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Os materiais, medicamentos e insumos utilizados em uma clínica têm grande impacto no custo financeiro de funcionamento da unidade. O planejamento de compras, em qualquer estabelecimento de saúde, desempenha um papel estratégico e precisa ser bem planejado.
É uma área ligada a constantes transformações, inovações e competitividade entre fornecedores presentes no setor de saúde. Além disso, materiais bem escolhidos e de qualidade permitem que os profissionais de saúde ofereçam atendimento de ponta e eficiente para os seus pacientes.
Um bom planejamento de compras é necessário para o alcance desses objetivos. Por isso, no post de hoje, trataremos de alguns tópicos que devem ser levados em consideração nesse processo. Acompanhe!
Ter um sistema de gestão
Utilizar um sistema de gestão que inclua o setor de compras e estoque na clínica possibilita maior organização e controle dos insumos e materiais para o gestor.
Os softwares de gestão, como ControleOdonto e ControleMédico, oferecem recurso de emissão de SUGESTÃO DE COMPRAS, baseado em variáveis como Estoque Mínimo, Estoque Ideal, Demanda Média, etc. Isso eleva muito o nível de produtividade da clínica, pois no dia-a-dia, este relatório é o guia que inicia o planejamento das compras.
Um processo de compras organizado é necessário para que o gestor tenha a noção real da quantidade de material que o estabelecimento necessita e que é utilizada no dia a dia de atendimento, evitando desperdícios e gastos adicionais.
Outra vantagem é que o sistema de gestão fornece dados de base que podem ser utilizados para planejamento operacional em situações de maior demanda, como campanhas de saúde e mutirão de exames.
Uma boa gestão evita que os profissionais de saúde tenham que trabalhar sem o material adequado, o que pode diminuir consideravelmente a qualidade do atendimento.
Padronização de cadastros
O processo de planejamento de compras da clínica depende da padronização de medicamentos, materiais e insumos médico-hospitalares para basear as solicitações.
Essa padronização é feita a partir de características específicas definidas pela clínica:
- Procedimentos realizados;
- Patologias tratadas;
- Medicamentos utilizados;
- Quantidade de profissionais que atendem.
A padronização permite uma base para as compras, além de fazer o controle de qualidade dos materiais em uso e dos novos a serem comprados.
Essa padronização deve se basear em estudos de eficiência dos produtos e custo-benefício de cada item. A falta de padronização dos produtos adquiridos é um dos maiores erros da gestão de compras.
Escolha do fornecedor
A escolha de fornecedores é uma das partes cruciais para o sucesso no planejamento de contas. Muitos aspectos devem ser levados em consideração para se definir o melhor fornecedor, e isso vai além do preço e da qualidade do produto.
Conhecer os fornecedores pessoalmente e o local de trabalho traz informações sobre a forma de trabalho e a qualidade do produto comprado, que é de extrema importância e dá segurança à área de saúde (para trabalhadores e pacientes).
É importante se certificar que o fornecedor escolhido tenha disponibilidade de entrega dos produtos que você necessita na clínica. Isso garante que tenha a quem recorrer mesmo em momentos de urgência.
Após uma busca dos melhores fornecedores na área, o próximo passo é realizar a cotação do que você necessita para a clínica e comparar os preços e condições para finalizar a escolha.
Tenha sempre uma lista de fornecedores confiáveis à qual recorrer. É interessante criar uma lista com notas para cada fornecedor, avaliando cada item de importância: prazos de entrega, qualidade da mercadoria, disponibilidade, comprometimento, histórico.
Gestão do estoque
Um dos grandes problemas dos estabelecimentos de saúde é a compra exagerada de produtos, que gera a lotação do estoque, muitas vezes com materiais pouco utilizados que chegam a ter o prazo vencido sem uso.
Os estabelecimentos de saúde necessitam de um estoque local, para o adequado atendimento dos pacientes, mas ele deve ser bem planejado para evitar gastos desnecessários e ocupação exagerada de espaço físico dentro da clínica.
Os estoques são necessários para:
- Garantir o abastecimento dos consultórios ou unidades no dia a dia;
- Diminuir atrasos ou demoras no fornecimento do produto para a clínica;
- Planejar em determinadas épocas com mais uso dos produtos;
- Garantir a segurança do atendimento do paciente.
Devem ser realizados cálculos dos materiais e insumos utilizados mês a mês, para que se saiba as quantidades mínima e máxima de cada material ou medicamento, levando também em consideração os possíveis momentos de crise ou os surtos de doenças.
Capacitação dos funcionários
Um planejamento de compras ideal deve incluir a capacitação dos funcionários para o uso dos insumos adquiridos. Afinal, de nada adianta investir em sistemas de gestão, calcular estoques e escolher os melhores fornecedores se os funcionários não souberem como utilizar os materiais da melhor forma.
Por isso, é importante elaborar recomendações de uso para os medicamentos e materiais utilizados na clínica. Os funcionários devem ser atualizados quanto às novas tecnologias e produtos instituídos nos processos de atendimento, isso influencia na melhoria no atendimento ao paciente com o uso adequado dos insumos e materiais.
Essa visão de capacitação traz benefícios, como:
- Diminuição de desperdício de produtos por mau uso;
- Valorização do profissional, que se sente parte das mudanças e inovações que ocorrem na unidade;
Ajuste de orçamento
Toda instituição precisa ajustar seu orçamento às suas necessidades, isto é, o gestor precisa ter clareza de todos os produtos que precisam ser comprados e suas quantidades, de acordo com o fluxo de caixa e as previsões orçamentárias do mês.
Muitas vezes, o planejamento de compras precisa ser reajustado algumas vezes até que a solicitação de materiais esteja de acordo com o orçamento da clínica.
Por isso, é interessante que o gestor sempre possua um plano B, que possa ser utilizado nesses momentos de imprevistos. Esse plano B deve contar com fornecedores alternativos, planejamento de estoques reduzidos e outras alternativas que ajudem a otimizar o plano para que ele fique dentro do orçamento.
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Esta série de dicas pode auxiliar no planejamento de compras da sua clínica, o que influenciará em todas as etapas do seu atendimento, além de garantir a diminuição de custos e a melhoria na qualidade do atendimento para os pacientes.
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