Reduzir custos é a meta de qualquer empresa que deseja mais lucratividade. Nas clínicas de saúde, isso não poderia ser diferente. Apesar de ser um desafio para qualquer empresário, nos consultórios médicos e odontológicos é preciso ter ainda mais cuidado para não comprometer as atividades, já que manter a boa qualidade do atendimento e dos serviços prestados é imprescindível.
Nesse caso, cada escolha afeta diretamente os pacientes e uma insatisfação por parte deles pode ocasionar uma má reputação do negócio no mercado. Existem, no entanto, algumas dicas que podem ajudar você a alcançar o seu propósito e ainda manter a sua empresa em bom funcionamento.
Confira, neste artigo, as principais dicas de como reduzir custos sem afetar a qualidade dos serviços e permitir que você tenha uma maior reserva financeira. Boa leitura!
Faça uma análise das despesas
O passo mais importante para diminuir os custos é, sem dúvida, um mapeamento completo dos principais custos da clínica e a classificação dessas em categorias diferentes. Isso porque, ao conhecer as despesas existentes, é possível identificar onde a receita está sendo aplicada e de que forma pode gerenciá-las para reduzir os custos. Essa análise também permite verificar as irregularidades e priorizar investimentos em esferas que realmente precisam.
Estar ciente dos gastos excessivos e buscar formas de ser mais eficiente pode melhorar a qualidade de sua prática médica. Portanto, relacione os custos por setores a fim de facilitar a percepção do segmento em que é necessário cortar gastos. O ideal é reservar essas economias para intervenções que asseguram resultados mais favoráveis.
Invista na automação de processos
Você já deve ter visto que, cada vez mais, empresas automatizam seus processos em busca de mais agilidade na rotina da clínica. Logo, por ser uma excelente forma de redução dos custos, mesmo precisando de certo investimento, é necessário adotar essa prática na sua clínica.
Quando você aplica o dinheiro em um software completo, por exemplo, percebe uma grande economia a médio e longo prazo. Isso acontece porque os programas são criados para atender as necessidades do seu negócio, visando não apenas a economia financeira, mas também a economia de tempo e pessoal, automatizando diversos serviços que demandariam espaço e horas trabalhadas.
Dessa forma, a automação dos processos permite otimizar o trabalho de toda a equipe, já que não é mais necessário perder tempo em questões burocráticas, haja vista que todas as informações estarão à sua disposição, sempre que necessário.
Terceirize serviços
Para que o seu consultório dê lucro, é importante saber empreender. E um bom empreendedor sabe que a contratação CLT traz custos para o negócio. Sendo assim, uma das maneiras de reduzir esse tipo de despesas é a terceirização de alguns serviços. Por exemplo, o serviço de limpeza pode ser feito por um grupo especializado, trazendo redução nos gastos com impostos e direitos trabalhistas.
Também existem outras tarefas dentro da clínica que podem ser feitas por empresas terceirizadas, como contabilidade ou marketing. O importante é que você anote todos os custos e benefícios que você terá ao adotar essa medida. Se for interesse, não hesite em contratar mão de obra externa. Com isso, você também terá mais oportunidade de dedicar sua atenção a outras áreas relevantes do seu negócio, como o atendimento de qualidade aos pacientes.
Tenha uma gestão financeira eficaz
Nem todo profissional da saúde sabe como administrar um negócio. Se você também tem alguma dificuldade nessa área, então temos uma ótima notícia: existem alguns programas que podem ajudar os gestores nesse quesito.
Essas ferramentas facilitam todo o processo administrativo, reduzindo a burocracia de alguns serviços, como pagamento de impostos e controle de movimentações financeiras. Além disso, também ajudam na organização de documentos e receituários; no agendamento dos pacientes, por meio da emissão de avisos e lembretes da data e horário para cada um; no arquivamento de registros de tratamentos; e no controle de despesas e ganhos.
A única coisa a se fazer é oferecer treinamento para que toda equipe esteja engajada nos programas e aprenda como se fazer uma boa gestão financeira, podendo utilizá-los sempre que for preciso. Assim, cada profissional terá mais agilidade nos processos, voltando sua concentração aos pacientes e procedimentos que serão adotados.
