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Você sabe fazer um cadastro de pacientes eficiente?

fev 21, 2018 | Gestão de Atendimento para Clínicas

Lidar com pessoas nem sempre é uma tarefa fácil. Devemos ter compreensão e cortesia principalmente quando estamos tratando da saúde dos indivíduos. Contudo, essa prática é algo que pode se tornar simples e efetivo por meio do cadastro de pacientes.
Para que o atendimento seja cordial e prestativo, é fundamental agilizar o processo e fazer com que todos possam ser atendidos de maneira eficiente, sem muita demora. Assim, é possível agradar aos pacientes e manter um bom relacionamento com eles, para que se sintam satisfeitos e contentes com os serviços prestados por sua clínica.
Abaixo, mostraremos a importância desse cadastro de pacientes e como fazê-lo com mais presteza e competência. Acompanhe nosso artigo e tenha uma boa leitura!

O que é o cadastro de pacientes?

O método vem sendo utilizado por grandes empresas da área de saúde há anos, sendo que muitos consultórios acabaram se ajustando a esse avanço. Por isso, se você quer que sua clínica seja mais competitiva, sobressaindo-se em relação aos concorrentes, tenha em mente que qualquer processo que objetive a satisfação dos pacientes é a chave para o sucesso.
O cadastro de pacientes é uma ferramenta benéfica, que deve ser usada em qualquer estabelecimento que deseje uma relação adequada com os pacientes. Ela é empregada na coleta de informações essenciais das pessoas, para que tais dados possam ser acessadas sempre que for necessário.
Trata-se de um banco de dados que contém nome, endereço, telefone, idade, condições de saúde, tratamentos feitos e qualquer outro campo relevante. Assim, todos os profissionais podem acessar essas informações de maneira rápida sempre que o paciente solicitar um serviço.
A importância do cadastro é enorme — ele é fundamental para as clínicas odontológicas, pois, com esse recurso, fica mais fácil obter o arquivo do paciente, acelerando o processo e qualificando ainda mais o atendimento. Isso porque qualquer dentista poderá avaliar, de forma ágil, o que já foi feito e quais as necessidades da pessoa.

Quais são as vantagens de manter um cadastro de pacientes?

Enumeramos os principais benefícios de manter um cadastro atualizado. Veja quais são!

Manuseio de informações com mais eficiência

Você e seus colaboradores vão poder manusear todos os dados rapidamente. Como resultado, os procedimentos se tornarão mais eficazes e positivos para aqueles que não querem perder tempo em filas de espera.

Manutenção do contato com as pessoas

Por meio do cadastro, você terá a chance de entrar em contato com as pessoas para informar a data da próxima consulta ou o resultado de exames. Além disso, será possível estreitar ainda mais a relação com os pacientes, demonstrando a importância que eles têm para sua clínica por meio de cartões ou mensagens de aniversário e Natal.

Oferta de promoções

Serviços como clareamento dental e estética da boca costumam chamar a atenção das pessoas que buscam melhorar a saúde bucal. Para agradar seus pacientes, você pode oferecer descontos e promoções por meio de SMS ou e-mails, para que eles possam avaliar os serviços oferecidos e entrar em contato com a clínica no momento certo.

Aumento da confiança e da fidelização dos pacientes

O atendimento de qualidade é o que difere um consultório sério dos demais. Tal cuidado gera confiança entre os pacientes, podendo fidelizar cada um deles ao seu estabelecimento.

Como fazer um bom cadastro?

Um cadastro eficaz é parte essencial do histórico clínico do paciente. Quando se trata de saúde, toda e qualquer informação é fundamental, pois contribui para um atendimento de qualidade.
Ter um bom cadastro de pacientes não é muito complicado: existem programas e aplicativos de gestão que ajudam nesse objetivo, melhorando os resultados. O importante é manter seu banco de contatos sempre atualizado e bem definido, permitindo a compreensão de todos. Para tanto, não deixe de seguir as dicas abaixo.

Anote as informações básicas e importantes

Para que o seu cadastro de pacientes seja eficaz, você deve solicitar dados como nome, telefone, e-mail e qualquer outro que facilite o contato com a pessoa e possibilite conhecê-la um pouco mais.
Outras informações que devem ser acrescentadas ao cadastro são aquelas referentes aos documentos pessoais (RG e CPF) e planos de saúde, necessários para os processos financeiros e administrativos.
Além disso, é essencial anotar todos os procedimentos ortodônticos aos quais o paciente em questão já se submeteu, os exames realizados (com seus respectivos resultados) e as alergias medicamentosas apresentadas. Assim, todas as referências ficarão reunidas no mesmo arquivo.

