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Como otimizar o tempo de atendimento e ter mais produtividade?

nov 22, 2017 | Blog Gestão da Clínica, Gestão de Atendimento para Clínicas

A qualidade da consulta faz o diferencial entre a fidelização e a propaganda para os amigos, ou nunca mais voltar ao local, não é mesmo? O que nos esquecemos é que isso não depende apenas do tempo de atendimento, nem simplesmente do nível de conhecimento do médico e do dentista — a excelência é percebida nos mínimos detalhes.
A otimização dos seus serviços deve incluir a recepção, os funcionários, o local, sua logística e muitas miudezas no meio do caminho. A melhor consequência é conseguir fidelizar pacientes, aumentar a satisfação deles com o serviço prestado e o crescimento da sua clínica.
Será que é possível aperfeiçoar os seus serviços a ponto de agradar a todas as pessoas? Aprenda agora mesmo como otimizar o seu tempo de atendimento, gerar mais procedimentos, ter maior produtividade e elevar o faturamento. Veja 9 dicas para agilizar suas consultas sem perder qualidade e a atenção personalizada.
 

Faça um bom pré-atendimento

 
Pré-atendimento consiste em responder as ligações e marcar a primeira consulta de um possível paciente fidelizado. Pode parecer simples, contudo, nessa hora, devem existir cuidados específicos a fim de garantir a satisfação.
Primeiramente, deve-se usar uma linguagem fácil de ser entendida, com muita educação e simpatia. Todas as informações necessárias sobre o agendar e o cancelar de consultas devem ser passadas ao paciente, assim como os métodos de pagamento e valores.
Faz parte dessa etapa a ligação de confirmação da consulta. Dessa maneira, podem ser evitados esquecimentos, faltas e atrasos, além de haver uma melhora no relacionamento com esse e com outros pacientes.
 

Conheça seus índices

 
Para saber o quanto é preciso melhorar e o que é mais urgente, é necessário conhecer seus índices. Meça o tempo de atendimento, a duração média de permanência na clínica e o período de espera. Veja quanto vocês demoram para responder e-mails e mensagens com dúvidas, ou até para retornar ligações.
É interessante, também, saber o número médio de consultas que é possível fazer no dia. Levantar esses dados consiste no passo inicial para traçar metas e desenvolver mecanismos, com sua equipe, para alcançá-las.
 

Trace metas

 
Toda empresa deve ter metas almejadas, já que isso impulsiona os funcionários para a melhora constante e direciona-os para um foco comum. Todos passam a trabalhar por um só objetivo, o que leva ao crescimento da instituição.
Algumas metas que podem ser estipuladas são:

  • tempo mínimo para responder um paciente;
  • tempo médio de permanência na clínica;
  • tempo de espera;
  • porcentagem da solução de problemas na primeira ligação.

É importante lembrar que as metas devem ser possíveis de serem alcançadas. A melhora é gradativa, e a equipe precisa de algumas vitórias para se manter motivada. Além disso, o acompanhamento é essencial, e o monitoramento dos resultados deve vir acompanhado de propostas de melhora.
 

Tenha uma equipe qualificada

 
Além de proporcionar um treinamento adequado e uma atualização constante, você deve prestar muita atenção ao perfil dos funcionários na hora da entrevista e da contratação. Eles devem ser pessoas com facilidade de falar com o público, simpáticos e muito educados.
A área de recepção é muito importante para qualquer clínica, já que é o primeiro contato do cliente com a empresa, e é esse setor o responsável pela primeira impressão. Todavia, todos os médicos, dentistas e técnicos necessitam de instrução para agir de acordo com as políticas e objetivos da empresa. Funcionários de alto nível reforçam a satisfação dos pacientes.
 

Crie um ambiente acolhedor e confortável

 
Um ótimo diferencial para a sua clínica pode estar no conforto da sala de espera. Reservar um local para crianças com brinquedos educativos pode evitar transtornos e a agitação delas, deixando os pais e os outros pacientes mais tranquilos e relaxados.
O som ambiente e a temperatura do local também devem ser pensados para criar um clima acolhedor e equilibrado. O Wi-Fi gratuito também é uma boa dica, já que ele proporciona um momento de lazer durante o aguardo.
O lavabo deve estar limpo, organizado e com os suprimentos de papel higiênico, toalha descartável, sabonete e álcool 70%. Caso existam revistas na sala de espera, mantenha-as atualizadas.
 

Utilize a tecnologia a seu favor

 
Existem diversos softwares de gestão prontos para auxiliar no atendimento do seu consultório. Eles garantem a segurança das informações, diminuem a chance de erros e aumentam a produtividade. Veja alguns exemplos a seguir:
 

Agenda eletrônica

 
É responsável por otimizar a comunicação entre a clínica e o paciente, tornando o agendamento mais fácil, já que envia lembretes automáticos no dia da consulta no computador da recepção e no celular do médico ou dentista. Por ser uma agenda on-line, ela é atualizada a todo momento e é possível verificar cancelamentos imediatamente.
 

Prontuário eletrônico

 
Uma revolução nas clínicas médicas, eles são responsáveis por diminuir as pilhas de papéis, liberar espaço e evitar perdas de documentos importantes. Além disso, as informações relevantes ficam mais visíveis, organizadas e fáceis de serem encontradas.
 

SAC 2.0

 
O atendimento ao cliente acompanhou a evolução da comunicação e, agora, usa as mídias digitais para se aproximar. Disponibilizar e-mail, chat on-line no site da clínica e um número comercial de Whatsapp têm sido medidas eficientes em diversas empresas para melhorar a comodidade e a velocidade de conversação.
 

Humanize sua consulta

 
Saber ouvir pode tornar seu atendimento mais produtivo. Quando você ouve o paciente, consegue ter uma ideia melhor de suas preocupações, incômodos e queixas. Dessa maneira, conseguirá solucionar o problema com mais eficiência.
 

Realize pesquisas de satisfação

 
Simples e instrutivas, as pesquisas de satisfação são uma maneira de estreitar os laços com os pacientes. Eles passam a se sentir importantes na construção da clínica, além de indicarem falhas que, às vezes, não vemos.
É essencial que as informações adquiridas passem por uma análise e que sejam estudadas maneiras de melhorar os aspectos que recebem reclamações constantes.
 

Continue o atendimento a distância

 
O atendimento não acaba ao fim da consulta. Existem algumas ações posteriores fundamentais para o crescimento da sua clínica e para a satisfação e fidelização do paciente.
Estabeleça um contato periódico para saber da melhora dos sintomas, procure importar-se com a saúde deles. Lembrar que já está na hora de marcar o retorno ou um check-up e mandar mensagens aos aniversariantes são ações que fazem os pacientes se sentirem queridos.
Essas dicas podem contribuir para a diminuição da sobrecarga e dos erros de sua equipe. Elas o ajudarão a aumentar a produtividade sem que você perca a qualidade de suas consultas.
Percebe como é possível diminuir o tempo de atendimento, melhorar a qualidade de seus serviços e do seu faturamento, e ainda fidelizar pacientes? Se você quer que sua clínica cresça e precisa de dicas de gestão, assine nossa newsletter e receba informações valiosas!
 

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