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Muitos gestores ficam em dúvida se devem ou não fazer parte de uma rede credenciada por não saberem exatamente como funciona o recebimento do plano de saúde na clínica. De fato, isso pode ser algo difícil de ser controlado, pois o pagamento feito pelas operadoras costuma ser bem burocrático.
De qualquer forma, o controle adequado é fundamental para a saúde financeira da clínica, principalmente se a maior parte do faturamento vem dos planos. Neste post explicamos como é feito o recebimento e apresentamos algumas maneiras de melhorar o controle. Continue a leitura e saiba mais!
Por que controlar o recebimento dos planos?
Se você optou por se credenciar a um ou mais planos, já deve ter percebido como é sistemático e até demorado receber das operadoras. Depois de preencher corretamente as guias TISS geradas nas consultas, é preciso cadastrar cada uma no site da empresa e depois enviar por Correio.
Só depois que essas informações forem processadas é que o pagamento será feito. Isso pode levar muito tempo, o que pode comprometer o fluxo de caixa da clínica. No entanto, a partir do momento que a consulta e outros procedimentos são feitos, pode ocorrer uma expectativa de recebimento.
Assim, é comum que as clínicas, esperando receber uma determinada quantia do plano dentro de um prazo, comprometam essa verba de alguma maneira. É o que acontece com qualquer pessoa esperando receber o salário no fim de cada mês e com a maioria das empresas. Mas é um pouco mais complicado quando se pensa nos planos de saúde.
Isso porque o pagamento pode demorar mais do que o esperado, além da ocorrência de glosas, que reduzem o faturamento. Ou seja, é fundamental fazer um controle adequado de todos os atendimentos pelos planos de saúde, bem como de todos os valores que serão recebidos.
O que a clínica deve fazer para evitar glosas?
Uma glosa acontece quando a operadora de saúde se nega a pagar um serviço prestado. Isso pode ocorrer por diversos motivos, que vão desde a realização de procedimentos que não são cobertos, até o preenchimento incorreto das informações na guia. As glosas chegam a comprometer cerca de 10% do faturamento médio de uma clínica.
Ao receber as guias para a cobrança, a Operadora do Plano de Saúde abre, no sistema de informação, um lote por prestador, em que são discriminados todos os procedimentos executados. O lote que representa o valor faturado à operadora é encaminhado para a auditoria verificar a conformidade dos procedimentos. A análise da conformidade abrange critérios técnicos e administrativos. O procedimento não conforme é glosado. Assim, os procedimentos faturados são a soma dos procedimentos pagos e dos glosados.
Caso o prestador não concorde com a glosa, poderá recorrer por meio de processo denominado “revisão de glosa”, no qual nova apreciação do procedimento será realizada.
Dessa forma, evitar a ocorrência de glosas é uma das ações mais importantes para se fazer o controle adequado do recebimento do plano de saúde na clínica. A seguir, veja o que deve ser feito para se reduzir o risco de glosas.
Treine a equipe de colaboradores
As falhas humanas prejudicam bastante a eficiência nas rotinas administrativas, principalmente no que cabe aos atendimentos realizados pelos convênios médicos. Assim, é importante que todos os colaboradores sejam bem treinados e tenham consciência da responsabilidade sobre o preenchimento correto das informações.
Para isso, é necessário realizar treinamentos constantes. Os esforços devem envolver a todos, desde o pessoal de atendimento até a equipe médica.
Informatize e integre a gestão
Softwares de gestão facilitam bastante a administração da clínica, além de reduzir as glosas. Isso porque todas as informações já são preenchidas automaticamente, evitando erros e fazendo um controle mais eficiente. As plataformas da clínica e da operadora podem ser integradas, o que ajuda a minimizar divergências que também resultam em glosas.
Crie novos procedimentos e metas
Para isso, é preciso que se conheça bem todo o funcionamento da clínica. Deve-se entender pontos de ineficiência e mais passíveis de resultar em erros. Depois, podem ser implantados novos processos, que também resultem em um menor custo da operação.
Em seguida, podem ser criadas metas para a redução de glosas e outros tipos de erros que gerem perdas no faturamento. Essas metas podem ajudar a entender tudo que precisa ser mudado e o que está dando certo. Elas podem ser obtidas a partir de indicadores encontrados por meio de business intelligence e auditorias.
Faça auditorias constantes
Não adianta implantar novos procedimentos sem verificar a efetividade deles. As próprias metas precisam se basear em dados reais. Por isso é tão importante fazer auditorias periódicas, que apresentem um panorama completo sobre a situação financeira da clínica e os recebimentos dos planos de saúde.
O ideal é auditar a cada 6 meses, sempre comparando com o faturamento e a redução de glosas no período anterior.
Como garantir um controle eficiente na clínica?
Fazer o preenchimento correto e detalhado das informações na guia e evitar a ocorrência de glosas são duas formas de controlar melhor o recebimento do plano de saúde na clínica. Mas existem outras dicas simples de serem implantadas no dia a dia. Veja a seguir.
Reduza custos
As auditorias também são importantes para se saber como reduzir custos operacionais, seja com materiais, nos processos e até na quantidade de colaboradores. Diminuir os gastos pode ser o primeiro passo para uma maior eficiência.
Faça um registro rigoroso
Qualquer mudança só pode ser feita com o total conhecimento sobre a operação, o que só ocorre por meio de informações precisas e detalhadas. Registre todo tipo de entrada e saída, com um fluxo de caixa organizado.
Estime um fluxo de caixa
O fluxo de caixa é uma ferramenta importante para se saber os valores que entram e saem da clínica. No entanto, também pode ser usado como uma projeção, uma vez que os pagamentos dos planos de saúde serão feitos apenas no futuro. Assim, é possível estimar quanto deverá ser pago e comparar com o que realmente entrou.
Tenha uma reserva
Se o valor recebido não corresponder ao valor estimado, a clínica pode entrar no vermelho. Por isso, é necessário fazer uma reserva, que será usada para o pagamento dos custos quando o valor pago pelos planos não corresponder às expectativas. Esse fundo deve ser reposto sempre que os pagamentos resultarem em um saldo positivo.
Todas as ações descritas acima podem ser bem mais eficientes se integradas em um software de gestão. Eles são fundamentais para controlar o recebimento do plano de saúde na clínica. Mas os gestores também precisam ter em mente que não se deve negligenciar mesmo os menores detalhes. A saúde financeira da sua clínica depende de muito trabalho e prudência.
Continue no Blog
Estamos discutindo este tema em alguns artigos que podem complementar a sua decisão. Acreditamos que sejam do seu interesse:
- Como credenciar sua clínica a um plano de saúde
- Vale a pena atender por plano de saúde? Conheça as vantagens!
- Por que aceitar convênio médico no seu consultório? Entenda mais
E você, conhece alguma outra desvantagem que deixamos de citar por aqui? Tem alguma experiência para compartilhar? Então, não deixe de comentar no espaço abaixo e ajudar outros profissionais da saúde também!
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