Muitos gestores ficam em dúvida se devem ou não fazer parte de uma rede credenciada credenciamento por não saberem exatamente como funciona o recebimento do plano de saúde na clínica. De fato, isso pode ser difícil de controlar, pois o pagamento feito pelas operadoras costuma ser burocrático.
De qualquer forma, o controle adequado é fundamental para a saúde financeira da clínica, principalmente se a maior parte do faturamento vem dos planos. Neste post, veja como é o recebimento e apresentamos algumas maneiras de melhorar o controle. Continue a leitura e saiba mais!
Por que controlar o recebimento dos planos:
Se você optou por se credenciar a um ou mais planos, já deve ter percebido como é sistemático e demorado receber das operadoras. Depois de preencher corretamente as guias TISS geradas nas consultas, é preciso cadastrar cada uma no site da empresa e depois enviá-las por correio.
Só depois que essas informações são processadas é que o pagamento será feito. Isso pode levar muito tempo, o que pode comprometer o fluxo de caixa da clínica. Entretanto, a partir do momento em que a consulta e outros procedimentos são feitos, pode ocorrer uma expectativa de recebimento.
Assim, é comum que as clínicas, esperando receber uma determinada quantia do plano dentro de um prazo, comprometam essa verba de alguma maneira. Isso é semelhante ao que ocorre com qualquer pessoa esperando receber o salário no fim de cada mês. Porém, com os planos de saúde, é um pouco mais complicado vantagens.
O pagamento pode demorar mais do que o esperado, além da ocorrência de glosas, que reduzem o faturamento. Portanto, é fundamental fazer um controle de todos os atendimentos pelos planos de saúde, bem como de todos os valores recebidos.
O que a clínica deve fazer para evitar glosas:
Uma glosa ocorre quando a operadora de saúde se nega a pagar um serviço prestado. Isso pode acontecer por diversos motivos, como a realização de procedimentos não cobertos ou o preenchimento incorreto das informações na guia. As glosas podem comprometer cerca de 10% do faturamento médio de uma clínica.
Ao receber as guias para cobrança, a operadora abre um lote por prestador no sistema de informação, discriminando todos os procedimentos executados. Esse lote, representando o valor faturado, é encaminhado para auditoria, que verifica a conformidade dos procedimentos.
A análise abrange critérios técnicos e administrativos. Os procedimentos não conformes são glosados, e os procedimentos faturados são a soma dos procedimentos pagos e dos glosados. Além disso, caso o prestador não concorde com a glosa, pode recorrer por meio de um processo de “revisão de glosa”, onde realiza-se uma nova apreciação.
Para evitar glosas, a clínica deve:
Treinar a equipe de colaboradores:
As falhas humanas prejudicam bastante a eficiência nas rotinas administrativas, especialmente nos atendimentos realizados pelos convênios médicos. Portanto, é importante que todos os colaboradores sejam bem treinados e conscientes da responsabilidade sobre o preenchimento correto das informações. Treinamentos constantes são necessários, envolvendo desde o pessoal de atendimento até a equipe médica.
Informatizar e integrar a gestão:
Softwares de gestão facilitam a administração da clínica e reduzem as glosas, pois todo o preenchimento das informações é automático, evitando erros e fazendo um controle mais eficiente. A integração das plataformas da clínica e da operadora minimiza divergências que resultam em glosas. Veja mais sobre escolher um software odontológico.
Criar novos procedimentos e metas:
Conhecer bem o funcionamento da clínica é essencial. Identifique pontos de ineficiência e propensos a erros. Implemente novos processos que resultem em menor custo de operação.
Além disso, estabeleça metas para reduzir glosas e outros erros que causam perdas no faturamento. Essas metas, baseadas em indicadores obtidos por meio de business intelligence e auditorias, ajudam a entender as mudanças.
Realizar auditorias constantes:
Implantar novos procedimentos sem verificar sua efetividade não adianta. As metas precisam se basear em dados reais. Por isso, é importante fazer auditorias periódicas, que apresentem um panorama completo da situação financeira da clínica e dos recebimentos dos planos de saúde. O ideal é auditar a cada 6 meses, sempre comparando com o faturamento e a redução de glosas no período anterior.
Como garantir um controle eficiente na clínica:
Preencher corretamente as informações na guia e evitar glosas são duas formas de controlar melhor o recebimento do plano de saúde na clínica. Mas existem outras dicas simples de implementar no dia a dia:
Reduzir custos:
As auditorias ajudam a identificar como reduzir custos operacionais, seja com materiais, processos ou quantidade de colaboradores. Diminuir os gastos pode ser o primeiro passo para maior eficiência.
Fazer um registro rigoroso:
Qualquer mudança só pode ser feita com total conhecimento sobre a operação, obtido por meio de informações precisas e detalhadas. Por isso, registre todo tipo de entrada e saída, mantendo um fluxo de caixa organizado.
Estimar um fluxo de caixa:
O fluxo de caixa é uma ferramenta importante para monitorar os valores que entram e saem da clínica. Ele também pode ser usado para projeções, já que os pagamentos dos planos de saúde são feitos no futuro. Assim, é possível estimar quanto deverá ser pago e comparar com o que realmente entrou.
Ter uma reserva:
Se o valor recebido não corresponder ao estimado, a clínica pode entrar no vermelho. Portanto, é necessário fazer uma reserva para pagamento dos custos quando o valor pago pelos planos não corresponder às expectativas. Esse fundo deve ser reposto sempre que os pagamentos resultarem em saldo positivo.
Todas as ações descritas acima são mais eficientes se integradas em um software de gestão. Eles são fundamentais para controlar o recebimento do plano de saúde na clínica. Porém, os gestores também precisam estar atentos aos menores detalhes, pois a saúde financeira da clínica depende de trabalho e prudência.
Continue no blog:
Estamos discutindo este tema em alguns artigos que podem complementar sua decisão. Acreditamos que sejam do seu interesse:
- Como credenciar sua clínica a um plano de saúde
- Vale a pena atender por plano de saúde? Conheça as vantagens!
- Por que aceitar convênio médico no seu consultório? Entenda mais
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