Você sabia que entender como reduzir o tempo de espera dos pacientes pode ser o que está faltando para o crescimento da sua clínica? Aguardar não é uma tarefa que agrada aos seres humanos — seja no telefone ou na recepção, acabamos com uma impressão de tempo perdido que, geralmente, determina nossa insatisfação.
A espera de alguns minutos é considerada normal, contudo, se a demora no atendimento persistir, a experiência do paciente não será positiva. Por esse motivo, devemos nos preocupar em atender cada vez melhor e com mais agilidade, a fim de evitar tais transtornos.
Descubra, agora mesmo, dicas rápidas e eficientes para diminuir o aguardo dos pacientes em sua clínica ou tornar este tempo mais prazeroso.
1. Organize a rotina diária
A organização pode acabar com a maioria das dificuldades que você enfrenta diariamente na sua clínica, principalmente na sala de espera. Problemas burocráticos com convênios, número maior de pessoas e a desatenção nos procedimentos a serem realizados podem atrasar, e muito, a rotatividade do seu dia.
Por essa razão, planejar tudo o que tem que ser feito e preparar a equipe e os materiais devem ser umas das maiores dicas de como reduzir o tempo de espera dos pacientes. Se não houver possibilidade e eles tiverem que aguardar um pouco, invista em atividades de entretenimento.
Essa é a hora de disponibilizar uma ficha para eles preencherem a fim de atualizar os dados do cadastro e facilitar a comunicação. Disponibilize também revistas novas e interessantes, televisão, rede Wi-Fi, brinquedos e distrações para as crianças.
Por fim, é importante avisar se houver um atraso e estimar o tempo de delonga. Peça desculpas pela demora e ofereça uma explicação válida.
2. Defina o tempo médio de atendimento
Para isso, basta cronometrar o tempo utilizado em cada tipo de atendimento por um período e tirar uma média. Dessa maneira, você saberá, aproximadamente, o tempo médio de cada atendimento e poderá marcar os pacientes do dia de acordo com o horário possível e próximo da realidade.
É essencial estabelecer, também, um intervalo entre um procedimento agendado e outro. Isso serve tanto como uma margem de segurança para atrasos, como oferece um período para a arrumação do consultório e preparação do médico ou dentista. Esse intervalo pode ser de 10 minutos.
3. Aprimore processos
Fazer a padronização de procedimentos e verificar periodicamente os possíveis erros garante uma maior reprodutibilidade nas ações. Isso significa que, ao fazer uma tarefa de acordo com um passo a passo, sempre da mesma maneira, você evita erros, necessidade de repetição e possíveis atrasos.
A boa comunicação também é uma ótima maneira de aperfeiçoamento. Saber explicar para o paciente e para a equipe as expectativas e as necessidades que aquele momento exige, além de assegurar sucesso, traz uma ótima impressão.
Dentro de um tempo de espera aceitável, se o paciente passar por uma boa experiência no atendimento e a demora for justificada, é possível que o atraso não seja sentido como algo incômodo.
4. Utilize um software
Uma das etapas que toma muito tempo durante o atendimento é a triagem e o cadastramento dos dados. Caso essa tarefa seja feita de forma mais eficiente e rápida, pode-se evitar retardos.
Investir em um sistema automatizado traz mais praticidade e segurança ao seu atendimento. Além de eliminar aquela papelada enorme e o risco de perder documentos importantes, os softwares facilitam a organização de dados. Sem contar que eles também ajudam a organizar a sua agenda.
O sistema de gestão informatizado é fundamental para aumentar a produtividade da sua clínica de modo geral. Ele facilita o acesso às informações do paciente, pedidos médicos e exames anteriores para comparação. Tudo fica arquivado e a um clique de distância.
5. Invista no treinamento
Para ter sucesso em qualquer área, o maior segredo é o treinamento da sua equipe. Aprimoramentos e reciclagens são essenciais não somente na integração de novos funcionários, mas também para garantir um atendimento excelente aos seus pacientes e maior produtividade na instituição.
Mais que oferecer capacitação técnica, é necessário reforçar a qualidade no atendimento. Nesse sentido, forneça periodicamente feedbacks sobre a agilidade, qualidade de serviço e aceitação. As avaliações de desempenho funcionam como um auxílio para que os funcionários possam minimizar suas dificuldades e potencializar suas habilidades.
Lembre-se de que uma equipe solícita, bem-humorada, simpática e educada tem a capacidade de transformar a experiência de todos que entram no seu estabelecimento para melhor.
Além disso, não deixe de proporcionar assistência ao paciente para que ele perceba que é notado, respeitado e que a clínica se importa com ele. Fazer triagem, coleta de informações e anamnese no tempo de espera pode minimizar a irritação e otimizar o atendimento posterior.
6. Melhore a comunicação interna
Como já foi dito, a comunicação é essencial. Uma boa gestão precisa conseguir analisar a estrutura e os processos da clínica e, com isso, identificar as causas dos erros e atrasos. Essa é a melhor maneira de aprimorar o atendimento.
Buscar a opinião da sua equipe pode ser um ótimo passo. Os recepcionistas indicarão as falhas na etapa de acolhimento de pacientes e os técnicos, médicos e dentistas apontarão falhas em outras áreas.
Dessa maneira, pode-se ter uma noção geral das imperfeições da clínica e de como melhorar cada parte da experiência em sua empresa. Pelo fato de estarem envolvidos diretamente, seus próprios funcionários podem ter ideias de soluções efetivas.
Faça uma pesquisa de satisfação para seus pacientes também! A visão de quem foi atendido e recebe o tratamento pode ser diferenciada. Além disso, crescer com as críticas deve fazer parte da sua vida.
Você percebe que a melhoria do atendimento de sua clínica depende de muitos fatores? A capacidade de receber pacientes, prestar cuidados a eles e não atrasar envolve muitos outros procedimentos e pode ser algo complicado de se fazer sozinho.
Por isso, ter alguém — ou algo — que te ajude na gestão facilita o seu trabalho. Lembre-se de que existem softwares e empresas que auxiliam nesse aperfeiçoamento tão necessário e imediato para o crescimento das clínicas
Se você gostou das nossas dicas de como reduzir o tempo de espera dos pacientes e percebeu que precisa de uma ajuda em alguns quesitos, entre em contato agora mesmo com a nossa empresa!
