O número de faltas e atrasos dos pacientes nas consultas é um dos principais dilemas enfrentados por clínicas e consultórios médicos. O indicativo que representa esse número de faltas é mais conhecido como absenteísmo em clínicas. Acontece que essas faltas constantes podem caracterizar uma ameaça ao negócio, já que esses números indicam, em geral, situações de má gestão, insatisfação com o atendimento, ambiente desconfortável ou tempo de espera prolongado.
Em geral, o paciente que falta a consulta sem avisar desperdiça o tempo dos colaboradores, gera uma espera sem necessidade para outros pacientes e deixa um horário vago na agenda, que no fim do mês causa prejuízos financeiros ao negócio. Para que isso não aconteça, apresentaremos, neste artigo, algumas dicas essenciais de como evitar o absenteísmo nas clínicas, reduzindo as faltas e os atrasos constantes dos pacientes. Acompanhe o texto e saiba como colocá-las em prática!
Tenha um bom relacionamento com os pacientes
Construir uma relação empática e de confiança entre o paciente e os profissionais de saúde ajuda a reduzir as faltas na clínica. O bom relacionamento faz com que o paciente sinta-se reconhecido e respeitado, valorizando também o seu cuidado e buscando comparecer às consultas.
O paciente precisa se sentir acolhido e especial, desde o primeiro contato até o pós-consulta. Conhecê-lo bem, responder todas as suas dúvidas, pesquisar todo o seu histórico e mostrar-se disponível são formas de manter uma boa relação com os pacientes e, consequentemente, garantir um atendimento de qualidade.
Ofereça um atendimento humanizado
Outro fator importante para a experiência do paciente é o atendimento humanizado. As pessoas se sentem felizes e satisfeitas quando são bem acolhidas e têm suas necessidades básicas atendidas — isso faz com que o paciente sinta que a clínica se importa e se preocupa com seu bem-estar.
Nesse caso, não deixe de colocar o paciente em primeiro lugar. Procure saber como ele se sente e demonstre interesse em querer ajudá-lo, isso fortalecerá a comunicação e a confiança na relação com o profissional, além de demonstrar o lado humano, reduzindo, consequentemente, as ausências nas consultas.
Invista em tecnologias
A tecnologia é a grande aliada das clínicas modernas. Aquele telefonema ao paciente no dia anterior para lembrá-lo da consulta é um método que se torna obsoleto, além de demandar muito tempo da secretária. Nesse caso, as novas tecnologias de comunicação e atendimento são adotadas para aperfeiçoar algumas práticas. Por meio delas, além de garantir agilidade e praticidade no andamento dos procedimentos, os serviços se tornam instantâneos e eficientes.
Os bons softwares contam com ferramenta de agenda online que programa marcação, remarcação, lembretes de consultas e confirmação do comparecimento, além de permitir o cancelamento das consultas online. Isso facilita todo o atendimento e agiliza o trabalho da recepção, reduzindo as faltas dos pacientes.
Outra medida importante é ampliar os canais de comunicação da clínica, para facilitar o contato com o cliente. Disponibilize um número de WhatsApp e uma página nas redes sociais. Assim, as chances de ele mandar uma mensagem avisando que não poderá comparecer à consulta são bem maiores.
Valorize a pontualidade
Uma das principais reclamações dos pacientes nas clínicas é o tempo de espera demorado — que influencia diretamente na sua experiência. Para evitar que esses problemas aconteçam e baguncem toda agenda da clínica, aumentando, assim, o tempo de espera dos pacientes, preze pela pontualidade de todos os profissionais, evite atrasos e organize todas as marcações, garantindo que nenhum paciente seja esquecido.
Quando o médico se atrasa e faz o paciente aguardar na recepção, isso demonstra uma sensação de descaso com o atendimento e com o próprio paciente, fazendo com que ele se irrite e não respeite o profissional. O resultado são atrasos frequentes e faltas sem retorno, que complicam ainda mais o andamento da clínica.
Ofereça um ambiente confortável
De nada adianta ser um ótimo profissional e ter ferramentas de trabalho inovadoras, se o seu paciente chega na clínica e não encontra um ambiente prazeroso. Afinal, um ambiente agradável e confortável faz toda diferença nessa hora, pois ele precisa se sentir bem no tempo de espera.
Dessa forma, ofereça um espaço estruturado, organizado e moderno, com bons equipamentos. É interessante, também, disponibilizar ferramentas de distração (revistas, televisão e senha de Wi-Fi), água e café enquanto o paciente aguarda o atendimento. Tudo isso demonstra uma preocupação com o conforto do paciente e profissionalismo, são diferenciais importantes para que eles se sintam à vontade.
Aprenda com as críticas e reclamações
Ouvir críticas e reclamações de clientes nem sempre é uma tarefa fácil. Contudo, é fundamental. Isso porque, constantemente, o absenteísmo em clínicas pode estar associado às condições ruins de atendimento, por exemplo.
Portanto, é importante identificar as irregularidades para garantir o retorno e a satisfação do paciente com os serviços prestados. Ao receber críticas do paciente, ouça sempre com atenção o que ele tem a dizer e dê uma resposta adequada e humanizada, esse feedback pode ajudar a construir uma experiência melhor e a ter uma percepção mais inovadora da sua clínica.
Melhore o atendimento da recepção
O atendimento prestado pelos recepcionistas pode influenciar consideravelmente o bem-estar dos pacientes. Quando os colaboradores recepcionam mal as pessoas que frequentam o local, eles acabam por gerar insatisfações e eventuais conflitos.
Em resumo, treine a equipe e mantenha todos os funcionários engajados e motivados, isso garante que o paciente tenha a melhor experiência de atendimento possível, desde a chegada à saída, o que aumenta as chances de estarem presentes na próxima consulta.
Não se esqueça de que existem diversos motivos que levam os pacientes a faltarem, por isso, é importante manter uma comunicação direta com eles para investigar as causas e buscar estratégias para reduzir as ausências. Seguindo todas essas dicas, fica bem mais fácil evitar o absenteísmo em clínicas médicas e potencializar a qualidade de seus serviços para garantir o retorno dos pacientes.
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