Salve o cadastro em rede

Houve um tempo em que os cadastros eram feitos com papel e caneta e armazenados em armários ou gavetas. Esse processo ocasionava perdas e insatisfação por parte dos pacientes. Com o avanço tecnológico, porém, tudo se tornou mais simples.
Agora, você pode salvar cada arquivo no computador, compartilhando-o em rede com seus funcionários e permitindo acessos a partir de qualquer dispositivo eletrônico. Dessa forma, os profissionais não perderão tempo procurando pelo cadastro, pois o terão em mãos sempre que for preciso.

Mantenha o banco de dados atualizado

Não há motivo para criar um cadastro e não mantê-lo atualizado, concorda? Sempre que o paciente for à clínica, lembre-se de verificar se os dados continuam os mesmos e colocar na ficha os novos exames, os procedimentos feitos e as mudanças que ocorreram.

Adquira um software de gestão

Para simplificar ainda mais o processo de cadastro dos pacientes, procure por um software qualificado, capaz de ajudá-lo na gestão odontológica. Diversos programas possibilitam o preenchimento da ficha cadastral das pessoas que frequentam a clínica de forma prática.
Esse sistema ajuda a otimizar a rotina, garantindo o máximo resultado. O ideal é procurar por um software especializado em clínicas odontológicas que já disponibilize todos os campos necessários para que o cadastro seja bem executado e concluído em um curto período de tempo.
Isso faz com que o banco não necessite de muitas adaptações e aprimora toda a gestão de contatos. Você ainda pode utilizar a ferramenta não apenas para cadastrar pessoas, mas para fazer todo o gerenciamento do seu empreendimento.
Um bom programa traz benefícios ao investidor, tais como:

  • segurança dos dados informados: há a garantia de que apenas usuários registrados tenham acesso às informações;
  • acessibilidade: o programa costuma ser dinâmico e intuitivo, permitindo que os cadastros sejam encontrados por meio de atalhos definidos;
  • compatibilidade com todos os dispositivos: no mundo moderno, os dispositivos móveis são mais do que essenciais para a execução de algumas tarefas (como se conectar ao banco de informações).

Por isso, um bom software possibilita que o dentista encontre o cadastro do paciente por meio do seu próprio aparelho celular ou tablet, agilizando ainda mais o atendimento.

Como as redes sociais podem beneficiar a clínica?

Atualmente, todas as marcas e empresas mais famosas utilizam o poder das redes sociais para a comunicação com o público e a atração de novos clientes. As empresas que desejam otimizar seus resultados no mercado atual devem ter domínio sobre essa ferramenta promissora.
O marketing por meio das mídias sociais contribui para manter a maior proximidade com seus pacientes. Uma estratégia de sucesso no mercado é o bate-papo em tempo real com o público. Os pacientes podem utilizar as redes sociais para resolver seus problemas de forma rápida, sejam dúvidas, sugestões ou reclamações.
Isso favorece a criação de um vínculo com os pacientes, pois, além de oferecer atendimento personalizado, faz com que eles resolvam seus problemas e se sintam valorizados. A ferramenta também possibilita que a pessoa relate sua experiência na clínica e se o atendimento foi de qualidade (ou o procedimento realizado foi bem-sucedido).
As opiniões postadas em redes como o Facebook permitem que futuros pacientes as acessem e optem por visitar sua clínica, devido ao relato e à experiência positiva de outras pessoas. O feedback dos clientes também é importante, já que possibilita à empresa elaborar ações internas para corrigir possíveis erros e aprimorar o atendimento aos pacientes.

De que forma interagir e em quais redes apostar?

A resposta da empresa às postagens das pessoas é primordial e revela a preocupação em atendê-las da melhor forma possível. Essa interação nas redes sociais contribui para um melhor relacionamento entre a clínica e o paciente, além da maior credibilidade e qualidade dos canais de atendimento.
Diversas redes sociais estão em alta, como Facebook, Instagram e Twitter. É necessário que haja alguém encarregado de criar as páginas da clínica nos diversos canais utilizados por seus pacientes e os mantenha sempre atualizados. Além disso, o responsável pelo marketing deve ter outro foco: encontrar clientes em potencial e direcioná-los à sua equipe de atendimento.
Uma boa presença nas redes sociais pode contribuir para que sua clínica alcance grandes resultados. No entanto, lembre-se de que propagandas têm limites! Ninguém gosta de receber spans e ser incomodado por algo que não seja interessante.
O canal de comunicação só deve ser mantido se o cliente demonstrar interesse por entrar em contato com sua empresa. Por isso, é importante alguém experiente, que saiba utilizar as ferramentas corretas para identificar o público-alvo adequadamente.

