Agendamentos, controle de estoque, cobrança de inadimplentes, cadastro de pacientes e marketing digital são atividades extremamente importantes na gestão de uma clínica odontológica, mas, geralmente, não recebem a atenção necessária.
É claro que determinadas falhas podem surgir quando menos esperamos, porém a maioria delas pode ser solucionado investindo em um bom sistema de gestão, que pode ajudar o dentista a conciliar, de maneira organizada, o atendimento aos pacientes com a execução dos processos administrativos da sua clínica odontológica.
Neste artigo, explicaremos quais são os principais problemas que um software para clínica odontológica pode resolver. Acompanhe a leitura e saiba mais sobre o assunto!
Erros de gestão
Por mais que o dentista tenha conhecimento básico de administração, o dia a dia do negócio pode ser um grande desafio para alguns empreendedores. Afinal de contas, esses profissionais nem sempre têm o tempo necessário para realizar o acompanhamento apropriado de todos os processos.
Um software para clínica odontológica, neste caso, oferece diferentes funcionalidades para auxiliar no gerenciamento e no controle financeiro, como agendas, cadastros, orçamentos, prontuário eletrônico e relatórios com demonstrativos de resultados.
Todas essas funções são indispensáveis para adequar a rotina dos profissionais, realizar pagamentos e cobranças em dia, verificar eventuais inadimplentes e implementar processos de melhoria na clínica.
Lembre-se de que erros na gestão podem ser fatais para o negócio e precisam ser evitados sempre que possível. Por isso, contar com a tecnologia é essencial para garantir que eles aconteçam com menos frequência, ou até mesmo deixem de ocorrer.
Baixa organização de processos
Pode até parecer clichê, mas a falta de organização dos processos é um dos principais problemas em clínicas odontológicas. E não estamos nos referindo somente ao espaço físico.
Obviamente que ter um ambiente organizado, limpo e confortável é fundamental para que o paciente tenha o melhor atendimento e experiência possível. Contudo, quando falamos de organização, outros aspectos devem ser levados em conta.
A agenda do dentista, por exemplo, precisa estar devidamente organizada para nortear todas as operações da clínica. Além disso, esperar um longo período para ser atendido é um fator que pode gerar insatisfação no paciente.
Com um software odontológico esse problema é mitigado, já que essa tecnologia integra as informações e os processos da clínica em um único lugar.
Falta de integração das informações
Como dito anteriormente, os softwares odontológicos integram todos os dados e processos de gestão da clínica, centralizando-os. Assim, o acesso às informações se torna ágil e intuitivo, sendo dispensado o tempo para a busca de prontuários de pacientes ou dados em documentos físicos.
Além disso, o sistema consegue padronizar e automatizar os procedimentos, determinando as etapas que devem ser seguidas e ajudando na introdução dessas informações. Logo, por ser fácil e intuitivo, a adaptação das novas rotinas na clínica ficam mais simples.
Essa integração é essencial porque um dos principais problemas é, exatamente, a presença de informações valiosas, porém que ficam perdidas. Assim, o recurso, além de manter todas as informações armazenadas com segurança, facilita a análise dos gestores.
Perda de prontuários
Não existe consulta odontológica sem os devidos registros em prontuário para acompanhar a evolução do paciente. Portanto, cada vez que o paciente chega, o dentista precisa ter acesso ao seu histórico, de maneira prática e rápida.
Nas clínicas em que as anotações ainda são em papel, é comum que exista muita dificuldade para armazenar e encontrar essa ficha, ou até que ela se perca, principalmente por causa do alto volume de pacientes.
Os prontuários eletrônicos gerados pelos software de gestão eliminam esse problema, tanto para os recepcionistas quanto para os dentistas. Com eles, as informações ficam protegidas no sistema e podem ser acessadas quando necessário, de qualquer lugar, uma vez que fica salvo na nuvem.
Tomada de decisão ruim
Atuar na administração de um negócio significa, dentre outras coisas, estar preparado para tomar decisões que efetivamente agreguem valor à empresa. Muitas das escolhas, inclusive, estão relacionadas ao crescimento e ao futuro do estabelecimento.
O problema, nesse caso, é que muitos profissionais ainda tomam decisões com base na própria intuição, em vez de focarem em relatórios e indicadores. E os erros podem acabar comprometendo os resultados e até a continuidade do negócio.
Com o sistema para clínica odontológica, isso é solucionado. É fácil gerar relatórios financeiros, gerenciais e análises de desempenho. Na prática, é uma ferramenta capaz de estruturar informações que levam a uma tomada de decisão melhor e mais assertiva, além de identificar mais facilmente as prioridades do negócio e os pontos que precisam ser trabalhados.
Comunicação interna precária
Tenha sempre em mente que a comunicação interna eficiente e harmoniosa entre a equipe de trabalho é um recurso poderoso que permite oferecer serviços de qualidade aos pacientes da clínica, e não pode ser deixado de lado.
Por isso, investir em alternativas para aperfeiçoar esse recurso na empresa e definir um canal de comunicação eficaz entre os colaboradores melhora o fluxo de processos e evita que problemas simples sejam cometidos.
No caso de clínicas que apresentam problemas de comunicação, a solução é adotar um software de gestão, uma vez que a ferramenta possibilita centralizar as informações em um único local e fornecer cuidados verdadeiramente centrados no paciente.
Em geral, este canal interno melhora a convivência entre todos os envolvidos, ajudando a estabelecer a qualidade do trabalho e a tornar o ambiente mais acolhedor. Assim, o paciente se sente confortável e tem confiança em todo o processo.
Uso de papel em grande quantidade
Muitas clínicas odontológicas estão acostumadas a usar uma quantidade elevada de papel diariamente. E isso pode prejudicar muitos processos, especialmente quando falamos de organização, como já apresentado.
Além de ser uma despesa relativamente alta, e levar um valor considerável do planejamento financeiro, utilizar muito papel na clínica não é sustentável. É claro que em determinados procedimentos esse gasto ainda será necessário, porém existem maneiras de reduzir para o mínimo possível esse uso.
Você pode, por exemplo, substituir a agenda de papel pela agenda online, e os prontuários físicos dos pacientes por prontuários eletrônicos. E a melhor parte é que tudo ficará armazenado de forma segura, com acesso facilitado e organizado.
Uso de papel em grande quantidade
Muitas clínicas odontológicas estão acostumadas a usar uma quantidade elevada de papel diariamente. E isso pode prejudicar muitos processos, especialmente quando falamos de organização, como já apresentado.
Além de ser uma despesa relativamente alta, e levar um valor considerável do planejamento financeiro, utilizar muito papel na clínica não é sustentável. É claro que em determinados procedimentos esse gasto ainda será necessário, porém existem maneiras de reduzir para o mínimo possível esse uso.
Você pode, por exemplo, substituir a agenda de papel pela agenda online, e os prontuários físicos dos pacientes por prontuários eletrônicos. E a melhor parte é que tudo ficará armazenado de forma segura, com acesso facilitado e organizado.
Agora que você conhece os principais problemas da clínica odontológica, deu para perceber que um software completo e eficiente torna a vida dos dentistas bem mais simples, automatizando processos e otimizando os resultados do negócio.
Uma ótima dica para quem deseja identificar esses problemas é realizar uma reunião com a equipe e levantar os pontos de necessidade do negócio. Com isso, é possível identificar as soluções disponíveis e entender qual atenderá às demandas.
Se você quer solucionar os problemas da sua clínica e garantir mais eficiência na gestão, conheça o ControleODONTO e as melhores soluções que podemos fazer por você!