Reduza as glosas
As glosas na saúde (técnicas e administração) são consideradas um dos maiores desafios para os consultórios e clínicas e podem elevar significativamente os seus custos, além de causar muita dor de cabeça para os profissionais.
Elas são as possíveis recusas no pagamento das cobranças de gastos do paciente pelo prestador, em caso de envio da conta hospitalar ao convênio, e acontecem, na maioria das vezes, por erros de digitação ao preencher os dados do paciente e descrição dos procedimentos.
Claro que é importante prestar atenção na hora de digitar receituários, materiais utilizados e procedimentos escolhidos, no entanto, você evita muitos erros ao contar com a automação de processos, para preenchimentos, envio da documentação, pedidos aos fornecedores e em outras ações que são fundamentais para o funcionamento do consultório.
Dessa forma, é possível usar a tecnologia para reduzir surpresas desagradáveis e problemas que podem gerar processos judiciais e mais despesas.
Organize o estoque e ganhe mais espaço
Você precisa ter equipamentos e produtos disponíveis para serem utilizados na hora de fazer os atendimentos, mas, ainda assim, é preciso fazer uma redução para conseguir reduzir custos. Isso evita o uso desnecessário de espaço de armazenamento e o desperdício de mercadorias, especialmente em relação à perda por data de validade.
Além disso, é essencial realizar pedidos de cada produto contando com a real necessidade do seu consultório, evitando desperdícios e gastos com compras de produtos que a sua clínica não precisa. Assim, é possível manter um controle mais eficaz do seu estoque, reduzindo significativamente os custos do negócio.
Lembre-se de que, a cada ano, surgem novas ferramentas mais viáveis ao negócio, portanto esteja sempre atualizado. Fazendo essa boa gestão, você consegue observar todos os detalhes de seus produtos, avaliando o que é importante e o que pode ser diminuído.
Diminua de horários ociosos
Você já reparou que é comum clínicas terem horários ociosos durante a semana? Isso faz com que o tempo seja desperdiçado e sua equipe desmotivada. Essas horas livres devem ser preenchidas, gerando assim mais produtividade para a sua clínica.
Quando não houver atendimentos, você pode aproveitar para oferecer os treinamentos que forem importantes ou programar outros serviços que devem ser feitos, como reposição de estoque e organização de espaços. Assim, você reduz desperdícios e evita que tarefas sejam feitas na hora dos atendimentos, mantendo seu consultório sempre organizado.
Avalie seus fornecedores
Todo consultório de saúde conta com os serviços oferecidos por fornecedores, gastando assim um alto valor com suprimentos e aparelhos necessários para todo o atendimento clínico. Apesar do valor pago ser importante para comprar tudo o que precisa, é fundamental avaliar atentamente as empresas que proporcionam essas entregas.
Para fazer uma economia ideal, você deve solicitar a visita de representantes de diversas companhias para analisar a qualidade do material ofertado, o preço dos produtos, formas de entrega e pagamento, e outras informações que achar relevante.
Assim, é possível comparar valores e qualidade dos serviços, além de verificar a disponibilidade e comprometimento com a entrega de cada item. Muitas vezes, a alteração de pequenos costumes ou práticas pode revelar resultados surpreendentes.
Avalie o regime tributário da clínica
Estar em dia com as contas e obrigações fiscais da clínica evita multa, juros e consequentemente, muitas dores de cabeça. Por isso, é importante avaliar o regime tributário da sua clínica ou consultório.
Existem três modelos existentes no Brasil: Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real. Para se adequar ao modelo ideal, é preciso conhecer as particularidades de cada um e escolher aquele que esteja de acordo com o modelo da empresa. Nem sempre a decisão é fácil, pois envolve questões burocráticas e técnicas, por isso é essencial contar com a ajuda de um especialista contábil.
É importante ressaltar que a bitributação é uma situação muito comum e que gera muita dúvida, já que o profissional de saúde realiza diversos atendimentos em conjunto com outros profissionais e, em geral, um fica responsável por receber o valor total pelo serviço e repassar a cada uma das partes a quantia que cabe a cada um.
