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7 dicas para otimizar a gestão do tempo nas clínicas

abr 30, 2020 | Blog Gestão da Clínica

O dia a dia de uma clínica é agitado, com atendimentos, documentações e vários outros processos. Conseguir otimizar a gestão do tempo nas clínicas de maneira eficiente e organizada, às vezes, parece uma missão impossível. Afinal, existem horários para serem cumpridos e questões burocráticas para solucionar.

Como é possível otimizar a gestão do tempo em sua clínica? Algumas dicas são bastante úteis e ajudam a ter uma rotina mais tranquila para atender a demanda, sem perder a qualidade.

Selecionamos sete pontos que aumentam a produtividade e contribuem para um gerenciamento mais eficaz do tempo. Para conhecer quais são eles, continue a leitura do post!

1. Mensure o tempo de cada consulta

Cada pessoa tem necessidades específicas, por isso, delimitar o tempo da consulta com precisão não é uma prática que visa o bom atendimento ao público. Contudo é possível estabelecer alguns padrões para ter um controle maior do tempo e, também, não prejudicar nenhum paciente.

O recomendado é padronizar o período necessário para os atendimentos. Assim, a clínica fornecerá um suporte de qualidade a todos e de forma igualitária.

Fazer esse tipo de mensuração fica mais fácil quando você conta com ferramentas e recursos adequados. Alguns softwares e sistemas informam qual é o tempo gasto em cada consulta, o que auxilia na hora de definir o que será colocado em prática na sua clínica.

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2. Tenha pontualidade

Em qualquer área da vida, a pontualidade é benéfica e possibilita que todos os compromissos sejam cumpridos com calma e sem estresse.

Da mesma forma, ser pontual é importante para a gestão da clínica, pois esse é um aspecto avaliado por pacientes e pode ser o diferencial que você precisa para ter a preferência do público. Como comentado, mensurar o tempo de cada consulta é um auxílio nesse sentido e colabora para a organização da rotina.

Além disso, um planejamento é útil para conhecer quais são as principais atividades exercidas pela equipe. Com isso, todos têm acesso às datas, compromissos, pagamentos e outras pendências.

Esse tipo de monitoramento evita os atrasos em todos os setores, o que gera resultados positivos para os envolvidos da clínica.

3. Ofereça treinamento aos colaboradores

Treinar o time que atua na clínica tem grande importância no desempenho das tarefas e, principalmente, no tempo em que elas são realizadas. O primeiro passo é a conscientização dos funcionários sobre a implementação de ideias e ajustes que ajudam na produtividade.

É importante permitir que eles deem sugestões para serem aplicadas, como técnicas eficientes de atendimento, tecnologias úteis e assim por diante.

Após esse alinhamento, é preciso treinar os colaboradores para que eles consigam aplicar os métodos que foram acordados. Tecnologia ou novos padrões podem causar receio no início, então fornecer a assistência necessária faz toda a diferença durante a fase de adaptação.

4. Utilize a tecnologia para otimizar a gestão do tempo nas clínicas

O uso da tecnologia em clínicas potencializa a produtividade e melhora a gestão de tempo. Isso acontece por meio de ferramentas que reúnem funcionalidades importantes para facilitar o trabalho dos funcionários e oferecer um atendimento mais rápido ao público.

No mercado, existem softwares que fazem a integração de informações e ajudam na centralização de tarefas diárias do negócio. Busque opções que sejam funcionais e intuitivas para todos os que trabalham no local. De nada adianta adquirir um recurso com várias funções se a maioria delas não é útil no gerenciamento da clínica.

Com alternativas de fácil utilização, os colaboradores perdem menos tempo se acostumando com a ferramenta e têm facilidade em manuseá-la no dia a dia.

5. Estabeleça prioridades

Perder o foco em uma tarefa é uma situação bem comum para as pessoas. Com a grande quantidade de informações e compromissos, nem sempre é fácil priorizar o que é mais urgente no momento. Em uma clínica, acontece da mesma forma. Afinal, fornecer assistência aos pacientes e, ainda, gerenciar todos os aspectos burocráticos exige tempo e dedicação.

Logo, cultive o hábito de priorizar atividades mais importantes ou que precisam ser resolvidas em um prazo menor. Uma sugestão é registrar todos os dias o que precisa ser feito ao longo do horário de trabalho, considerando o tempo de cada atribuição e qual profissional será responsável pela execução dela.

Dessa forma, visualizar as pendências torna mais fácil e colabora para uma rotina mais tranquila, sem uma lista extensa de tarefas e compromissos que precisam ser resolvidas por causa da falta de prioridades na clínica.

6. Padronize processos 

Algumas ações podem ser padronizadas com o objetivo de otimizar o tempo em clínicas e alcançar mais qualidade na realização de atividades. Principalmente, processos burocráticos e que envolvem um trabalho mais mecânico podem contar com alguns critérios de execução.

É essencial que isso esteja alinhado às necessidades da clínica e que todos os colaboradores recebam treinamento e orientação específica sobre o funcionamento de cada etapa.

Assim, setores como o administrativo, agendamentos e atendimento podem ser padronizados. Isso aumentará a eficiência e agilidade da clínica e, além disso, os profissionais têm uma demanda maior de tempo para focar em outros aspectos, o que eleva a credibilidade frente aos pacientes.

7. Organize a agenda

Ter uma agenda organizada é fundamental para manter um controle do tempo. É por meio desse recurso que você conseguirá ter acesso a todos os compromissos diários da clínica, como os atendimentos.

Invista em praticidade e fácil acesso, isto é, dê preferência a um modelo intuitivo e que reúna as funcionalidades que são importantes para o gerenciamento de pacientes e demais atividades.

Quando você visualiza a agenda é mais fácil planejar encaixes, consultas ou eventos. Opte por um software que ofereça de maneira prática as principais funções de acordo com a sua realidade.

Uma sugestão para otimizar a gestão do tempo nas clínicas, é apostar no agendamento online que pode ser acessado simultaneamente por colaboradores em qualquer lugar, o que é uma alternativa bastante positiva.

Uma boa gestão do tempo tem grande importância em clínicas. Afinal, é preciso ter controle de atendimentos e vários outros processos necessários para manter a organização do ambiente. As dicas apresentadas ao longo do post melhoram a qualidade do atendimento e a rotina dos colaboradores. Por fim, um bom software também tem um papel decisivo ao otimizar as ações da clínica e ganhar mais tempo.

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