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Descubra como evitar o cancelamento de consulta na clínica

ago 14, 2019 | Gestão de Atendimento para Clínicas

Um problema comum que ocorre em clínicas médicas é o cancelamento de consultas. Esse aspecto causa reflexos negativos para a gestão do local e afeta seu crescimento. Dessa forma, conhecer quais estratégias utilizadas para evitar que isso aconteça é uma solução eficiente.
O aumento de cancelamentos pode acarretar em prejuízos financeiros, perda de tempo da equipe, desorganização e assim por diante.  Se você quer saber como diminuir o cancelamento de consulta médica, continue a leitura deste artigo e fique por dentro de nossas dicas!

Confirme a consulta

A confirmação de consulta é um aspecto simples e rápido no dia a dia da clínica, mas que pode trazer resultados expressivos. É comum que os pacientes esqueçam a data ou horário marcado, por isso, cabe aos colaboradores relembrarem o compromisso.
Além disso, quando você entra em contato para confirmar a presença terá uma agenda mais organizada e um melhor aproveitamento do tempo.

Invista em agendamentos online

O uso da tecnologia ajuda a aumentar a eficiência dos processos administrativos da clínica. Também é um recurso que contribui para o controle de agendamentos e consultas, o que evita cancelamentos.
Agendar horários de forma online é cada vez mais utilizado por clínicas e tem sido bastante útil para otimizar o tempo do time de atendimento e, além disso, é um recurso que garante autonomia ao paciente e permite uma interação mais rápida e eficiente com a clínica.
Essa possibilidade é uma alternativa que impacta o número de comparecimentos, pois é o próprio paciente que gerenciará seus horários e conseguirá definir com facilidade qual é a melhor data.
O acesso aos agendamentos é realizado por todos os envolvidos, ou seja, os colaboradores também conseguem visualizar quais são os horários disponíveis.

Use a tecnologia 

Como vimos, uma das opções que podem ser fornecidas ao público por meio da tecnologia é o agendamento online. Contudo, há diversas ferramentas que ajudam no gerenciamento de consultas e, com isso, contribuem para evitar cancelamentos. 
Softwares de gestão, recursos de automatização e outros meios são implementados para melhorar o canal de comunicação com os pacientes e, então, visualizar com clareza os horários que foram marcados.
Prontuários eletrônicos, equipamentos de qualidade e tecnologias que melhoram o relacionamento entre ambas as partes são aspectos que aumentam a confiança do público. Portanto, quando a clínica médica se preocupa com esses fatores e busca investir em serviços e itens tecnológicos, a tendência é o que absenteísmo diminua.

Permita encaixes

Os encaixes são uma solução rápida encontrada para realizar o atendimento que um paciente precisa. Eles podem ser utilizados de maneira inteligente para diminuir as ausências. Nesse sentido, quando um paciente remarcar uma consulta, ofereça um horário alternativo, sempre que a agenda permitir.
Ter essa opção para o público transmite mais credibilidade e colabora para a fidelização, pois demonstra a importância do comparecimento até a clínica e a preocupação do estabelecimento em oferecer um atendimento de qualidade de acordo com a disponibilidade do paciente.

Preze pelo bom atendimento

O atendimento também é um dos principais aspectos considerados por pacientes para avaliar a clínica. Sendo assim, quando o suporte é ineficiente ou não atende as expectativas do público, as taxas de cancelamentos podem aumentar significativamente. 
Então, aposte em uma assistência de qualidade e que surpreenda o paciente. Para que isso aconteça, invista em treinamento para a equipe de atendimento. Além disso, tenha à sua disposição ferramentas que auxiliem no gerenciamento de consultas e prontuários, com o objetivo de facilitar e agilizar o contato com aqueles que estão aguardando.

Ofereça um ambiente agradável

Um ambiente agradável faz toda a diferença na visão que os seus pacientes têm em relação ao atendimento da clínica. Quando o público se sente confortável e encontra um local bem iluminado, com móveis adequados, o estabelecimento transmite uma imagem positiva. 
Além disso, é essencial que você conte com equipamentos novos e recursos que atendam as necessidades da clínica, pois esses aspectos são observados pelo paciente e podem ser vistos como um ponto negativo, ocasionando em cancelamento de consultas.
Dessa forma, um local que reúna conforto e funcionalidade é o ideal. Com isso, você conseguirá aumentar a segurança do público em relação aos seus serviços e, também, evitar ausências.

Envie lembretes 

Usar lembretes é importante na rotina de uma clínica médica, pois reforçam ao paciente sobre a consulta e o horário em que ela ocorrerá. Apesar de ser uma ação simples, o retorno é bastante significativo e pode ser feito em pouco tempo utilizando ferramentas de automatização.
O SMS, por exemplo, é uma opção que gera bons resultados e é útil para lembrar o horário aos pacientes. Além disso, aplicativos de mensagem, como o WhatsApp também têm sido um meio fácil para contatar o público. Por ser um recurso usado por uma grande quantidade de pessoas, é possível utilizá-lo a favor de sua clínica, estabelecendo uma comunicação ágil.

Tenha uma comunicação eficiente

Uma boa comunicação é capaz de contribuir positivamente para o crescimento da clínica e, consequentemente, ajuda na redução de cancelamentos de consultas. Por isso, é fundamental prezar pelo contato eficiente com o público, colocando-se à disposição para solucionar qualquer impasse associado a horários.
Além disso, aplicar pequenas penalidades por causa de cancelamentos é uma ação que precisa ser evitada. Afinal, essa ação pode prejudicar o relacionamento com os pacientes e, até mesmo, contribuir para que ele procure outros estabelecimentos médicos. 
Assim, busque implementar soluções adequadas e que ajudam a manter um diálogo mais próximo das pessoas que comparecem até a clínica. Fazendo isso, é possível estabelecer uma comunicação mais eficiente e que contribuirá para os agendamentos e comprometimento com as consultas.
O cancelamento de consulta é um problema que muitas clínicas médicas enfrentam e isso gera diversos prejuízos para a gestão do estabelecimento. Como vimos, é possível reduzir esse índice de ausências e melhorar a produtividade da equipe. Práticas simples, como uso da tecnologia, agendamentos online, confirmação das consultas e outros métodos são eficazes nesse sentido. Portanto, busque aplicar tais ações em sua clínica para ter um crescimento mais expressivo e, com isso, ter melhores resultados.
Gostou deste conteúdo? Para continuar aprendendo sobre gestão, leia nosso post com várias dicas para ter um atendimento eficiente em clínica pediátrica!

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