A gestão de compras em empresas de pequeno e médio porte é hoje um grande desafio para os administradores hospitalares. Isso porque o número de itens a ser adquirido frequentemente inviabiliza uma aquisição de grandes proporções.
Além disso, a movimentação do estoque de produtos nas clínicas pode sofrer variações maiores se comparada à de grandes instituições, em que é possível prever o consumo de alguns itens.
Mas nada que algumas técnicas não resolvam, ou pelo menos, minimizem a problemática da gestão de compras alinhada ao estoque de insumos farmacêuticos dentro dos consultórios.
Quer saber como manter uma gestão racional desses produtos? Então, acompanhe nossas dicas e fique por dentro!
Controle eficazmente a movimentação dos produtos
A movimentação real de produtos deve acompanhar as entradas e saídas no ambiente virtual ou por meio de fichas de prateleiras na ausência da informatização.
As entradas de produtos contabilizadas por notas fiscais, empréstimos ou doações devem ser registrados adequadamente no sistema informatizado como o ControleODONTO para clínicas odontológicas ou ControleMÉDICO para clínicas médicas.
As saídas de consumo, perdas por extravio ou quebras devem ser atualizadas em tempo real para comparar com o estoque existente. Sabendo dessas principais movimentações é possível calcular o consumo médio mensal ou obter esses dados no sistema informatizado.
A partir dessa análise será possível estimar o estoque de segurança e verificar a área física compatível para armazenamento desses itens. Vale lembrar que medicamentos sujeitos a controle especial (portaria 344/1998 e atualizações) precisam de autorização para compra.
Busque informações pertinentes sobre os fornecedores
Assim que for definida a quantidade a ser adquirida de cada produto é importante fazer uma lista dos fornecedores para enviar um pedido de orçamento. Antes disso, recomenda-se qualificar os fornecedores, ou seja, solicitar informações a respeito da idoneidade da empresa.
Nesse sentido, devem ser solicitados todos os documentos que comprovem sua atuação como fornecedor, distribuidor ou fabricante de produtos. Essa documentação inclui alvará de funcionamento, certidão de responsabilidade técnica, autorização para venda de produtos controlados, etc.
Também deve ser verificado o pedido mínimo para faturamento, as condições de entrega, os tipos de produtos que são comercializados e as informações em casos de mercadoria avariada ou fora da validade.
Avalie a importância econômica e clínica dos itens
Em uma instituição de saúde é importante manter os produtos clínicos necessários para o bom funcionamento da empresa. Além disso, é crucial fazer um levantamento dos custos dos produtos para não incorrer em perdas econômicas significativas.
Nesse sentido, foram elaboradas duas classificações que devem ser analisadas enquanto mercadorias em estoque e importância clínica. A primeira classificação é a curva ABC e se refere à importância econômica dos itens e a segunda é a curva XYZ.
A curva ABC pressupõe que os produtos A são os mais onerosos para o consultório e por isso são adquiridos em menor quantidade devido ao risco de não utilizá-los. Os itens C são os menos onerosos e sua aquisição, mesmo em grande quantidade, não impacta no orçamento financeiro da empresa. Os itens B são intermediários em relação ao custo. O custo total é o resultado do custo unitário e o consumo médio do item.
A classificação XYZ leva em consideração a importância clínica do produto. Um item X é aquele insubstituível e sua falta pode comprometer seriamente a assistência ao paciente. Geralmente está relacionada a medicamentos de suporte à vida e retorno de anestesia.
Os itens Z possuem muitos substitutos clínicos e sua falta não impacta na assistência clínica, pois existem produtos similares em sua ação.
Para os itens Y são encontrados substitutos, mas em menor quantidade se comparados aos produtos Z.
Mantenha um local adequado para armazenamento
Ao programar a entrega de produtos é imprescindível garantir um local adequado para armazenamento. Dessa maneira é necessário atentar-se para as condições ambientais e a rotina do setor.
Um local de armazenamento de produtos clínicos deve manter uma temperatura constante que não exceda 37 ºC, portanto, é crucial o registro diário por meio de um termômetro. Além disso, as janelas devem possuir tela para impedir a entrada de insetos e roedores.
As prateleiras devem estar afastadas da parede e os produtos não podem ficar diretamente no chão. É importante respeitar o empilhamento máximo de caixas recomendado pelo fabricante para não danificar os produtos e fazer a estocagem seguindo os padrões de amarração.
Os produtos termolábeis devem ser armazenados em geladeiras com porta transparente e somente deve conter produtos clínicos, sendo vedada a presença de alimentos e bebidas.
Analise a rotatividade dos principais itens
A tendência atual é manter o estoque mínimo que corresponda ao consumo de poucos dias. Para que esse equilíbrio seja alcançado é preciso muito estudo sobre o padrão de consumo dos itens e a influência da sazonalidade.
A sazonalidade pode ser conceituada com a modificação no padrão de consumo de insumos farmacêuticos conforme a mudança climática. Existem situações de entrada de novos serviços ou predileção médica por algum produto que são fatores interferentes no processo de compra.
Ademais, é preciso ficar atento à validade dos produtos. Por isso, recomenda-se manter a rotatividade dos itens organizando os produtos de forma que os que estão com validade mais próxima sejam utilizados primeiramente. Pode-se também oferecer os itens com validade próxima como consignação ou permuta para empresas clínicas parceiras.
Em situações excepcionais recomenda-se enviar um comunicado sobre os produtos que estão perto da validade para que os profissionais possam utilizá-los quanto antes e evitar desperdício.
A gestão de compras é uma ferramenta que quando bem desenvolvida traz benefícios importantes para as empresas de médio porte. Para tanto, a gestão de estoque precisa garantir a quantidade real de consumo para facilitar o processo de aquisição.
Deve-se sempre considerar as movimentações de estoque, a classificação econômica e clínica dos itens e as formas de armazená-los. Somando esforços e delegando atividades, os gestores conseguirão um controle satisfatório do estoque dos produtos e um processo racional de compras.
