapear seus pontos fortes e fracos. Assim, fica mais fácil saber o que melhorar em sua clínica e como garantir mais vantagens.

Algumas ferramentas podem ser interessantes para capturar essas informações e ajudá-lo a manter o foco em seu propósito. Uma ótima forma de obter tais dados é por meio da avaliação do marketing do concorrente.

Se ele tiver sites, redes sociais ou outros canais digitais, é possível colher informações com mais facilidade e rapidez. Deve-se, ainda, observar a presença on-line dos consultórios nas mídias sociais e as estratégias adotadas para conseguir pacientes e alcançar o público-alvo.

Analisar os dados obtidos

Depois de fazer a pesquisa, vai ser possível perceber algumas tendências. Para que as estratégias sejam executadas com a máxima eficiência, entretanto, é essencial cruzar os dados coletados. A partir deles, você pode verificar as forças que os concorrentes têm sobre seu negócio e o mercado.

Além disso, é preciso avaliar as fraquezas do estabelecimento e saber como se sobressair perante os pacientes. Essas informações permitem entender quais são as oportunidades de crescimento e as verdadeiras ameaças à sua clínica odontológica.

Para medir esses índices, uma ferramenta muito interessante é a matriz de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats — SWOT). Ela permite colocar todos esses pontos em uma matriz, de forma a facilitar a visualização das informações.

Como analisar os concorrentes?

Pesquise o mercado

Além de pesquisar os concorrentes, é importante investigar o mercado. Ouça o que o público diz sobre outros consultórios, descubra o que ele procura e entenda como oferecer algo que o forneça satisfação e bem-estar. Essas e outras respostas podem ajudá-lo a aperfeiçoar a análise de concorrência.

Avalie o que a imprensa fala sobre as clínicas

Grandes clínicas geralmente são notícia nos meios de comunicação da região, especialmente quando utilizam novos equipamentos ou técnicas inovadoras. Por isso, acompanhe o noticiário e veja quais são as novidades do setor. Dessa forma, pode-se verificar como melhorar o marketing e os serviços da clínica.

Verifique a publicidade

Quais são as táticas de marketing usadas pelos concorrentes? Onde eles costumam anunciar seus serviços, seus produtos e suas promoções? Quais são os formatos contratados?

Descobrir essas respostas pode contribuir para o entendimento do que há de novo no ramo da publicidade e dos meios que permitem um acesso mais amplo aos pacientes. A partir dessas informações, é possível construir planos mais eficientes e elaborados dentro do negócio.

Conheça a si mesmo

Você já leu A arte da guerra? O livro apresenta estratégias criadas por Sun Tzu, um general que venceu muitas batalhas com seus planos. Nas técnicas ensinadas por ele, fica claro o quão importante é conhecer a si mesmo para vencer a guerra.

Esse ensinamento pode ser levado para o mundo dos negócios: de nada adianta conhecer a concorrência se não souber quais são seus próprios pontos fortes e fracos. Antes de investigar as demais clínicas, portanto, é essencial saber quem seu estabelecimento realmente é.

Entenda as ferramentas de análise

Para agilizar o processo, é importante contar com softwares e ferramentas que ofereçam relatórios de fácil entendimento e possam ser verificados sempre que for preciso. Há muitos aplicativos no mercado, mas é necessário adotar um que atenda a todas as necessidades da clínica.

A análise de concorrência é primordial para qualquer consultório que queira obter sucesso, atrair pacientes e manter-se competitivo. Sem ela, é impossível descobrir as exigências do consumidor moderno.

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Como a Business Intelligence melhora a gestão da sua clínica?

por Reinaldo Ferreira | 5 nov , 2020 | Blog Gestão da Clínica, Gestão Administrativa para Clínicas, Gestão Médica, Gestão Odontológica

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As decisões dos empreendedores da área da saúde não podem ser baseadas na intuição ou na experiência dos profissionais. O mercado hoje está muito competitivo e o Business Intelligence (BI) auxilia a ter decisões mais acertadas. Dados são capturados em tempo real e utilizados para fazer análises e estratégias efetivas para os negócios.

