Se você está preocupado em desempenhar uma boa gestão na sua clínica, ao mesmo tempo em que sempre precisa correr para apagar incêndios aqui e ali, fique tranquilo. Separamos seis dicas para controlar gastos e diminuir as suas despesas que você pode aplicar a partir de agora.
Tem dias em que o entra e sai de uma clínica odontológica é um movimento que chega a dar uma tonteira. Em outros momentos, a coisa parecer ficar mais calma. Esta é a hora em que achamos que vai dar para conseguir organizar melhor a gestão da empresa, mas logo a correria volta e acabamos sem o tempo necessário para organizar tudo.
Confira!
Anote e entenda seus gastos
Essa é uma tarefa que, a princípio, parece burocrática demais — tanto que algumas pessoas subestimam o enorme potencial de ganho proporcionado por uma atividade tão simples e preferem deixá-la para depois.
Em uma clínica, várias contas precisam ser pagas e todas elas têm datas, valores e frequências diferentes. Caso você não tenha um bom sistema de gestão de clínica (o que, aliás, é uma boa ideia), separe um lugar para anotar seus gastos médios em um mês.
Anote tudo o que você precisa pagar periodicamente — quanto àquelas despesas que são mais ocasionais, tenha o cuidado de fazer uma proporção. Por exemplo: se você tem um fornecedor que te cobra R$ 900,00 a cada três meses, anote R$ 300,00 por mês no seu controle.
Depois de fazer isso, agrupe todo esse volume de itens e números em dois grupos: um para aqueles referentes às despesas fixas e outro às despesas variáveis. As fixas são aquelas contas que, tendo clientes ou não na sua clínica, são pagas. Entre elas podemos citar o aluguel, os impostos e os gastos com contabilidade, por exemplo.
As despesas variáveis são os gastos que aumentam sempre que você atende mais pacientes: papel toalha, flúor, algodão e por aí vai. Ao final, divida cada item pelo número de clientes que são atendidos em média por mês.
Todos os itens estão fazendo sentido ou algum está muito mais caro do que deveria? Preste atenção principalmente aos gastos variáveis!
Ajuste sua agenda
Pegando um pouco do raciocínio anterior, lembre-se de que você tem muitos custos somente por estar com as portas abertas. Cadeiras vazias significam para o seu negócio perdas financeiras. Para resolver isso é preciso atrair mais pacientes e manter seus níveis de cancelamentos os menores possíveis.
Um bom sistema odontológico vai te ajudar a manter seus horários mais cheios e com uma menor taxa de cancelamento de clientes. Algo que pode também ser feito para te ajudar nessa tarefa é simplesmente adotar uma ferramenta automatizada para envio de SMS para os pacientes de maneira a lembrá-los das consultas.
Que tal usar esses lembretes de visitas e deixar de perder dinheiro com pessoal ocioso?
Compre materiais com sabedoria
Sair correndo para comprar alguma coisa porque acabou no estoque é algo a evitar sempre. Primeiro porque toma o seu tempo quando provavelmente você já estava fazendo outra coisa e segundo porque o item em questão pode te custar mais caro. O ideal na hora de fazer o abastecimento dos seus suprimentos é manter uma programação bem-feita.
Com uma boa noção do volume que você precisa comprar, dos preços médios praticados pelo mercado, da validade dos itens e da sua disponibilidade de estocar, pode ser uma excelente ideia comprar lotes maiores junto ao seu fornecedor em troca de prazos melhores para pagamento ou descontos.
Em vez de comprar picado cada coisa em um lugar — o que te toma tempo de negociação e mais operações para realizar —, veja a possibilidade de ganhar mais benefícios escolhendo menos fornecedores. Lembre-se de sempre comparar as opções para ter mais poder de negociação!
Cuide de sua infraestrutura
Sua clínica, assim como qualquer outro estabelecimento comercial, precisa necessariamente de manutenção — é melhor que você atente para isso antes que seja tarde ou caro demais.
Agende, de tempos em tempos, uma revisão do seu espaço. Confira se existem vazamentos ou goteiras, se a parte elétrica está em boas condições e se itens como as fechaduras, as maçanetas, as janelas e os sistemas de segurança estão funcionando corretamente.
Além disso, considere utilizar algumas soluções para diminuir seus gastos como, por exemplo, temporizadores para torneiras, sistemas de detecção de presença para a iluminação de algumas áreas, molas para portas que não podem ficar abertas por causa de ambientes climatizados e outras coisas do tipo.
Cada ajuste faz seu negócio ficar mais rentável.
Avalie sua publicidade
Muita gente fala que publicidade não é gasto, é investimento. Na verdade, isso depende de algumas coisas. Investimento é tudo o que você faz para gerar mais retorno do que o que você gastou inicialmente — se você está ganhando mais clientes graças à sua publicidade, parabéns! Se não, é hora de repensar.
Para conseguir medir o que anda funcionando e o que só te faz gastar dinheiro, pense em fazer uma pesquisa com seus clientes. Pergunte a eles como conheceram sua clínica. Assim você saberá que tipo de divulgação tem mais efeito positivo para o seu negócio e terá mais confiança em investir recursos nisso.
Dê manutenção nos seus equipamentos
Equipamentos velhos e mal cuidados, além de passarem uma péssima impressão para os pacientes, são potenciais fontes de problemas financeiros para o bolso da sua clínica odontológica.
Ter que comprar um equipamento caro de uma hora para outra porque o seu pifou não ajuda a manter o seu fluxo de caixa muito sadio. O melhor é sempre programar-se.
Uma boa ideia é fazer uma reserva de recursos, aplicando um valor preestabelecido para estar com o dinheiro na mão quando você precisar dele. Até lá, trate de cuidar dos equipamentos que você tem.
Utilize filtros de linha para que eles tenham suas partes elétricas mais protegidas. Mantenha-os limpos e longe de áreas ou ferramentas que possam prejudicar sua durabilidade — como água, vapor ou fontes de calor.
Todo ano você perde em torno de 10% dos seus equipamentos por depreciação. Faça a manutenção preventiva para que possa contar eles por mais tempo e avalie a possibilidade de revendê-los antes que eles fiquem sucateados demais.
Agora que você já aprendeu boas dicas para controlar gastos em sua clínica odontológica, aproveite para divulgar essas práticas para seus amigos e colegas postando este texto em suas redes sociais! Vamos passar essas boas práticas adiante!
