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Gerenciar a própria clínica não é uma tarefa simples, pois é necessário ter experiência e usar ferramentas que ajudem a gerir o negócio de forma mais eficiente. Além de se preocupar com a qualidade do trabalho, é necessário manter a equipe sempre atualizada e garantir um ambiente confortável e amigável para atrair pessoas.
No entanto, contratempos ainda podem ocorrer, como é o caso da inadimplência de alguns pacientes. Quando isso acontece, surge aquela dúvida: como cobrar um paciente?
A cobrança é a melhor forma de reduzir os inadimplentes e fazer com que seu consultório continue a prosperar. Para ajudar você a conseguir bons resultados, abaixo listamos algumas dicas de como você pode fazer essas cobranças sem muita complicação. Confira!
Como cobrar um paciente inadimplente e conseguir resultados positivos?
Para você fazer qualquer tipo de cobrança, é importante manter a calma e seguir algumas regrinhas para que não haja conflitos desnecessários. Em alguns casos, medidas mais complexas são necessárias, no entanto é possível receber de pacientes apenas com as dicas que estão abaixo e ter sucesso no negócio.
Enviar boletos
Uma boa opção é emitir boletos bancários e encaminhá-los para o paciente. Isso cria mais oportunidades na hora de cobrar uma pessoa. Para enviar o documento, você pode escolher os correios ou encaminhar por e-mail. Com isso, você ajuda o paciente a se lembrar da dívida e ainda facilita o pagamento, pois ele pode pagar pela própria internet.
Esse método é muito utilizado por diversas empresas, já que possibilita fazer com que o paciente inadimplente recorde do débito e agilize o tempo de cobrança e recebimento. Esses boletos nada mais são do que um meio de receber razoavelmente barato. Ou seja, você poderá fazer a cobrança sem grandes custos. Além disso, é possível fazer parcelamentos e dar descontos para quem optar pela quitação à vista.
Mandar SMS de alerta
Você pode achar que as mensagens de celular, conhecidas como SMS, estão ultrapassadas, mas, na verdade, essa tecnologia é bem viável quando se trata de mandar avisos sobre vencimentos de dívidas aos pacientes.
É possível ainda enviar uma mensagem quando há atraso de pagamento para alertar o paciente inadimplente, sem causar constrangimentos às partes. O melhor é que o uso de SMS tem amparo jurídico — caso seja necessário a comprovação da cobrança e dos alertas preventivos.
Oferecer descontos
Uma boa maneira de incentivar seus pacientes a liquidar suas dívidas é oferecer descontos para quem fizer pagamento à vista. Isso gera mais segurança na hora de receber o valor acertado antes do tratamento. Também facilita para que a pessoa arque com suas despesas. Sendo assim, combine o valor à vista e dê descontos. Com isso, seu paciente se sentirá mais satisfeito e você não diminuirá os riscos de ter prejuízo.
Você ainda pode ofertar um desconto maior caso o paciente faça o pagamento dentro do prazo ou incluir juros e multas que possam ser reduzidos em situações de atraso. Muitas pessoas acabam optando por liquidar a dívida de uma única vez para não aumentar as despesas.
Ser sutil e respeitoso com o paciente inadimplente
Sempre que você cobrar alguém, lembre-se de ser gentil e cauteloso, mas mantendo a firmeza e o profissionalismo. Você deve cobrar multas, mas tente facilitar para que o inadimplente efetue o pagamento sem que você fique no prejuízo. Alguns consultores financeiros recomendam que a cobrança seja feita em duas etapas: a primeira deve ser feita por telefone ou e-mail; a segunda, pessoalmente. No entanto, o ideal é você determinar qual método condiz com o seu negócio e é mais eficiente.
Somente com o histórico do paciente inadimplente em mãos você conseguirá encontrar a maneira de fazer contato, mas é importante ser sutil, já que pelo Código de Defesa do Consumidor, qualquer cobrança deve seguir regras impostas por lei. Assim, você não deve constranger ou ameaçar os inadimplentes, pois o ato pode gerar de um a três anos de multa.
Usar plataforma de cobrança e sistema de gestão de pagamento
Para que seu negócio continue a crescer, é importante fazer investimentos e contar com um sistema de gestão — inclusive um programa que auxilie nos recebimentos financeiros dos pacientes. No mercado, existem alguns softwares que são criados exatamente para atender às suas necessidades, permitindo um maior gerenciamento e controle dos processos que envolvem a cobrança.
Com eles, você vai avaliar como anda o seu fluxo de caixa, observando se o saldo é positivo ou se há algum erro a ser consertado. Além disso, ficará mais fácil analisar quais pacientes estão em débito, fazendo a cobrança devida daqueles atrasados.
Essas plataformas ainda ajudam a gerir com mais qualidade os serviços oferecidos ao mercado e a manter em ordem todas as demais atividades que ocorrem dentro da sua empresa. São ferramentas que trazem agilidade, conforto e segurança — pois todo sistema é automatizado —, resguardando documentos, dados e qualquer outra informação que seja importante para o bom funcionamento da sua clínica.
Fazer um contrato com o paciente inadimplente
Mesmo que suas intenções sejam de simplificar a relação entre sua clínica e seus pacientes, nada garante o cumprimento das regras e o recebimento do valor pelo serviço prestado como um contrato bem elaborado.
Sem isso, você sempre estará sujeito ao mal-entendido ou às ações de pessoas de má-fé. Dessa forma, antes de iniciar qualquer tratamento, faça um contrato de prestação de serviço, especificando o tipo de procedimento, o profissional a executar o trabalho, o orçamento, as prestações acordadas, a data de vencimento e outros dados que sejam relevantes para assegurar seu negócio.
Com o contrato pronto, converse com seu paciente inadimplente, deixando claro cada item colocado e respondendo às dúvidas que possam surgir. Quando tudo estiver acertado, assine e peça que ele faça o mesmo. Isso protegerá tanto você quanta a outra parte, mantendo uma relação mais saudável e protegida.
Se você tem muitos inadimplentes, então basta seguir essas dicas de como cobrar um paciente para que você receba o valor esperado — sem acarretar problemas sérios, que podem causar insatisfação de ambas as partes.
Gostou do nosso artigo? Que tal continuar a receber dicas que podem ajudar na boa gestão de sua clínica? Então acesse nosso conteúdo sobre gestão de paciente: o que significa e qual a sua importância!
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