Neste artigo, vamos explicar o que é Business Intelligence e qual a sua importância na área da saúde. Por outro lado, vamos mostrar como essa estratégia pode ser aplicada na gestão de clínicas, principalmente para coleta, organização e análise de dados, tomar decisões baseadas em fatos, realizar diagnósticos mais acertados, entre outros.

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O que é Business Intelligence?

O Business Intelligence se tornou fundamental no mundo dos negócios e também pode ser bem aproveitado na área da saúde. O significado do termo é inteligência empresarial e trata-se de um conjunto de procedimentos para o armazenamento e a avaliação de dados úteis para as empresas. Com uma análise profunda das informações, os gestores conseguem fazer escolhas com mais precisão.

A gestão se torna mais eficiente com o BI, que não é apenas uma ferramenta ou um sistema. Esse é um conceito aplicável nas rotinas das instituições, inclusive nas clínicas médicas e odontológicas, para otimizar os processos. Na atualidade, é essencial para que o gerenciamento dos negócios seja facilitado, com a qualidade das informações que são disponibilizadas com rapidez.

Qual a importância da Business Intelligence para clínicas?

Agora que você já sabe o que é BI, é importante que compreenda a importância do conceito para a sua clínica. As práticas e as aplicações da solução geram diversos benefícios para empreendimentos do segmento de saúde. Elas proporcionam visão estratégica, melhoria de processos e aprimoramento das atividades.

Os profissionais tomam decisões com mais segurança pelo acesso ao conhecimento. Por meio de análises eficientes, os gestores obtêm visões diferenciadas sobre a gestão e podem melhorar o atendimento aos pacientes, além de ofertar mais confiabilidade. Contudo, isso somente é alcançado com investimentos em tecnologia.

Como essa estratégia pode ser aplicada na gestão de clínicas?

Há uma infinidade de informações armazenadas em uma clínica. São prontuários, fichas, transações financeiras, registros de despesas, receitas mensais etc. O gerenciamento desses dados é mais efetivo se você contar com o BI, pois eles serão armazenados de forma segura e em conformidade com as leis. Observe, abaixo, dicas para aplicar essa estratégia na gestão do seu estabelecimento!

Coleta de dados

As informações da clínica precisam ser coletadas e armazenadas em um ambiente seguro para oportunizar a realização de análises eficazes. O BI auxilia com essas questões e garante a segurança dos dados para que você consiga descobrir quais convênios são os mais rentáveis, por exemplo. O conceito verifica a realidade do negócio e apresenta uma previsão de acontecimentos futuros.

Ele vai ajudar a responder se vale a pena atender apenas pacientes por consultas particulares ou se é interessante fazer uma parceria. Com o acesso a informações valiosas, o gestor define possibilidades de redução de custos e de aumento na rentabilidade sem prejudicar o relacionamento com os pacientes. Gastos desnecessários serão cortados com a avaliação do retorno sobre o investimento.

Organização e análise das informações

Os dados são centralizados para que o profissional identifique diversos fatores: gargalos, melhorias e produtividade dos colaboradores. A organização e a análise das informações facilita a identificação de pontos fracos e fortes. Utilize o BI para ter agilidade ao analisar os dados, gerar relatórios e visualizar gráficos automáticos. Consequentemente, você terá mais tempo para atender os pacientes.

A solução vai mostrar quais são os planos de saúde mais usados pelos pacientes e se é vantajoso ter um parceiro. Além do mais, um prontuário eletrônico com cronômetro deixará claro o tempo médio dos seus atendimentos, a fim de verificar opções de melhorias. Quer saber quem são os pacientes leais e quantas vezes eles o consultam durante o ano? Conte com o BI!

Decisões baseadas em fatos

Realize ações baseadas em fatos, utilizando os dados obtidos e transformando-os em informações úteis para colaboradores, fornecedores e pacientes. Caso o uso do BI aponte que muitos pacientes faltam às consultas sem entrar em contato com a clínica, você poderá criar lembretes automáticos para lembrá-los dos horários agendados e reduzir o absenteísmo.

