A qualidade da consulta faz toda a diferença entre fidelizar pacientes e ganhar recomendações ou nunca mais vê-los. Isso não depende apenas do tempo de atendimento ou do conhecimento do médico ou dentista — a excelência é percebida nos mínimos detalhes. Portanto, a otimização dos serviços deve incluir recepção, funcionários, local, logística e muitos detalhes intermediários. A consequência é a fidelização de pacientes, aumento da satisfação e crescimento da clínica fidelizar pacientes.
Será que é possível aperfeiçoar seus serviços a ponto de agradar a todos? Aprenda agora como otimizar seu tempo de atendimento, gerar mais procedimentos, ter maior produtividade e elevar o faturamento elevar faturamento. Então, veja 9 dicas para agilizar suas consultas sem perder qualidade e atenção personalizada:
Faça um bom pré-atendimento:
O pré-atendimento consiste em responder ligações e marcar a primeira consulta de um possível paciente fidelizado. Pode parecer simples, mas exige cuidados específicos para garantir a satisfação. Primeiramente, use uma linguagem fácil de entender, com educação e simpatia. Todas as informações sobre agendamento, cancelamento, métodos de pagamento e valores devem ser claras. Inclua a ligação de confirmação da consulta, evitando esquecimentos, faltas e atrasos, melhorando o relacionamento com os pacientes evitar faltas.
Conheça seus índices:
Para saber o quanto é preciso melhorar e o que é mais urgente, é necessário conhecer seus índices. Meça o tempo de atendimento, a duração média de permanência na clínica e o período de espera. Além disso, avalie o tempo para responder e-mails, mensagens e retornar ligações. Saber o número médio de consultas por dia é essencial. Levantar esses dados é o passo inicial para traçar metas e desenvolver mecanismos para alcançá-las.
Trace metas:
Toda empresa deve ter metas almejadas, impulsionando os funcionários para a melhora constante e direcionando-os para um foco comum. Metas possíveis de serem alcançadas são essenciais, pois a melhora é gradativa, e a equipe precisa de vitórias para se manter motivada. Além disso, o acompanhamento e o monitoramento dos resultados devem vir acompanhados de propostas de melhora.
Tenha uma equipe qualificada:
Proporcionar treinamento adequado e atualização constante é fundamental. Preste atenção ao perfil dos funcionários na entrevista e contratação. Eles devem ser simpáticos, educados e com facilidade para falar com o público. A área de recepção é crucial, pois é o primeiro contato do cliente com a empresa. Todos os médicos, dentistas e técnicos necessitam de instrução para agir conforme as políticas e objetivos da empresa. Funcionários de alto nível reforçam a satisfação dos pacientes.
Crie um ambiente acolhedor e confortável:
O conforto da sala de espera é um diferencial importante. Reserve um local para crianças com brinquedos educativos para evitar transtornos, deixando os pais e outros pacientes mais tranquilos. O som ambiente, a temperatura do local e o Wi-Fi gratuito também contribuem para um clima acolhedor e equilibrado. Além disso, mantenha o lavabo limpo e organizado higiene no consultório. Revistas na sala de espera devem estar atualizadas.
Utilize a tecnologia a seu favor:
Existem diversos softwares de gestão prontos para auxiliar no atendimento do consultório. Eles garantem a segurança das informações, diminuem a chance de erros e aumentam a produtividade.
Agenda eletrônica:
Responsável por otimizar a comunicação entre a clínica e o paciente, tornando o agendamento mais fácil. Envia lembretes automáticos no dia da consulta, tanto no computador da recepção quanto no celular do médico ou dentista. Sendo uma agenda on-line, é atualizada constantemente, permitindo verificar cancelamentos imediatamente.
Prontuário eletrônico:
Uma revolução nas clínicas médicas, diminuindo as pilhas de papéis, liberando espaço e evitando perdas de documentos importantes. Além disso, as informações ficam mais visíveis, organizadas e fáceis de encontrar.
SAC 2.0:
O atendimento ao cliente evoluiu com a comunicação digital. Disponibilizar e-mail, chat on-line no site da clínica e um número comercial de Whatsapp melhora a comodidade e a velocidade de conversação.
Humanize sua consulta:
Saber ouvir pode tornar o atendimento mais produtivo. Quando você ouve o paciente, consegue entender melhor suas preocupações, incômodos e queixas. Dessa forma, é possível solucionar o problema com mais eficiência.
Realize pesquisas de satisfação:
Simples e instrutivas, as pesquisas de satisfação estreitam os laços com os pacientes. Eles se sentem importantes na construção da clínica e indicam falhas que, às vezes, não percebemos. Analisar as informações adquiridas e estudar maneiras de melhorar os aspectos que recebem reclamações constantes é essencial.
Continue o atendimento a distância:
O atendimento não acaba ao fim da consulta. Estabeleça contato periódico para saber da melhora dos sintomas, lembrando os pacientes de marcar retorno ou check-up. Mandar mensagens aos aniversariantes faz os pacientes se sentirem queridos. Enfim, essas ações ajudam a fidelizar pacientes e aumentam a produtividade sem perder a qualidade das consultas.
Perceba como é possível:
Diminuir o tempo de atendimento, melhorar a qualidade dos serviços e do faturamento, e fidelizar pacientes é possível. Então, se você quer que sua clínica cresça e precisa de dicas de gestão, assine nossa newsletter e receba informações valiosas!
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