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Saiba como um software auxilia na gestão de estoques de clínicas

abr 2, 2019 | Atendimento

Vários procedimentos clínicos são realizados diariamente e, para que isso ocorra, é necessário manter a organização do estoque de materiais e produtos utilizados. Fazer isso torna os processos mais eficientes e evita problemas aos pacientes, já que assegura ter disponíveis os produtos em quantidade suficiente e com a qualidade devida.

A gestão de estoques de clínicas é um aspecto fundamental para fornecer o melhor atendimento possível ao público. Afinal, isso tem grande importância na administração do local, pois é possível ter um controle maior sobre tudo o que é adquirido. Nesse sentido, os softwares disponíveis no mercado têm ajudado a garantir um gerenciamento mais rápido e fácil do estoque.

Se você quer saber qual é o papel dos recursos tecnológicos nesse tipo de gestão, continue a leitura!

Que benefícios um software oferece para gestão de estoques de clínicas?

Histórico de fornecedores

Com o software, você pode ter uma visão mais ampla sobre seus principais fornecedores. Assim, quando precisa entrar em contato com uma empresa específica, fica mais fácil localizá-la.

Outro aspecto é acompanhar o histórico de pedidos realizados com cada fornecedor, o que ajuda a ter uma base de valores ou ter acesso a outras informações importantes para a compra. Esses dados colaboram para que você tenha em mãos tudo o que precisa de maneira rápida e simples.

Controle de estoque diário

Fazer o controle diário do estoque também é um fator que faz a diferença em sua clínica. Saber qual é a quantidade de produtos disponíveis é importante para entender quais itens precisam ser adquiridos em breve.

Pense em um paciente que precisa realizar um procedimento com urgência, mas não consegue fazer isso porque não a clínica tem os materiais necessários naquele momento. Numa situação assim, a imagem da clínica fica prejudicada, e o paciente também.

Por isso, fazer um controle diário, ação facilitada por meio de um software, contribui para um monitoramento mais próximo do estoque, de uma maneira que os gestores visualizam o que está sendo usado com frequência, o que precisa ser comprado e assim por diante.

Acompanhamento do ciclo de vida do produto

Principalmente na área da saúde, usar materiais e produtos de qualidade é indispensável. Entretanto, um problema que pode ocorrer no estoque é o vencimento de alguns itens que não foram utilizados dentro período considerado como adequado.

Com os softwares de gestão de estoque, é possível acompanhar o ciclo de vida de cada produto armazenado. Isso ajuda a controlar as reposições, o que já foi usado e aquilo que está com o vencimento mais próximo. Dessa forma, os gestores conseguem usar os recursos financeiros com mais eficiência e, além disso, evita-se o desperdício de produtos.

Padronização de processos

Um software auxilia a padronizar o controle de estoque em sua clínica, pois simplifica os processos e organiza os materiais de acordo com o uso deles no dia a dia da clínica. Fazendo isso, o trabalho dos colaboradores é facilitado, já que, quando é estabelecido um padrão para a gestão, é possível otimizar o tempo.

O resultado é que os pacientes se sentem mais satisfeitos com o serviço prestado e, como consequência, o ambiente de trabalho também se torna mais harmonioso, facilitando a rotina dos profissionais que manuseiam os produtos e realizam os pedidos.

Comparação de preços

Com a grande quantidade de fornecedores hoje em dia, fazer uma cotação de preços e comparar outros fatores, como qualidade e entrega do produto, são aspectos essenciais para a clínica. O software de gestão também ajuda nesse sentido, afinal, você consegue organizar várias informações úteis sobre os fornecedores e usá-las isso a favor de seu planejamento orçamentário.

Por meio da ferramenta, fica mais fácil visualizar qual o valor cobrado por cada item, especificando outros dados da compra. Com base nisso, você pode comparar qual fornecedor se encaixa melhor na situação financeira da clínica e, a partir disso, tomar decisões. O recurso é de grande importância porque gera economia e colabora para uma escolha mais acertada.

Organização financeira

Um dos desafios enfrentados por gestores das clínicas é o controle financeiro eficiente. Quando esse processo não é realizado de maneira adequada, os prejuízos tornam-se visíveis e podem surgir até mesmo falhas que impactem o atendimento ao paciente.

Portanto, contar com um software que auxilia na gestão dos custos é uma forma de melhorar a organização de todas as entradas e saídas da clínica. Por meio dela, é possível registrar tudo o que você gasta e acompanhar com facilidade quanto foi reembolsado para cada tipo de produto ou material.

Em muitos casos, a clínica perde o controle sobre o que foi comprado, ultrapassando a quantia estabelecida. Isso acontece, muitas vezes, porque não há uma ferramenta que ajuda os colaboradores no monitoramento do estoque, ocasionando desperdícios ou compra de produtos com preço acima do mercado, por exemplo.

Visualização de todas as informações

Um benefício relevante no uso de softwares para a gestão do estoque é a visualização de todas as informações necessárias para os processos da clínica. É pela ferramenta que você terá acesso aos principais dados sobre os produtos e compras efetuadas. A visualização facilitada a todos esses dados é essencial para garantir que a clínica tenha um estoque organizado e otimizado.

Um outro exemplo é em relação aos prazos de validade dos produtos. Nem sempre ter esse controle de forma manual é fácil, já que exige tempo e dedicação. No entanto, com o software, é possível consultar quais itens precisam ser utilizados ou quais já devem ser descartados. Fazer esse acompanhamento se torna rápido e simples e, em pouco tempo, o colaborador tem a informação.

Como vimos, a gestão de estoques de clínicas pode ser otimizada com o uso de softwares que agilizam os processos e organizam os produtos e materiais armazenados.  Além disso, os gestores têm um controle maior sobre o que precisa ser adquirido. É importante conhecer quais são as suas principais necessidades para adquirir a melhor ferramenta, contratando um software que una qualidade e funcionalidade para sua rotina.

Gostou deste conteúdo? Continue aprendendo! Leia também nosso e-book sobre a gestão de qualidade em sua clínica e conheça as dicas que selecionamos para você sobre o tema!

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