Os materiais, medicamentos e insumos utilizados em uma clínica têm grande impacto no custo financeiro de funcionamento da unidade. Portanto, o planejamento de compras em qualquer estabelecimento de saúde desempenha um papel estratégico e bem estruturado.
Ter um sistema de gestão:
Utilizar um sistema de gestão que inclua o setor de compras e estoque na clínica possibilita maior organização e controle dos insumos e materiais para o gestor. Os softwares de gestão, como ControleOdonto e ControleMédico, oferecem recursos de emissão de sugestão de compras, baseados em variáveis como estoque mínimo, estoque ideal e demanda média. Isso eleva a produtividade da clínica, pois o relatório guia o planejamento das compras.
Um processo de compras organizado é necessário para que o gestor tenha uma noção real da quantidade de material que o estabelecimento necessita e utiliza no dia a dia de atendimento, evitando desperdícios e gastos adicionais. Além disso, o sistema de gestão fornece dados para planejamento operacional em situações de maior demanda, como campanhas de saúde e mutirões de exames. Uma boa gestão evita que os profissionais de saúde trabalhem sem o material adequado, o que pode diminuir a qualidade do atendimento.
Padronização de cadastros:
O processo de planejamento de compras da clínica depende da padronização de medicamentos, materiais e insumos médico-hospitalares para basear as solicitações. Esta padronização é a partir de características específicas definidas pela clínica:
- Procedimentos realizados
- Patologias tratadas
- Medicamentos utilizados
- Quantidade de profissionais que atendem
A padronização permite uma base para as compras, além de fazer o controle de qualidade dos materiais em uso e dos novos Essa padronização deve se basear em estudos de eficiência dos produtos e custo-benefício de cada item. A falta de padronização dos produtos adquiridos é um dos maiores erros da gestão de compras.
Escolha do fornecedor:
A escolha de fornecedores é crucial para o sucesso no planejamento de compras. Muitos aspectos devem ser considerados para definir o melhor fornecedor, e isso vai além do preço e da qualidade do produto. Conhecer os fornecedores pessoalmente e o local de trabalho traz informações sobre a forma de trabalho e a qualidade do produto comprado, o que é de extrema importância e dá segurança à área de saúde (para trabalhadores e pacientes).
Além disso, é importante certificar-se de que o fornecedor escolhido tenha disponibilidade de entrega dos produtos que você necessita na clínica. Isso garante que tenha a quem recorrer mesmo em momentos de urgência. Após uma busca dos melhores fornecedores na área, o próximo passo é realizar a cotação do que você necessita para a clínica e comparar os preços e condições para finalizar a escolha.
Por isso, tenha sempre uma lista de fornecedores confiáveis à qual recorrer. É interessante criar uma lista com notas para cada fornecedor, avaliando cada item de importância: prazos de entrega, qualidade da mercadoria, disponibilidade, comprometimento e histórico.
Gestão do estoque:
Um dos grandes problemas dos estabelecimentos de saúde é a compra exagerada de produtos, que gera a lotação do estoque, muitas vezes com materiais pouco utilizados que chegam a ter o prazo vencido sem uso. Os estabelecimentos de saúde necessitam de um estoque local para o adequado atendimento dos pacientes, mas ele deve ser bem planejado para evitar gastos desnecessários e ocupação exagerada de espaço físico dentro da clínica.
Os estoques são necessários para:
- Garantir o abastecimento dos consultórios ou unidades no dia a dia
- Diminuir atrasos ou demoras no fornecimento do produto para a clínica
- Planejar em determinadas épocas com mais uso dos produtos
- Garantir a segurança do atendimento do paciente
Devem ser realizados cálculos dos materiais e insumos utilizados mês a mês, para que se saiba as quantidades mínima e máxima de cada material ou medicamento, levando também em consideração os possíveis momentos de crise ou os surtos de doenças.
Capacitação dos funcionários:
Um planejamento de compras ideal deve incluir a capacitação dos funcionários para o uso dos insumos adquiridos. Afinal, de nada adianta investir em sistemas de gestão, calcular estoques e escolher os melhores fornecedores se os funcionários não souberem como utilizar os materiais da melhor forma.
Por isso, é importante elaborar recomendações de uso para os medicamentos e materiais utilizados na clínica. Os funcionários devem ser atualizados quanto às novas tecnologias e produtos instituídos nos processos de atendimento, isso influencia na melhoria no atendimento ao paciente com o uso adequado dos insumos e materiais. Essa visão de capacitação traz benefícios, como:
- Diminuição de desperdício de produtos por mau uso
- Valorização do profissional, que se sente parte das mudanças e inovações que ocorrem na unidade
Ajuste de orçamento:
Toda instituição precisa ajustar seu orçamento às suas necessidades. O gestor precisa ter clareza de todos os produtos que precisam ser comprados e suas quantidades, de acordo com o fluxo de caixa e as previsões orçamentárias do mês. Muitas vezes, o planejamento de compras precisa ser reajustado algumas vezes até que a solicitação de materiais esteja de acordo com o orçamento da clínica.
Portanto, é interessante que o gestor sempre possua um plano B, que possa ser utilizado nesses momentos de imprevistos. Esse plano B deve contar com fornecedores alternativos, planejamento de estoques reduzidos e outras alternativas que ajudem a otimizar o plano para que ele fique dentro do orçamento.
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Esta série de dicas pode auxiliar no planejamento de compras da sua clínica, o que influenciará em todas as etapas do seu atendimento, além de garantir a diminuição de custos e a melhoria na qualidade do atendimento para os pacientes.
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