Desse modo, será mais fácil fidelizar pacientes e ter mais agilidade em sua rotina. Ainda, a sua clínica receberá elogios pelo cuidado de lembrar os pacientes sobre os agendamentos. Essa atenção gera reconhecimento ao seu estabelecimento e satisfação ao público atendido. Afinal de contas, com a agitação do dia a dia, todos gostam de receber um lembrete.

Diagnósticos mais acertados

Obtenha diagnósticos mais precisos por meio da integração de dados e aumente a sua produtividade. Business Intelligence não é útil apenas para monitorar o desempenho e para otimizar receitas, ele também analisa a evolução clínica dos seus pacientes. Isso auxilia na escolha de tratamentos mais adequados de acordo com cada situação.

Por meio de processos inteligentes, o BI facilita a construção de uma base histórica para que o profissional compare os desfechos dos casos semelhantes que passaram por atendimento. Ele ajuda, ainda, a acompanhar os indicadores e averiguar a qualidade dos atendimentos, automatizando e simplificando procedimentos e minimizando os erros causados pela ausência de informação.

Otimização de processos

A otimização de processos se torna mais prática com o uso do BI pelos profissionais de saúde. A solução propicia vantagem competitiva frente à concorrência, melhorando todos os processos internos, tais como a qualidade da gestão, o agendamento das consultas, o atendimento pós-consulta e muito mais. Excelentes resultados são obtidos se o trabalho estiver organizado.

Portanto, para melhorar a gestão da sua clínica, aplique as práticas de Business Intelligence em conjunto com um software odontológico. Em decorrência disso, você terá os dados centralizados em um único local, poderá acessar relatórios importantes e visualizará gráficos automáticos para ter uma compreensão mais profunda dos negócios. Então, ambas as soluções atuam de forma eficiente para produzir feitos a curto, médio e longo prazo.

Entendeu como o Business Intelligence melhora a gestão da sua clínica? Se ainda tiver dúvidas, deixe aqui o seu comentário!

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6 dicas para que o paciente compareça na sua consulta de retorno

por Reinaldo Ferreira | 29 out , 2020 | Blog Gestão da Clínica, Gestão Administrativa para Clínicas, Gestão de Atendimento para Clínicas, Gestão Odontológica

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O comparecimento à consulta de retorno é uma das etapas mais importantes do processo odontológico e médico. É nesse momento em que exames são avaliados, um diagnóstico é passado e as respostas do organismo podem ajustar o que foi prescrito.

No entanto, tudo isso se quebra quando o paciente não comparece à consulta de retorno. Esse pode ser um grande problema para clínicas de todos os tipos, já que impede que seja possível entregar valor à experiência do paciente.

Felizmente, é possível pensar em estratégias para diminuir as chances disso ocorrer. Afinal, muitos dos motivos que causam o não comparecimento à consulta de retorno são previsíveis e até podem ser prevenidos com as iniciativas certas por parte da clínica.

Por que o paciente não comparece na consulta de retorno?

O não comparecimento de um paciente na consulta de retorno é algo que tem um impacto negativo não só na organização do seu consultório como também no próprio tratamento dele. No entanto, é preciso entender os motivos pelos quais isso acontece antes de começar a pensar em soluções para o problema.

A seguir, estão destacados alguns dos principais motivos que fazem o paciente não comparecer à consulta de retorno.

Esquecimento

Nem todo mundo tem uma memória impecável. Em outros casos, a falta de organização pode fazer com que o paciente se esqueça da data da consulta de retorno. Então, as chances disso ocorrer são ainda maiores quando há um período longo até a data marcada.

Desinteresse

Se na visita anterior foram requisitados exames, a não realização deles também pode impactar em um não comparecimento à consulta de retorno. Portanto, um dos motivos que isso pode ocorrer é o desinteresse, o caso em que o paciente não acredite ser necessário realizar esses exames e abre mão do tratamento.

