O agendamento de consultas é um hábito muito comum na vida de qualquer paciente. Mas, isso não significa que ele comparecerá ao compromisso — seja por falta de tempo ou ate esquecimento.
Nesses casos, você guardou um espaço na sua agenda para atender essa pessoa, e preparou recursos. Logo, ao faltar na consulta, ela acaba gerando prejuízos para seu consultório, certo? Até porque você não receberá pelo serviço, além de perder tempo que poderia ser gasto com outro paciente.
Ainda assim, é possível evitar esse problema. Então, quer reduzir drasticamente as faltas nas consultas? Continue lendo e confira nossas dicas para evitar que os pacientes faltem nas consultas!
1. Confirme o agendamento por telefonema, no dia anterior
A vida das pessoas está cada vez mais corrida, seja por conta dos afazeres do trabalho ou da vida pessoal. E isso causa muitos problemas para os compromissos agendados.
Afinal, as pessoas tendem a se lembrar mais de uma entrevista de emprego, por exemplo, do que de uma consulta no médico — e não podemos julgá-las por isso, já que existem prioridades.
É justamente por isso, como você já deve saber, que fazer uma ligação telefônica para o paciente no dia anterior ao da consulta ajuda a reduzir bastante a taxa de faltas, o que te ajuda a manter a organização na sua clínica. Por outro lado, essa prática pode gerar muitos gastos se for feita da maneira errada.
Como dissemos, as pessoas estão cada vez mais atarefadas e com menos tempo em casa. Isso significa, que, provavelmente, você terá de fazer ligações para celulares de diferentes operadoras, o que pode aumentar muito o seu custo.
Sendo assim, uma boa ideia é adquirir um chip de cada operadora, para diminuir o custo das ligações e economizar os custos na hora de confirmar as consultas.
2. Envie avisos via e-mail e SMS
Vivemos em um mundo digital, corrido e cheio de imprevistos. Isso acaba impedindo muitas pessoas de realizar e receber ligações, já que elas estão sempre muito ocupadas. Por isso, outra ideia é fazer a confirmação da consulta por meio de um aviso em e-mail, ou mensagens de texto via celular.
Quanto às mensagens SMS, basta pedir para a sua secretária enviar os alertas com um dia de antecedência, assim como se faz por telefone.
Já no caso dos e-mails, construa um layout editável para sua clínica. Assim, sua secretária só precisará completar a mensagem com o nome do paciente, a data da consulta e outros dados importantes.
3. Tenha um sistema informatizado
Em qualquer área ou negócio, trabalhar com informações usando apenas papel e caneta só gera problemas. Por isso, é muito importante investir em um sistema para controlar os dados da sua clínica, de forma que seja possível manter todos os setores funcionando constantemente.
Na verdade, essa já é uma tendência do mercado. Até porque um sistema também ajuda na gestão de outras áreas, e consegue reduzir custos, aumentar a produtividade da equipe e facilitar todos os processos de gerenciamento.
Então, adote um sistema informatizado em sua clínica odontológica ou médica para agilizar o processo de agendamento de consultas.
Com ele, as informações dos pacientes, parceiros e fornecedores estarão agregadas em um só lugar. Assim, será possível monitorar as consultas e enviar lembretes para os pacientes em um único software, facilitando todo o trabalho diário de organização da equipe.
Do contrário, ao não investir em um sistema, diversas informações importantes podem ser perdidas, gerando prejuízos e atrasos para a sua clínica odontológica.
4. Aplique multas aos pacientes indisciplinados
Se, apesar dos avisos da sua secretária e das várias medidas de lembretes, o paciente faltou com o compromisso que tinha com você e continuou faltando em outras consultas, sem nem avisar com antecedência, saiba que aderir a uma abordagem mais radical pode ser a solução.
Afinal, quando uma pessoa decide não comparecer na consulta agendada, seu consultório, sua equipe e você ficam suscetíveis a prejuízos. Nesse sentido, uma ótima opção para deixar as pessoas cientes dos problemas causados é aplicar multas.
Você pode até aderir ao uso de uma planilha de multas crescentes, para os pacientes que infligem as datas e faltam nas consultas. Inclusive, essa é uma prática bem comum para manter as pessoas atentas à sua agenda. Contudo, é claro, não abuse.
O melhor é usar essa medida radical apenas como última opção, isso é, com aqueles que faltaram com o compromisso várias vezes. Um paciente que faltou apenas uma vez não deve ser inserido no grupo que receberá multas, nem aquele que avisou com antecedência que não poderia comparecer.
Além disso, nunca aplique uma multa sem conversar com os pacientes previamente sobre isso. Mantenha a transparência nas conversas e deixe esse fato bem destacado nos contratos e cartões de agendamento — assim, o paciente não poderá reclamar caso inflija os compromissos várias vezes.
5. Marque logo a próxima consulta
Muitos tratamentos necessitam de diversas consultas, e outros precisam de manutenção constante, sendo esse um fator muito importante para o agendamento de futuras visitas. Então, a cada consulta que o paciente comparecer em sua clínica, marque imediatamente a próxima.
Nesse caso, vale a pena ter algum documento para entregar ao paciente e lhe lembrar a data do agendamento. Ainda assim, não abandone as outras dicas que vimos até aqui.
Mesmo marcando a próxima consulta logo após a visita atual, sua equipe deve manter os lembretes por telefone, mensagem de celular e e-mail. Além, é claro, de aplicar as multas caso essa pessoa não cumpra com seus compromissos.
6. Evite ter uma sala de espera lotada
Por fim, vale ressaltar que um dos principais motivos que geram faltas de visitas agendadas é ter uma sala de espera lotada.
Se a sua sala de espera é lotada e o paciente possui um compromisso próximo ao horário marcado, ele certamente faltará a consulta. Algumas vezes, ele pode até ir embora por ter esperado demais.
De fato, imprevistos acontecem o tempo todo, mas você e sua equipe devem estar preparados para esses acontecimentos do cotidiano, para evitar que uma pessoa com data agendada espere demais para ser atendida.
Então, passe a organizar melhor a sua distribuição de horários. É válido, inclusive, controlar melhor a duração das consultas, para que elas terminem sempre dentro do tempo estabelecido.
Bom, como vimos, manter uma agenda organizada e eficaz é essencial para deixar tudo em ordem na sua clínica e conseguir se livrar das. Isso é bom para você, para a sua equipe e para o paciente!
