Você já ouviu falar sobre a metodologia 5S? Controlar todos os processos da empresa para entregar um produto ou serviço de acordo com as expectativas do cliente é crucial para manter a qualidade e a reputação do negócio. Para isso, utiliza-se diversas estratégias como base para alcançar tal objetivo. Entre essas estratégias, destaca-se a metodologia 5S, criada no Japão, baseada em cinco princípios: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.
Sobre a Metodologia 5S:
Embora tenha sido criada para ser aplicada nas indústrias japonesas nos anos 60, a metodologia 5S é uma ferramenta de gestão amplamente utilizada hoje em dia por empresas de qualquer porte ou segmento.
A metodologia assegurava a qualidade dos processos nas fábricas e a competitividade dos produtos japoneses, que buscavam espaço no mercado internacional. Ao se consolidar no ambiente empresarial, seu principal objetivo se tornou promover disciplina e segurança dos processos, garantindo mais qualidade e produtividade.
Nas clínicas, a ferramenta melhora as relações de trabalho, reduzindo o nível de estresse dos funcionários e aumentando a eficiência e a produtividade. Isso elimina desperdícios e reduz custos. A metodologia torna os processos mais organizados e sistematizados, facilita as operações, reduz perdas de material e otimiza o tempo empregado nas tarefas. Com isso, a clínica garante maior produtividade e qualidade, além de maior segurança no local de trabalho.
Definição de cada S:
O método basea-se na aplicação de cinco princípios representados por letras japonesas. Confira a seguir o que cada uma dessas letras revela:
Seiri — Senso de utilização:
O primeiro princípio, Seiri, significa utilizar os recursos com equilíbrio e bom senso. É o momento de realizar um levantamento de todos os materiais e equipamentos da clínica, além de separar e descartar o que já não serve mais e pode ocupar espaço. Isso também vale para documentos, sejam eles eletrônicos ou impressos. Tudo isso na intenção de responder ao seguinte questionamento: manter isso é mesmo necessário?
Seiton — Senso de organização:
O Seiton refere-se à organização e à importância de ter todas as coisas disponíveis de modo que possam ser acessadas e utilizadas imediatamente. Portanto, esta é a hora de colocar tudo em seu devido lugar. Classificar detalhadamente os objetos, estabelecer padrões e utilizar algumas ferramentas são estratégias úteis que fazem diferença. Afinal, a organização é fundamental para o sucesso de qualquer negócio.
Seiso — Senso de limpeza:
No princípio Seiso, destaca-se a importância de eliminar a sujeira, resíduos ou mesmo objetos estranhos e desnecessários ao ambiente. Aqui se cria a ideia de que todos são responsáveis pela limpeza do ambiente, não apenas os encarregados pela faxina. Dessa forma, cada colaborador é responsável por manter seus materiais em sua estação de trabalho limpos e organizados, além de zelar pela boa utilização e manutenção dos espaços comuns.
Seiketsu — Senso de normalização e higiene:
O Seiketsu diz respeito à padronização, à importância de tornar o cotidiano sistematizado com base nos novos valores e padrões impostos pelos outros princípios. É o momento de estabelecer rotinas e normas aos colaboradores em relação à limpeza, organização e utilização do ambiente.
Shitsuke — Senso de disciplina ou autodisciplina:
O último princípio trata da ideia de disciplina, do cumprimento e comprometimento pessoal com os princípios anteriores. Ou seja, de tornar a metodologia um hábito. Nesse caso, é necessário investir em treinamentos contínuos e estimular os novos valores para que eles façam parte da cultura da empresa. É importante criar avaliações periódicas para acompanhar a aplicação dos 5S e quais pontos de ajustes.
Dicas de como implementar a metodologia na sua clínica:
De modo geral, a metodologia 5S é autoexplicativa. Cada princípio dá o entendimento necessário para elaborar um roteiro de ações que contribuam para a mudança de hábitos na sua empresa. A seguir, você confere algumas dicas que ajudarão a implantar a metodologia na sua clínica.
Comunique toda a equipe do consultório:
Como gestor da clínica, você deve acreditar no potencial da metodologia e transmitir isso à equipe. Comunique os colaboradores, monte uma apresentação e tenha bons argumentos para convencê-los de que adotar a metodologia é a escolha ideal.
Faça com que todos colaborem:
Para que a implantação da metodologia funcione de forma efetiva, toda a equipe precisa estar envolvida no processo. As mudanças podem ser sugeridas por um líder, mas só serão eficientes se todos colaborarem.
Colha informações relevantes:
Durante a implementação, é preciso recolher informações relevantes sobre o processo de trabalho dentro da clínica. Buscar relatórios de funcionários e tirar fotos dos setores são exemplos de dados que devem ser reunidos para fazer um diagnóstico da empresa. Assim, será possível planejar como a metodologia poderá ajudar. Liste os principais problemas da empresa com base nos princípios da metodologia 5S e selecione alguns funcionários para realizar essa etapa.
Providencie palestras:
As palestras são meios eficazes de apresentar a metodologia aos funcionários e descrever as vantagens que ela trará ao dia a dia da equipe, além da clínica como um todo. Em seguida, realize o treinamento dos colaboradores de acordo com suas funções. Porém, tenha cuidado para não sobrecarregar as atividades e não atrapalhar o funcionamento da clínica.
Faça um cronograma de ações:
De nada adianta fazer um planejamento de toda a implantação da metodologia e não criar um cronograma de ações. Escolha datas e períodos de duração de cada fase para que os envolvidos adotem o método como rotina e organizem todos os processos em determinado tempo.
Avalie pontos críticos mais urgentes e corrija-os quando necessário:
Na fase de manutenção, faça uma análise crítica do seu negócio e descubra quais pontos precisam de mais atenção. Não se esqueça de adequar a metodologia sempre que for necessário e continuar motivando a equipe a fim de garantir o sucesso da implantação.
Conclusão:
Como você pode perceber, se a sua clínica busca qualidade nos processos e produtividade nos serviços, sem dúvida a metodologia 5S é ideal para alcançar esse objetivo. Com ela, é possível aperfeiçoar o ambiente de trabalho, além de manter a empresa organizada e funcional.
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