Entender os processos financeiros que ocorrem dentro do seu consultório e identificar quais foram os lucros e prejuízos obtidos em determinado período não são tarefas fáceis.
Por isso, nada melhor do que contar com a ajuda de mecanismos que orientem seus investimentos e direcionem suas ações. Um exemplo é o fluxo de caixa – um procedimento ideal para os empresários que buscam o controle de entradas e saídas de dinheiro do caixa da empresa.
É muito comum que empresas utilizem planilhas para registros ou até mesmo façam o trabalho manual. Mas já imaginou a trabalheira que isso pode dar? Automatizando o seu fluxo de caixa, você pode tornar o processo mais eficiente e ágil e ainda fazer com que sua empresa cresça e se torne mais competitiva.
Devido à importância de otimizar esses processos, abordaremos, neste artigo, como o fluxo de caixa pode ser automatizado e como isso pode ajudar o seu negócio. Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!
Como é a estrutura do fluxo de caixa e qual a sua principal função?
Acompanhar o fluxo de caixa é uma das atividades mais importantes e básicas de um empresário, pois ela possibilita o entendimento da saúde financeira do negócio e permite traçar metas mais adequadas para o futuro.
Um fluxo de caixa inclui as entradas e as saídas da empresa, como datas e valores de contas a pagar, salário dos funcionários, pagamento dos fornecedores e dinheiro das vendas. O objetivo da ferramenta é planejar e elaborar o saldo disponível para que haja um capital de giro na organização a ser utilizado em aplicações ou em eventuais despesas.
Isso facilita a visão do empresário para as contas do presente e futuro, permitindo avaliar a disponibilidade de caixa e liquidez da empresa. Dessa forma, é possível tomar algumas decisões importantes, como a redução de custos, o planejamento de investimentos, a negociação com fornecedores, entre outros.
Vale ressaltar que a previsão de todos os recebimentos (vendas à vista e a prazo, recebimento de duplicatas, rendimentos de aplicações) e os pagamentos (compras, pagamentos de despesas, pagamentos de duplicatas, fornecedores) devem ser registrados, sem exceções.
Como é feito o fluxo de caixa na prática?
O modelo e as especificações do fluxo de caixa dependem de cada negócio, do seu porte e de suas necessidades específicas. De forma sintética, ele é feito do seguinte modo:
- realizar o registro diário das movimentações financeiras (entradas e saídas);
- projetar os pagamentos e recebimentos dos próximos meses;
- analisar o saldo diariamente e em períodos futuros;
- em situação de déficit, tomar decisão sobre necessidade de capital de giro;
- em situação de superavit, tomar decisão sobre investimento e aplicação de recursos.
Como a automação contribui para agilizar o processo?
O fluxo de caixa pode ser elaborado manualmente em um caderno ou numa agenda de registros. Mas, é evidente, esses modos demandam bastante tempo e dão um pouco mais de trabalho.
Quando um consultório não dispõe de tecnologias para otimizar os processos, as informações ficam fragmentadas e a execução de tarefas fica comprometida, tornando-os ineficientes. Uma das alternativas para alcançar facilidade, organização e agilidade em todo o processo envolve a automação do fluxo de caixa por meio da introdução de ferramentas tecnológicas, tais como planilha eletrônica ou programa de software de gestão.
Quais as vantagens da automatização do fluxo de caixa?
Economiza tempo e recursos humanos
Uma das maiores vantagens da automatização do fluxo de caixa está exatamente na economia de tempo e de recursos humanos, pois os lançamentos passam a ser realizados automaticamente de forma rápida e padronizada, o que evita erros e retrabalhos.
Isso permite, por exemplo, que os funcionários aumentem sua produtividade e se dediquem a atividades estratégicas que sejam mais importantes. Além disso, destacam-se a segurança (podem ser feitos backups dos dados) e a possibilidade de acesso dos dados em tempo real.
Fornece informações completas e precisas
Quando o fluxo de caixa é feito de forma manual, as chances de erros são grandes, o que pode gerar consequências sérias para a empresa. A automatização do processo de recebimento e de pagamento diminui esses riscos e permite um melhor controle de suas finanças, além de possibilitar a emissão de relatórios financeiros mais assertivos.
Facilita as rotinas contábeis e fiscais
Quando se dispõe de um sistema de gestão, os dados contábeis e fiscais podem ser inseridos e alimentados automaticamente quando uma mercadoria é adquirida. Esse processo garante um cálculo correto dos valores de impostos que devem ser recolhidos, o que pode configurar uma forma simples de se economizar.
Permite o controle de receitas e despesas
Outra vantagem em automatizar o seu fluxo de caixa é o acompanhamento completo e rigoroso da movimentação de despesas e receitas. Por meio de um sistema de gestão é possível, por exemplo, cruzar os dados da empresa e os recebimentos dos pacientes e gerar relatórios. Isso criar uma melhor liquidez do fluxo de caixa, propicia um capital de giro mais vantajoso e permite a realização de cortes, quando necessário.
Agiliza o processo de tomada de decisão
Diante das vantagens anteriores, percebe-se que a automatização traz agilidade para a tomada de decisões. Isso porque ela permite integrar as informações da empresa e disponibilizá-las de forma rápida e completa. Quando os relatórios, as projeções e os dados são acessados facilmente, é possível planejar ou elaborar o orçamento da empresa com mais precisão. Além disso, a análise permite traçar estratégias para o crescimento da empresa ou reverter situações negativas.
Para além de proporcionarem um maior controle das finanças do seu consultório, essas vantagens podem melhorar significativamente os seus resultados de modo geral e ajudar você a estabelecer o relacionamento com os pacientes de forma cada vez mais otimizada.
Por fim, o uso da tecnologia e a automatização do fluxo de caixa são processos crucias para aquelas empresas que buscam crescer de forma organizada e saudável e se destacar no mercado.
Para implementar um sistema de fluxo de caixa no seu consultório, você pode contar com a ajuda dos aplicativos ControleMedico e ControleOdonto – softwares de gestão clínica, criados para facilitar e automatizar a administração de clínicas odontológicas e médicas, tanto na parte financeira como administrativa.
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