Fazer o gerenciamento de uma clínica ou consultório envolve vários aspectos. Assim, o profissional da saúde para garantir o bom funcionamento do local, precisa ter conhecimento sobre métodos e técnicas de gestão.
Afinal, diversas áreas são importantes nesse processo, como o setor financeiro, administrativo, além do atendimento ao cliente. Quando isso não ocorre de maneira eficiente, problemas e falhas podem surgir, criando uma reputação negativa para o público.
Pensando nisso, selecionamos alguns erros bastante comuns na gestão de clínicas e consultórios. Continue a leitura do texto e confira quais são eles e como evitá-los!
Saiba como evitar erros na gestão de clínicas e consultórios
Não ter um software de gestão
Hoje, é possível contar com a ajuda de um software para gerenciar qualquer empresa ou negócio, e os gestores têm apostado cada vez mais nessas ferramentas tecnológicas para otimizar o tempo na realização de tarefas.
Algumas atividades, como o agendamento de consultas, podem ser automatizadas com o auxílio de um sistema ou plataforma adequada. Quando a clínica não faz uso desses recursos, os processos se tornam mais demorados e, consequentemente, a produtividade dos colaboradores diminui.
Desse modo, se a secretária é encarregada para agendar os horários, atender os pacientes e cumprir uma série de outras funções de forma manual, o tempo gasto em cada ação será muito maior.
Portanto, se você quiser garantir mais eficiência e ganho de tempo para a sua equipe, assim como beneficiar o atendimento aos seus pacientes, é interessante investir em um bom software de gestão de clínicas e consultórios que atenda às suas necessidades. O mercado oferece muitas opções que automatizam tarefas do dia a dia e ajudam a ter um maior controle de todos os processos.
Não fazer o gerenciamento da agenda
Ter uma agenda organizada é fundamental para gerenciar de forma correta todos os compromissos e horários, sem que nenhum paciente seja prejudicado. Atrasos, encaixes e tempo disponível entre cada consulta são aspectos relevantes para a gestão de clínicas e consultórios. Por isso, é importante que toda a equipe esteja ciente do funcionamento da agenda para facilitar que todos os compromissos sejam cumpridos, oferecendo um atendimento de qualidade ao público.
Para isso, buscar alguns recursos tecnológicos que dispõem de funcionalidades para auxiliar na organização, é fundamental para os agendamentos. Uma boa opção é usar uma agenda online integrada. Dessa forma, todos os colaboradores que estão envolvidos nos agendamentos conseguem ter acesso e podem fazer alterações, caso seja necessário. Isso diminui as chances de atraso em consultas e melhora a visualização de todos os compromissos.
Lembre-se que, uma boa organização da agenda é um aspecto positivo tanto para o público como para a clínica, já que ambos saem ganhando!
Não selecionar uma equipe capacitada
Os colaboradores fazem toda a diferença para o desempenho da clínica e, por isso, a seleção da equipe deve ser feita com cuidado. A secretária de consultório, por exemplo, tem uma grande quantidade de tarefas para realizar, todos os dias. Logo, uma pessoa organizada e que tenha um bom controle do tempo é o mais indicado para a vaga.
Por isso, no recrutamento é importante levar em conta todas as atividades e compreender se o potencial funcionário tem o perfil compatível com a função. Com o time formado também é essencial promover treinamentos, capacitações e tirar dúvidas, sempre que necessário.
Fazer isso motiva os colaboradores a desempenharem suas funções com qualidade, e impacta diretamente a visão que o paciente tem do local, já que profissionais capacitados prestam uma assistência mais eficiente, que reflete na imagem da clínica. Portanto, considere quais são as principais características para os seus colaboradores e invista em qualificações que sejam importantes, tanto para o desenvolvimento do funcionário como do consultório.
Não fazer uma administração financeira adequada
Sabemos que o principal objetivo de uma clínica é zelar pela saúde dos pacientes, certo? No entanto, a gestão financeira também é um aspecto essencial para garantir um bom desempenho e resultados satisfatórios.
Se esse controle não for feito de forma correta, problemas graves podem surgir, como o desligamento de funcionário, queda na qualidade do serviço prestado e até mesmo o fechamento do local. Sendo assim, o gestor precisa estar atento ao orçamento para administrar a receita da clínica da melhor forma possível.
Para isso, é fundamental acompanhar o fluxo de caixa todos os dias, organizar as contas e despesas, contar com um software de gestão financeira e, se necessário, buscar a ajuda de um profissional, como um contador, por exemplo. Levar a sério as finanças ajudará você a manter um controle de todos os custos, evitando que problemas ou atrasos de pagamentos ocorram.
Não se preocupar com o atendimento
Ser bem atendido é a expectativa que todo paciente tem ao buscar uma clínica para ajudar a resolver seu problema, não é mesmo? Entretanto, muitos profissionais da saúde ainda pecam nesse quesito e não oferecem um atendimento alinhado ao que o público espera.
O resultado é um grande número de pessoas insatisfeitas com o suporte ofertado, o que pode manchar a reputação do local. Para que isso não aconteça, treine os colaboradores para realizarem um atendimento humanizado aos pacientes, levando em conta as necessidades de cada pessoa.
Uma equipe ágil e comprometida é fundamental para um bom gerenciamento da clínica. Assim, médicos, recepcionistas e demais colaboradores precisam investir em práticas eficientes para atender o público de forma cordial. A gestão de clínicas e consultórios envolve colocar em prática diversas ações que estabeleçam um bom relacionamento com o público. Do contrário, erros serão cometidos e o local será visto com uma imagem negativa.
Para realizar uma boa gestão de clínicas e consultórios é preciso utilizar a tecnologia a favor do gerenciamento e investir em um atendimento humanizado. Além disso, para atender as expectativas dos pacientes é necessário entender suas necessidades e, com base nisso, fazer os ajustes visando a excelência. Por fim, uma equipe capacitada e um bom controle financeiro são também pontos fundamentais para melhorar os resultados.
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