Mudança de médico

Outro motivo que pode fazer com que o seu consultório não consiga contar com o comparecimento do paciente na consulta de retorno é que ele optou por requisitar os serviços de outro profissional. Por inúmeras razões, ele pode enxergar uma alternativa mais valiosa para as necessidades dele e abandonar o tratamento com você.

Medo

Há muita gente que tem medo de médico e somente faz esse tipo de visita em último caso. E, ainda assim, há chances de não completarem o tratamento comparecendo a uma consulta de retorno quando o medo toma conta por completo.

Como garantir que o paciente compareça na sua consulta de retorno?

Tendo em mente as razões que podem fazer com que o seu paciente não compareça na consulta de retorno, o próximo passo envolve traçar estratégias focadas em evitar que isso ocorra. São iniciativas de diversos tamanhos que podem fazer toda a diferença no contato com o seu paciente e, assim, garantir que ele complete o tratamento com você.

Veja, a seguir, quais são as 6 melhores dicas para que o paciente compareça na sua consulta de retorno.

1. Envie lembretes automáticos

Uma das ferramentas mais eficazes para combater o esquecimento em relação à consulta de retorno é mandar lembretes. Enviar uma mensagem para o paciente na véspera da data da visita pode ser o suficiente para que ele não falte.

É ainda melhor quando se pode automatizar esse processo, já que ele pode ser bastante demorado dependendo do número de pacientes da sua clínica. Você pode contar com a ajuda de um software de gestão especializado nesse segmento para enviar lembretes automáticos.

2. Reforce a importância dos exames

Como o desinteresse em realizar exames pode impactar no não comparecimento à consulta de retorno, os seus profissionais médicos precisam reforçar a importância deles. O segredo para isso está na devida contextualização.

Ou seja, é necessário explicar muito bem para o paciente os motivos pelos quais ele deve fazer cada exame. Ele precisa ser capaz de visualizar como cada um desses passos será essencial para um tratamento de êxito.

3. Ofereça um atendimento personalizado

As pessoas gostam de se sentirem valorizadas em vez de serem apenas mais um número em uma planilha. Personalize o atendimento ao lidar com elas para que você tenha uma maior taxa de comparecimento às consultas de retorno.

Uma ótima maneira de otimizar isso é com o uso de um software de gestão que seja capaz de armazenar informações sobre os pacientes. Assim, ao interagir com eles, será possível consultar seus dados e personalizar a abordagem.

4. Organize o calendário com um software

Um dos fatores que faz com que o paciente tenha uma experiência ruim em uma clínica é ter que esperar demais para ser atendido. Isso pode fazê-lo desistir de seguir tratamento com você, algo que causará ausência na consulta de retorno.

Para evitar que isso aconteça, você precisa organizar o seu calendário de consultas de forma que cada atendimento ocorra no horário marcado e ninguém fique esperando demais. Existem softwares de gestão especializados em clínicas médicas que podem ajudar nesse trabalho.

5. Entre em contato para confirmar

A boa e velha ligação via telefone também pode fazer toda a diferença para aumentar o comparecimento à consulta de retorno. Ela não precisa ser uma substituta da mensagem automática de lembrete, e sim um complemento.

Portanto, nesse contato, vale a pena reforçar a importância do comparecimento e da continuidade do tratamento do paciente.

6. Invista na visibilidade da sua marca

Você sabia que o marketing também é fundamental para que os seus pacientes compareçam à consulta de retorno? Afinal, manter uma boa exposição à marca da sua clínica faz com que ela seja mais lembrada e valorizada pelo público.

É ainda mais valioso quando essa divulgação é feita com foco em reforçar o domínio que os seus profissionais têm a respeito de suas áreas de atuação. Estabelecer a sua clínica como uma autoridade em seu meio pode não só atrair novos pacientes como também aumentar sua taxa de comparecimento a consultas de retorno.

Como você pôde ver, contar com o auxílio de um software de gestão é fundamental para garantir o comparecimento do paciente à consulta de retorno e vários outros benefícios. Essa é uma forma de otimizar os processos da sua clínica e entregar um atendimento de mais qualidade e maior competitividade em seu segmento. Assim, procure sempre se manter em um caminho de aprimoramento constante.

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