Busque outras formas de comunicação
Sem dúvida, o telefone fixo é um dispositivo indispensável para todos os negócios. Porém, os gastos com tarifas telefônicas são extremamente altos e, atualmente, existem canais de comunicação que são mais usuais e garantem melhores retornos.
Sendo assim, para reduzir esses gastos, você pode investir em meios online como WhatsApp, E-mail, Skype, Chat e similares. Para isso, cabe avaliar o custo-benefício de cada ferramenta e a qualidade do atendimento que cada canal oferece, direcionando a escolha para o meio de comunicação mais adequado ao perfil do negócio.
Outra opção viável é implantar o agendamento online para os pacientes. Quando eles conseguem marcar a própria consulta, eles têm mais chances de retorno, já que o processo oferece mais autonomia ao cliente em relação ao método tradicional, que nem sempre é bem-sucedido.
Invista em ações de marketing digital
De modo geral, o marketing digital é responsável por conhecer o comportamento dos consumidores e aliar suas expectativas às necessidades do negócio. Para as clínicas, especialmente, essas ações aproveitam o potencial da internet para se comunicar diretamente com os pacientes.
O investimento no marketing digital costuma ser bem mais barato do que no tradicional, feito por meio de anúncios em revistas, jornais, material impresso e propagandas na TV. Por esse motivo, o meio virtual, como o uso de sites, blogs e mídias sociais é uma forma de segmentar e atrair pacientes e, consequentemente, de economizar recursos.
O e-mail marketing e as redes sociais, por exemplo, são ferramentas essenciais para manter o relacionamento com os pacientes, através do envio frequente de conteúdos e novidades que interessam o público. É o que conhecemos como nutrição de leads. Tudo isso aumenta a visibilidade da clínica e faz com que os usuários sintam-se mais confiantes, o que, de certa forma, aumenta o lucro do negócio.
Evite materiais impressos
Quando falamos em reduzir o material impresso da sua clínica, o objetivo é propor uma estratégia que impacta de forma direta no meio ambiente e no faturamento da empresa. Afinal de contas, o consumo de papel representa um custo alto. Além de reduzir na aquisição de folhas, você também economiza com tinta, manutenção das impressoras e preenchimento de documentos.
Nesse caso, uma alternativa eficaz é utilizar o prontuário eletrônico — um documento digital que integra informações relacionadas à saúde do paciente. Além de reduzir custos, a ferramenta garante agilidade no atendimento, segurança dos dados, maior produtividade e prevenção de desastres e perdas. Com isso, você consegue diminuir os gastos da sua clínica e investir no avanço do seu negócio.
Adquira um bom software de gestão
A tecnologia é uma excelente aliada que promove a diminuição de custos na clínica de saúde. Afinal, a adoção de sistemas como softwares de gestão só traz vantagens significativas à empresa.
Essa ferramenta oferece funcionalidades capazes de auxiliar em um bom gerenciamento do negócio, além de uma agenda otimizada e intuitiva para confirmação de consultas e relatórios financeiros que permitem listar todos os ganhos e as despesas da clínica. Além disso, esse recurso proporciona mais agilidade aos processos e garante resultados mais promissores.
É possível encontrar softwares que não comprometam o orçamento do negócio e que possibilitam maior controle das finanças. O ideal é escolher ferramentas de uma empresa reconhecida e que ofereça um produto de acordo com o perfil do negócio.
Como você viu, reduzir custos é possível em todos os setores da clínica. Siga nossas dicas para aumentar a lucratividade e ainda ter um bom relacionamento com os pacientes, oferecendo serviços e atendimentos efetivos que causem satisfação e bem-estar. Além disso, conte sempre com ferramentas que contribuam para a automatização de cada tarefa.
Portanto, se você deseja adotar alguma ferramenta para reduzir custos na sua clínica, conheça agora mesmo as nossas soluções. A ControleMÉDICO oferece os melhores serviços para a gestão completa da sua clínica. Entre em contato com a gente e saiba mais!