Para evitar erros na gestão de compras de sua clínica é essencial um planejamento eficiente que garanta os materiais necessários para que seu negócio funcione corretamente e para evitar possíveis desequilíbrios nas finanças.
Logo, assim como no setor de vendas, são necessárias algumas estratégias no setor de compras, com intuito de reduzir custos e otimizar os resultados da sua clínica.
Portanto, continue a leitura do nosso artigo e conheça algumas estratégias de gestão de compras!
5 erros de gestão de compras que você deve evitar na sua clínica
Todas as empresas, independentemente do porte, necessitam investir em planejamento de compras para buscarem crescimento e se destacarem no mercado atual.
Investir em sistemas de gestão de compras contribui para minimizar erros, reduzir custos e produzir resultados expressivos. Por isso, administradores devem estar atentos a alguns erros que podem prejudicar sua empresa. Saiba, a seguir, quais são eles.
1. Não pesquisar a reputação dos fornecedores
A gestão de compras deve incluir uma boa parceria com os fornecedores e a sua escolha nem sempre é fácil. O primeiro passo é fazer um levantamento da demanda de materiais da clínica.
A partir desse levantamento, é preciso analisar os fornecedores disponíveis. Algumas características são fundamentais para selecionar e estabelecer uma boa relação com eles, tais como preço, prazo de entrega e compromisso com o cliente.
A melhor forma de avaliar os preços é por meio de orçamento com, pelo menos, três empresas distintas. Essa avaliação vai ajudar a conhecer a média de preços do mercado, saber qual empresa tem o melhor preço e ainda, formas e condições de pagamento.
Depois disso, é preciso pesquisar os prazos de entrega. Afinal, de nada adianta o fornecedor ter o melhor preço se o material não chegar de acordo com sua demanda, não é mesmo? Então, sempre verifique o prazo dos vendedores.
Alguns outros fatores também devem ser levados em consideração, por exemplo, vantagens para clientes, compromisso nos prazos e entregas, reposição de materiais em situações de emergência, qualidade dos produtos, entre outros.
2. Não ter um planejamento de compras eficiente
É impossível fazer uma gestão de compras eficiente sem um bom planejamento. E planejar não significa somente fazer uma lista ou anotar as informações, mas exige análise detalhada para avaliar os materiais essenciais para atender seus pacientes, seja para produção, seja para revenda ou, ainda, para realização de procedimentos.
A existência de um departamento de compras é fundamental para estruturar sua clínica, mesmo que não exista uma equipe ou um profissional apenas para essa função.
O importante é que todos os dados referentes à gestão de compras precisam estar organizados e armazenados em um único local onde possam ser facilmente acessados.
Para programar as compras é preciso conhecer a demanda dos seus pacientes. Se os dados já ficam todos organizados, fica mais fácil acessá-los, saber o que comprar e as datas das compras, não é mesmo?
Além disso, se você tem um bom gerenciador, pode pesquisar se existe alguma época do ano em que aumenta a demanda por algum produto, tratamento ou procedimento específico.
Assim, poderá comprar mais materiais e ficar preparado. Trabalhar com planejamento e organização é uma excelente estratégia para quem quer manter um bom negócio e melhorar a lucratividade.
3. Não fazer uma boa gestão de estoque
Para uma boa gestão financeira do seu negócio, é essencial ter um balanço entre as vendas e o estoque. Logo, é preciso identificar a quantidade mínima de materiais necessária em seu estoque e, sempre que for atingido o valor mínimo, deverá ser realizada uma nova compra.
Além disso, deve ser estabelecida uma quantidade máxima de produtos para que seu dinheiro não fique parado e comprometa o capital da empresa.
No estoque, não podem faltar produtos, pois prejudicaria seus atendimentos e procedimentos, mas também não deve haver desperdício em materiais que não estão sendo utilizados. Portanto, um equilíbrio de compras do estoque é essencial.
Esse planejamento das compras, associado a um rígido controle de entrada e saída de materiais do estoque, vai garantir a reposição constante e atender seus clientes de forma satisfatória, promovendo maior lucratividade para sua clínica.
Além disso, a análise e a contabilização das quantidades de materiais, assim como a data das reposições, devem ser atualizadas constantemente, permitindo ao administrador negociar melhor os preços e prazos de pagamento.
4. Não utilizar um sistema de gestão eficiente
A dificuldade em administrar várias compras e números pode ser facilmente solucionada por um sistema de gestão online.
Existem várias tecnologias disponíveis no mercado que integram informações de estoque, vendas, demandas da clínica e direcionam decisões de compras.
O sistema de gestão auxilia na redução de custos da clínica, no aperfeiçoamento dos processos de compras e na ampliação da lucratividade. Para isso, são necessárias algumas funções do sistema de gestão, como:
- registro dos pedidos de compra: é fundamental ter as informações atualizadas do que foi comprado, dos valores que devem ser pagos e do controle do estoque da sua empresa;
- cadastro de fornecedores: facilita o contato, o acesso às informações dos produtos e a emissão de notas fiscais;
- emissão de nota fiscal: é um requisito básico que o sistema deve oferecer, pois um emissor associado às outras informações é essencial para uma boa gestão;
- importação do XML: a ferramenta é um diferencial, pois permite que o sistema faça o registro das informações da nota fiscal automaticamente, poupando trabalho com a digitação.
5. Não registrar um produto
Outro erro que prejudica os resultados da sua clínica é deixar de registrar alguma movimentação e mercadoria. Qualquer ação, como vendas, realocação, devoluções e trocas, devem ser registradas para evitar perdas e extravios. A falta dessas informações pode causar prejuízos expressivos para a empresa.
A gestão de compras é um setor que está intimamente ligado aos custos e gastos da sua clínica. Desse modo, deve receber tanta atenção quanto os demais setores.
A chave do sucesso do seu negócio está em evitar erros e utilizar estratégias que permitam realizar compras embasadas e eficazes.
Ter uma boa gestão de compras pode ser trabalhoso no início, mas com nossas dicas ficará mais fácil e renderá ótimos resultados para sua clínica!
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