Que práticas são eficientes no cadastro de pacientes?

Algumas práticas básicas podem contribuir para manter o cadastro de pacientes da sua clínica sempre organizado, completo e com acesso facilitado. A seguir, veja algumas dicas de ações para um cadastro eficaz!

Realização de acompanhamentos periódicos

Fazer o acompanhamento de seus contatos é essencial para manter os cadastros sempre atualizados, de modo a garantir organização da clínica e um atendimento de qualidade. Tal cuidado também é importante para elaborar as estratégias de marketing.
No tratamento odontológico, consultas periódicas são fundamentais para manter a saúde bucal — além da realização de revisões e procedimentos como limpezas, clareamentos e manutenção de aparelhos ortodônticos.
Nesse contexto, o acompanhamento da presença dos pacientes nas consultas periódicas se torna de extrema importância para sua clínica. Ligações, e-mails ou mensagens são algumas formas de lembrá-los de marcar consultas ou avisá-los de que a limpeza bucal está atrasada.
Essas ações têm por objetivo manter a fidelização e mostrar que a clínica se preocupa com o bem-estar de cada paciente. Além disso, buscam manter seu negócio presente e ativo no mercado, atendendo às expectativas do público. Para tanto, outras estratégias podem ser utilizadas — como marketing de conteúdo, com a elaboração de um blog com artigos sobre saúde bucal e formulários para pesquisas relevantes.

Revisão de dados

Para facilitar suas buscas e tornar os cadastros mais valiosos, é necessário realizar um refinamento dos dados periodicamente. Para isso, faça uma limpeza de registros repetidos ou não utilizados e padronize as consultas, para que fiquem mais simples.
Segmente seus pacientes por tipo de tratamento, setor, região ou outras categorias que sejam relevantes à sua especialidade. Após essa padronização, você pode utilizar filtros, garantindo uma maior agilidade e organização à sua equipe e ao atendimento do público.

Identificação dos pacientes inativos

Não é necessário excluir os pacientes inativos do seu sistema de cadastro. Inclusive, essas informações devem ser armazenadas caso a pessoa necessite de alguma informação sobre o procedimento realizado ou, ainda, resolva retornar ao atendimento da clínica.
No entanto, você precisa ter conhecimento sobre quem são os pacientes que frequentam regularmente sua clínica e aqueles que não aparecem há muito tempo. É fundamental contar com um gerenciamento preciso e atualizado dessas informações no seu sistema.
Utilizando um software, você pode segmentar os pacientes e realocar os inativos para um grupo especifico. Dessa forma, sabendo exatamente quem é seu público atual, será possível desenvolver estratégias para recuperar os pacientes, enviando e-mails com novidades e garantias de um bom atendimento, por exemplo.

Garantia de um pós-atendimento eficaz

Saber quais são as necessidades dos pacientes e conhecer bem cada um deles são as melhores formas de garantir um atendimento eficaz. Com um bom cadastro de pacientes, o profissional pode construir canais de comunicação.
Isso possibilita entrar em contato com a pessoa para certificar se houve melhora de sua situação clínica ou se o tratamento foi satisfatório. Com essas ações, a clínica faz com que o seu trabalho seja reconhecido e o paciente se sinta bem acolhido.

Atenção ao Código de Ética

O Código de Ética Médica preconiza que o prontuário do paciente seja atualizado a cada nova consulta e preenchido em ordem cronológica, com dados pessoais corretos, datas, horários e assinatura do profissional. Além disso, exige que contenha o número de registro no respectivo Conselho.
A tecnologia é uma forte aliada para quem deseja um cadastro de pacientes efetivo e prático, sempre em busca de melhorias contínuas para se tornar forte perante o mercado e atrair mais pessoas.
Gostou de saber mais sobre como obter um banco de dados executável e diferenciado? Então, entre em contato conosco e saiba como podemos ajudar você!

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