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Os avanços tecnológicos estão, cada vez mais, ganhando espaço no mercado de trabalho, principalmente quando se trata de substituir o trabalho que seria feito por uma pessoa por um sistema automático — essa é uma das vantagens de ter uma secretária virtual.
Quando você contrata uma secretária, é esperado que ela cumpra várias funções e mantenha a qualidade ao executar cada uma delas. Basicamente, é necessário que ela cuide para que sua agenda esteja sempre organizada, tenha as informações necessárias para passar aos pacientes que entram em contato com seu consultório e consiga verificar e-mails e outras mensagens.
A tradicional forma de manter todas essas funções em seu consultório pode ser contratando uma funcionária que trabalhará com carteira assinada, não é mesmo? Porém, no post de hoje, falaremos sobre como suprir todas essas demandas do seu consultório com uma secretária virtual, de modo que você passará a conhecer as vantagens desse investimento! Continue a leitura e aprenda conosco!
As vantagens de uma secretária virtual
Ter uma secretária em seu consultório, que trabalhe com competência, significa que você poderá ficar tranquilo com detalhes que são muito importantes para a sua rotina de trabalho. Ou seja, lidar com pacientes, marcar e desmarcar consultas e organizar seus atendimentos e possíveis reuniões são questões com que você não deverá mais se preocupar!
A contratação de uma boa funcionária pode custar caro, além de ser muito trabalhosa. É necessário todo um processo de recolher currículos, realizar entrevistas e fazer testes ou pedir experiências temporárias de pessoas interessadas, até, finalmente, encontrar uma que se encaixe.
E, além disso, ainda pode acontecer de a pessoa, quando contratada, não se adaptar bem às tarefas exigidas, ou não trabalhar da forma esperada, pois, todos os processos feitos não garantem isso.
Todo esse processo já representa, portanto, um alto custo. Sem contar, é claro, com os custos trabalhistas que serão demandados a partir do momento em que uma secretária é contratada pela sua empresa.
Além do espaço físico adaptado para que um bom trabalho seja realizado, é necessário ter um computador e material de escritório. Já em relação à funcionária, você deverá oferecer treinamentos — se desejar melhorar o atendimento ao seu paciente —, uniforme, alimentação, horário de almoço, transporte, 13º salário, férias, INSS, fundo de garantia de tempo de serviço (FGTS), todos custos inerentes à contratação de um funcionário.
Bem, agora que já foram mostrados todos os gastos com uma funcionária e as adaptações que são extremamente necessárias ao seu consultório, apresentaremos uma outra possibilidade e suas vantagens.
Em 1906, o economista italiano Vilfredo Pareto criou uma equação matemática apoiando sua teoria de que em todas as circunstâncias, 80% dos efeitos foram resultados de 20% das causas.
Nos negócios, o “princípio 80/20” significa que 20% do que uma empresa faz gera 80% de sua receita.
A secretária virtual permite que você dedique seus esforços a 20% das atividades que fazem a diferença no seu negócio.
Apresentaremos, agora, 6 vantagens de optar por uma secretária virtual em sua clínica!
1. Custo mais baixo
Como mencionamos acima, contratar uma secretária nos moldes tradicionais custa caro. É por isso que uma das maiores vantagens em optar por uma secretária virtual é o baixo custo.
Com uma secretária virtual, você não precisará arcar com gastos trabalhistas e ainda terá acesso a um serviço de qualidade. Sendo assim, comparando os benefícios que essa ferramenta pode oferecer a você, ela é o investimento que sai mais em conta!
2. Capacidade de realizar todo o trabalho
Cadastrar pacientes, organizar sua agenda, responder dúvidas e confirmar consultas via SMS ou por meio de ligações são exemplos de funções que serão possíveis se você utiliza um serviço de secretaria virtual.
Ela estará sempre trabalhando no tempo desejado e consegue atender mais de um cliente ao mesmo tempo. Imagine todas essas vantagens adquiridas por meio de um processo automatizado — é poder contar com um funcionário que consegue atender a todos os pré-requisitos para o trabalho e que nunca precisará faltar.
3. Desnecessidade de espaço físico
Se você investe em uma secretária virtual, não será mais necessário ter um espaço físico, com todos os materiais de escritórios adaptados para esse tipo de profissional. Ou seja, você pode contar com a secretária virtual disponível para atender suas ligações e entrar em contato com seus pacientes sem, contudo, ocupar um espaço em seu consultório.
A secretária virtual e todo o material necessário para que ela funcione ficarão por conta das instalações do serviço terceirizado.
4. Serviço qualificado
Uma secretária virtual é qualificada e programada para que o atendimento ao seu paciente se torne a melhor experiência possível. Assim, você pode qualificar o atendimento eletrônico da sua clínica, por exemplo, e ainda passar a imagem de uma empresa moderna e bem estruturada.
É possível garantir, com a secretária virtual, a mesma qualidade esperada por uma secretária tradicional!
5. Otimização e maior praticidade
Uma maior otimização dos processos da sua empresa e maior praticidade para tarefas cotidianas passam a ser consequências de todas essas vantagens de ter uma secretária virtual, visto que a secretária é indispensável se o profissional liberal deseja garantir que sua rotina se mantenha produtiva.
Portanto, se você tem uma secretária virtual marcando consultas para seus pacientes, mantendo sua rotina bem adaptada a suas necessidades, passando recados pertinentes, entre outras coisas, poderá focar nas atividades que são realmente importantes ao seu negócio e otimizar seu serviço.
A secretária virtual ainda pode funcionar por meio de redes sociais, quando sua empresa tem Facebook, por exemplo, ou por meio de aplicativos de mensagens ou sites.
6. Ótimo atendimento ao paciente
Outra grande vantagem é que seu paciente terá a sensação de que conversa com uma pessoa, visto que o atendimento é humanizado e totalmente programado para a resolução de problemas que uma secretária precisa oferecer.
Além disso, você não correrá o risco de ter atendimentos que oscilam de um cliente a outro ou de acordo com algum dia da semana, caso muito comum quando se opta por uma secretária tradicional.
Dessa forma, é possível fidelizar mais pacientes, pois, no caso de uma secretária virtual, o atendimento ao paciente é padronizado de acordo com as características necessárias para um bom suporte e acolhimento.
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