Gerenciar os recebimentos é um dos fatores mais importantes na saúde financeira de uma clínica. Não ter o controle dessa área pode levar a atrasos nos recebimentos e causar problemas no fluxo de caixa — e um caixa no vermelho é tudo o que você não deseja. Ao ficar sem dinheiro, seu negócio terá problemas em pagar as contas, desonrando seus valores e encontrando problemas financeiros ainda maiores.
Também é muito normal a existência de planos de pagamento nesse tipo de negócio, tornando as transações financeiras bastante recorrentes. Assim, uma má gestão de recebimento se torna ainda mais complexa com a existência de mensalidades.
É ótimo receber valores definidos por um longo prazo, já que isso ajuda a manter um fluxo estável. Porém, na gestão de recebimentos é comum encontrar desafios. A tarefa é complexa, mas não é impossível. Pensando desse modo, preparamos para você algumas dicas para ajudar a manter as finanças de recebimentos da sua clínica em ordem, assim deixando o caixa no azul. Ficou interessado e quer saber como fazer isso? Continue lendo e confira.
Controle as finanças
A administração financeira na sua clínica é gerenciada por quem? Você mesmo cuida dessa área ou possui algum gerente? Prefere terceirizar esse trabalho?
Essas são questões importantes que devem ser respondidas, já que a eficácia nesse setor é fundamental para manter uma boa saúde financeira em qualquer negócio — e você não quer ter problemas financeiros.
Sendo assim, a pessoa responsável pelo caixa e o contador precisam ter acesso aos dados de recebimentos e seus resultados. Conseguir manter o setor sob controle é um trabalho complexo que pode levar tempo, mas que evita crises financeiras. E uma crise é tudo que você deve evitar.
Organize os processos de gerenciar recebimentos
A verdade é que a organização é essencial para tudo e a sua ausência prejudica a produtividade. Para manter um bom fluxo, é necessário criar um planejamento mensal — um software ajuda muito nessa tarefa — que deve prever os recebimentos e registrá-los.
Quando se trata de recebimento de contas, uma regra importante é não contar com o valor antes dele ser recebido. O valor que vai entrar no caixa deve ser previsto, mas seu lançamento nas finanças da clínica só deve ser realizado após ele ser devidamente pago. Ao gerenciar os recebimentos dessa forma, seu negócio se manterá longe de problemas com gastos maiores do que aquele que deve ser recebido. Em outras palavras, sua clínica ficará longe das dívidas.
Sendo assim, organizar esse processo torna possível a manutenção da saúde financeira da clínica, garantindo o dinheiro em caixa com antecedência — providenciando o pagamento de todas as contas.
Evite erros de anotação
Quando se trata de finanças, uma simples vírgula inserida no lugar errado consegue causar grandes estragos na contabilidade. Então, sua clínica deve tomar bastante cuidado com a checagem de dados para evitar maiores problemas — já que eles podem levar qualquer empresa a falência.
É muito importante revisar periodicamente os dados, além de checar a veracidade dos que estão muito discrepantes. Esses erros são encontrados mais facilmente quando se tem conhecimento total de cada área da clínica. Nesse contexto, o dono do local deve acompanhar de perto esse processo, mesmo se algum funcionário for o responsável pela gestão financeira.
Não tenha medo de cobrar
Se você cumpre os seus serviços, é seu direito receber o valor previsto por ele. Não deixe de cobrar faturas atrasadas, isso não vai fazer sua clínica perder pacientes.
Acredite, é muito comum esquecer a data de vencimento de algum pagamento. Sua clínica pode enviar notificações em datas próximas ao recebimento, já que esse simples ato evita o não pagamento de contas.
Também é válido estimular o pagamento antecipado. Para fazer isso basta oferecer vantagens, o que torna possível até mesmo um aprimoramento das relações com pacientes e serviços.
Ao antecipar os recebimentos, sua clínica adotará uma ótima opção. Essa estratégia permite mais dinheiro no caixa antes do previsto e ainda ajuda a fidelizar pacientes. Além disso, as pessoas que se satisfazerem com esse hábito vão recomendar sua clínica com muita frequência, o que é muito bom para qualquer negócio.
Use um software para facilitar o processo
Uma das maiores dificuldades na gestão é conseguir acompanhar todas as operações financeiras de maneira eficaz. São tantas planilhas, dados e papeis e esse volume de informações podem acabar atrasando toda a operação.
Assim, controlar as finanças fica muito mais fácil quando se usa um sistema de gerenciamento específico, seja controlado por você ou outra pessoa responsável por essa função. Um software de gestão clínico integra todos os setores, diminui a possibilidade de erros e aumenta o controle dos processos.
Em uma simples revisão é possível identificar, em um único lugar, os recebimentos e diversos outros recursos do seu negócio. Dessa forma, fica muito mais fácil cuidar da saúde financeira da sua clínica.
Inclusive, uma pesquisa do Serviço de Proteção ao Crédito (SPC), chegou a conclusão de que a falta de disciplina é a maior dificuldade no controle de gastos. E, com informações espalhadas para todos os lados na gestão, é extremamente complicado manter uma disciplina que dê resultados.
Manter uma boa saúde financeira é de extrema importância para qualquer negócio, mesmo quando tratamos de uma empresa de pequeno porte. Sendo assim, trate esse setor com muito cuidado e evite os erros.
Ao longo do artigo vimos que gerenciar os recebimentos é uma tarefa complexa, mas que pode ser melhor aplicada com um bom controle, organização e a minimização de erros que podem ser fatais. Além disso, no último tópico você conferiu a importância do uso de um software de gestão especializado no assunto, já que essa ferramenta consegue facilitar processos e integrar todas as áreas em um único software — inclusive, você pode conhecer nossa ferramenta específica.
De todos os modos, como anda a gestão financeira da sua clínica? O caixa está no azul ou passa por problemas? Conhece mais alguma boa dica? Deixe nos comentários sua experiência com assunto para ajudar outros profissionais da área.
