Como qualquer outro negócio, uma clínica odontológica precisa ser organizada, já que, assim, é possível aumentar a produtividade e a qualidade do trabalho, manter uma boa atualização sobre o gerenciamento de todos os processos e satisfazer cada paciente, além de conseguir novos.
Ainda, em estabelecimentos na área de saúde, os cuidados com a organização devem ser redobrados.
Mas como manter um consultório em ordem? Pensando sobre isso, separamos para você uma lista com 5 dicas de gestão imprescindíveis que todo dono de clínica deve seguir.
1. Cuide do visual e da higienização do ambiente
Manter o ambiente limpo, cheiroso e bem cuidado é essencial para uma clínica, principalmente por ser um lugar dedicado à saúde bucal.
O exemplo tem que vir de cima, sendo assim, uma clínica que está mal higienizada não passará uma boa mensagem para os pacientes.
Um consultório bem cuidado fica mais harmônico e receptivo, além de transmitir tranquilidade aos pacientes durante os procedimentos.
Também é muito importante ter uma sala de espera organizada, pois a primeira impressão é a que fica. Esse é o primeiro contato dos seus pacientes com o ambiente que você realiza o seu trabalho, então, nada de relaxar nessa área. Opte por um lugar sofisticado, calmo e aconchegante.
Uma pessoa que se depara com uma sala de espera mal decorada, simples demais e desorganizada pensará que os profissionais que trabalham no local não são competentes.
Porém, é muito importante ressaltar que ambientes de saúde, como laboratórios, hospitais e clínicas, devem seguir uma série de rigorosas normas da vigilância sanitária. Essas regras impedem que tais estabelecimentos usem determinados tipos de materiais.
2. Use agenda eletrônica em sua clínica
Ninguém já nasce organizado. Porém, essa é uma característica que pode ser adquirida com atitudes proativas. E, inclusive, estudos dizem que pessoas organizadas vivem mais, sendo este um bom motivo para adotar o hábito da organização em sua vida e no seu negócio também.
Sabendo disso, tenha em mente que manter os horários sob controle é imprescindível para qualquer empresa, e, para tanto, o uso de uma agenda é essencial.
Nesse ponto, mais uma vez, a tecnologia ajudará no processo. Como uma agenda de papel pode atrasar muitos processos, adotar uma opção eletrônica é bem importante para evitar uma grande confusão com horários, funções e atendimentos de pacientes.
Como dito anteriormente, por meio da tecnologia, é possível deixar expostas informações para todos os setores da sua clínica. Assim, cada colaborador poderá visualizar dados sobre os pacientes e horários por meio de um celular pessoal.
Escolhendo um bom sistema de gestão, a sua clínica poderá organizar melhor os horários, liberar uma função de agendamento online e verificar rapidamente as prescrições feitas em outras consultas.
Este último item pode proporcionar um atendimento mais detalhado e direto para cada paciente, e você poderá resolver os problemas de forma rápida e com eficácia.
3. Tenha um bom relacionamento com os pacientes
Parte da organização está relacionada com o fator de proximidade entre colaboradores e pacientes, então, é essencial que o consultório se saia bem nessa tarefa e consiga se comunicar melhor com os pacientes.
Com o histórico de cada pessoa que vai até a sua clínica em mãos, é possível oferecer um atendimento diferenciado, personalizado e de extrema eficiência.
A tecnologia — mais uma vez! — pode impulsionar essa tarefa, que, se fosse feita manualmente, levaria bastante tempo. Um profissional que possui o histórico do paciente passará muito mais confiança, e, dessa maneira, a sua clientela se sentirá mais satisfeita com o trabalho e, possivelmente, recomendará a sua clínica para os familiares e amigos.
4. Adote um software de gestão especializado
Essa é a principal dica presente neste artigo. Afinal, várias das sugestões após este tópico precisarão de um software de gestão para funcionarem da melhor maneira possível.
A verdade é que não importa o tamanho do empreendimento: uma gestão feita por meio de um software especializado consegue ser mais eficaz na economia geral.
Tendo um maior controle de dados em todos os setores do negócio, será possível ganhar mais tempo em tarefas que levariam dias e até semanas se fossem feitas manualmente.
Também é válido ressaltar que os dados coletados por essas ferramentas são extremamente confiáveis, além de todas as informações estarem seguras. Problemas tecnológicos ou acidentes no trabalho podem ocorrer — tanto que, em 2014, as empresas brasileiras tiveram um prejuízo de US$ 26 bilhões em perda de dados —, mas nenhum imprevisto danificará os arquivos coletados.
Além disso, todas as informações estarão integradas, isto é, elas poderão ser acessadas por diversas áreas da empresa.
De todo o modo, adotar essa tecnologia ajuda na tomada de decisões rápidas, no controle de prazos e ainda na redução dos custos com horas extras, tinta para impressora e papel.
5. Organize as questões financeiras
A gestão financeira é de extrema importância em qualquer negócio, pois é por meio dela que os empreendedores conseguem entender a situação atual da empresa, quando se trata de dinheiro.
E um software de gestão também é muito eficaz nessa tarefa, já que, por meio dele, será possível gastar poucas horas para fechar o faturamento. Os processos de gerenciamento de planos de saúde, recebimento e pagamento de contas serão muito mais rápidos com o uso da tecnologia.
Além disso, os riscos de falhas são reduzidos drasticamente, e todas as informações ficam bem mais seguras. Desse modo, a clínica ainda poderá mensurar o crescimento do estabelecimento.
Também é possível identificar as áreas que usam mais recursos, as que podem ter os custos reduzidos e as que precisam de maiores investimentos. Assim, é possível ser mais eficiente na distribuição das finanças.
A verdade é que todos esses processos podem ser feitos manualmente, mas um software agiliza muito as obrigações financeiras. Com o auxílio da tecnologia, será possível investir o tempo que, antes, era utilizado para trabalhos manuais, em outros afazeres.
Compromisso com as melhorias
Como vimos hoje, manter uma clínica em funcionamento pode parecer complicado inicialmente, mas, com a adesão de um bom software de gestão e a adoção de atitudes proativas, o trabalho será simples, melhorando consideravelmente a sua organização.
