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Afinal, como aumentar a produtividade no seu consultório?

out 3, 2018 | Atendimento

Um bom planejamento é a chave para conseguir cumprir compromissos e tarefas do dia a dia com mais tranquilidade. Entretanto, em um consultório fazer isso nem sempre parece fácil. Com a rotina corrida e a grande quantidade de pacientes todos os dias, pode ser um desafio ter uma gestão eficiente.
Você já se perguntou como é possível aumentar a produtividade em seu consultório? Acha isso difícil? Pensando nisso, nós selecionamos algumas dicas importantes para você saber como aumentar a produtividade, gerenciando consultas e agendamentos, além das demais atividades. Boa leitura!

Como aumentar a produtividade no consultório

Capacite seus funcionários

Ofereça treinamentos e cursos profissionalizantes para sua equipe. Um bom atendimento na recepção, por exemplo, é indispensável para otimizar o tempo e tornar a comunicação com os pacientes mais agradável.
Por isso, não tenha medo em investir nesse tipo de capacitação, que ajude os funcionários a usar melhor os recursos e facilitar a rotina do consultório. Caso você conte com uma secretária, valorize o trabalho que ela desempenha, e sempre que possível esteja disposto a investir em novas qualificações para melhorar o atendimento.
Outra dica é promover palestras motivacionais para toda a equipe, tornando o ambiente de trabalho mais harmonioso e descontraído. Quando os profissionais se sentem valorizados pela empresa, eles tendem a ser mais produtivos, com o objetivo de oferecer o melhor serviço possível ao público. Fazendo isso, você terá um time capacitado e cooperativo!

Saiba delegar tarefas

Acumular tarefas, às vezes, é um hábito. Mas, sabemos que para gerenciar um consultório, é preciso a colaboração da equipe em prol de um mesmo objetivo. Se isso não acontece, a tendência é que ele não alcance a organização e eficiência desejada. Nesse sentido, delegar tarefas a outras pessoas pode ser uma excelente solução para aumentar a produtividade no consultório e diminuir a sobrecarga concentrada em um só funcionário.
Quando um profissional está sobrecarregado com o acúmulo de atividades o serviço oferecido peca na qualidade, já que se concentrar em muitas funções ao mesmo tempo torna o atendimento e todo o gerenciamento do consultório mais difícil. Além disso, pode gerar estresse e um ambiente de trabalho desagradável entre os colegas. Portanto, não exite em delegar tarefas quando preciso: essa ação contribui para a produtividade dos colaboradores e, consequentemente, para o bem-estar dos pacientes.

Invista em um software de gestão

Vários softwares estão disponíveis no mercado, e o principal objetivo deles é simplificar os processos em um consultório. Por meio de serviços automatizados você consegue garantir um atendimento mais rápido aos pacientes.
Todas as operações são padronizadas e ficam registradas em um sistema personalizado, levando em conta a sua necessidade. Uma facilidade que o software permite é o acesso rápido as informações de pacientes. Dessa forma, o atendimento na recepção se torna mais ágil, oferecendo uma boa experiência para o público, além de otimizar o tempo.
Se um paciente chega na recepção do consultório e é atendido em poucos minutos, sem ter que repetir muitas informações e de maneira simplificada, por exemplo, o ponto de vista que ele terá sobre os serviços provavelmente será mais positivo. Os softwares eliminam papéis e documentos acumulados e integram tudo que é necessário em um só lugar, facilitando ainda mais a rotina.
uso da nuvem para o armazenamento de dados também é um recurso que pode ajudá-lo a aumentar a produtividade porque vários dispositivos podem ser usados, como tablet, smartphone e notebook. Nessa ferramenta é possível acessar em qualquer lugar as consultas, agendamentos e assim por diante. Por isso, estude o investimento em um software de qualidade, com todas as funções importantes para o dia a dia, para melhorar o desempenho das atividades que são executadas.

Faça avaliações constantes

Acompanhar frequentemente em que pontos é possível ter um serviço mais otimizado é fundamental. Em vista disso, é importante fazer avaliações e conversar com a equipe para entender quais ações poderiam ser colocadas em prática para potencializar a eficiência e tornar o consultório mais produtivo.
Essas avaliações podem ser tanto internas como externas — o paciente também pode sugerir e dar opinião sobre melhorias. Fazer pesquisas de satisfação são uma boa alternativa para entender em quais aspectos têm uma maior carência e que precisa de ajustes.
Assim, você conhecerá o que o público pensa sobre o consultório em questões como atendimento, rapidez, cordialidade etc. Outro aspecto que precisa ser avaliado é a equipe: talvez, seja necessário o investimento em treinamento ou algum recurso que capacite os funcionários para atingir um desempenho com mais eficiência.
Quando as avaliações forem finalizadas, reúna as críticas, sugestões e elogios, e defina os objetivos para alcançar as melhorias. Faça testes e analise quais foram os resultados após as mudanças.

Tenha um planejamento

O uso de um cronograma é uma boa opção para administrar a rotina da equipe e programar compromissos, como consultas, exames ou alguma outra atividade referente ao consultório. Tenha um controle daquilo que você precisa fazer durante o dia ou semana. Um planejamento de acordo com sua rotina é uma excelente alternativa!
No entanto, para alguns o uso de checklists diariamente é mais eficiente do que um cronograma semanal. Portanto, verifique quais são os métodos mais eficazes no seu caso e coloque isso em prática. Outra dica é analisar, de forma antecipada, quais são os itens que você precisará. Por exemplo, a secretária, talvez, utilize algum suporte ou ferramenta para fazer o atendimento ao paciente.
Na maioria dos casos, é preciso mais de um recurso para fornecer uma assistência de qualidade. Então, para otimizar o tempo o mais adequado é deixar em mãos tudo o que for necessário para atender o público. Dessa forma, o paciente esperará menos e o trabalho será mais produtivo.
Um consultório organizado gera uma experiência positiva para o paciente e também facilita a rotina de trabalho. Afinal, usar métodos simplificados de atendimento e gestão torna o ambiente mais agradável e otimizado. Logo, saber como aumentar a produtividade e quais são as melhores formas para fazer isso é um dos aspectos importantes se o objetivo é garantir mais qualidade no serviço.
Gostou das nossas dicas? Quer saber como podemos ajudar você a ter uma gestão produtiva? Então, entre em contato conosco e conheça os nossos serviços!

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