Convênios médicos podem garantir um maior número de atendimentos em uma clínica de odontologia, expandindo a sua base de pacientes e fazer o gerenciamento dos estabelecimentos odontológicos é realmente desafiador e exige esforço por parte do gestor. Essa é uma possibilidade bastante atrativa que permite a cobertura de procedimentos por meio de planos de saúde.
Contudo, para você ser bem-sucedido, deve saber como o faturamento de convênios médicos é feito da maneira correta. Afinal, as clínicas não podem ter prejuízos financeiros ao inserir os planos de saúde em suas opções. Neste artigo, vamos tirar as suas dúvidas sobre o assunto, explicar como funciona esse procedimento e quais erros deverão ser evitados.
Quer entender a importância de fazer o faturamento de convênios corretamente? Continue a leitura deste post e agregue novos conhecimentos!
Entenda como funciona o faturamento de convênios
Convênios médicos e planos de saúde são regulamentados pela Lei nº 9.656/1998, que trata sobre a iniciativa privada na assistência à saúde. Essa legislação já sofreu várias alterações, uma delas por meio da Lei nº 9.961/2000, que criou a Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS), e outra pela Lei nº 13.819/2019, a qual instituiu uma política nacional.
Essa legislação regula os seguros e os planos de saúde ambulatoriais, hospitalares e também os convênios odontológicos. O faturamento por meio de convênio é baseado em 4 etapas que devem ser feitas pela clínica de odontologia. O colaborador que exerce essa função precisa fazer a geração do lote e a inclusão das guias relacionadas às cobranças dos procedimentos feitos.
Portanto, uma vez por mês, será necessário separar os documentos referentes a cada paciente que fez consulta por convênio. Em seguida, ele precisará fechar o lote e enviar o extrato aos convênios odontológicos. Depois disso, não será mais possível fazer qualquer alteração das informações enviadas, pois os extratos dos atendimentos já estarão gerados.
Na etapa do hiato, o profissional deverá aguardar o processamento dos dados e o consequente pagamento desse lote. Após receber os valores, chega o momento de conferir se os procedimentos foram todos pagos conforme a solicitação. Nesse momento, é possível identificar as glosas que deverão ser encaminhadas para a correção e, enfim, fazer nova cobrança.
Compreenda a importância de fazer o faturamento de convênio
É muito importante fazer o faturamento de convênios para evitar prejuízos e aumentar a rentabilidade da sua clínica. Eles poderão deixar o seu negócio com as finanças positivas para economizar recursos ou fazer novos investimentos no futuro. A criação de procedimentos apropriados elimina as chances de retrabalho, assim como a lucratividade e a produtividade se eleva ao adotar a alternativa.
Saiba como fazer o faturamento de convênio da melhor forma
Você pode criar um passo a passo para garantir que seus colaboradores façam o faturamento de convênio da melhor forma. Essa é uma ótima maneira de garantir que todos os lotes serão cobrados sem gerar transtornos em sua clínica. Eles envolvem a exclusão e a inclusão de procedimentos, conferência de dados, fechamento e envio de cobranças.
Confira os erros que devem ser evitados no faturamento de convênios
Vários erros precisam ser evitados durante os procedimentos de cobrança. Um deles é deixar tudo para o fim de cada período, de modo que as guias acabam se acumulando para serem faturadas em um único dia. Ao fazer isso, você corre o risco de cometer falhas por causa da correria e da falta de atenção.
Observe abaixo algumas falhas!
Inserir dados incorretos
Alguns documentos podem sumir em virtude da pressa e de erros cometidos na hora de fazer o preenchimento dos dados. Com isso, surgirão as glosas que podem causar danos financeiros para a clínica. A maneira mais garantida de evitar a inserção de dados incorretos é ter uma boa organização e fazer o faturamento com tranquilidade.
Não ter um profissional capacitado
Embora os procedimentos do faturamento de convênios pareçam simples de serem feitos, é interessante ter um colaborador que saiba fazê-los. Selecione uma pessoa que seja organizada e tenha facilidade de concentração para fazer essa tarefa. Ter alguém que fique responsável por essa demanda pode impedir a perda de valores que são essenciais para o crescimento do negócio.
Esquecer-se de conferir as tabelas de preços
Normalmente, os convênios disponibilizam uma tabela de preços e podem atualizá-la de acordo com a evolução do mercado. Por essa razão, é importante fazer a conferência dos valores antes de efetuar as cobranças e, também, conhecer os contratos firmados com os convênios. Esse cuidado vai evitar as glosas, a perda de tempo com a correção e o reenvio de guias.
Ter uma equipe que não interage
Um dos segredos do sucesso na área da saúde é saber montar uma equipe cujos integrados consigam conviver em harmonia. Contrate bons profissionais que tenham consciência de que o trabalho em grupo exige resiliência e empatia. Promova eventos para que eles trabalhem integrados e executem os processos com mais motivação.
Não contratar uma secretária eficiente
As secretárias, geralmente, são profissionais muito responsáveis que organizam e cobram os convênios, além de repassar todas as informações importantes sobre a segurança da clínica para o gestor. Por isso, contrate alguém que tenha conhecimentos para atender demandas administrativas, organizar guias e acompanhar o processo de faturamento com atenção.
Deixar de capacitar os colaboradores
Não basta somente contratar bons profissionais para trabalhar na sua clínica. Com o passar do tempo, será indispensável investir em capacitação, pois a tecnologia evolui com muita rapidez. Colaboradores desatualizados estão mais propensos a cometer erros e a situação piora ainda mais com a chegada de novas soluções no estabelecimento.
Veja como um software especializado pode ajudar
Um software especializado poderá ajudar a sua clínica a fazer a gestão financeira, reduzir as probabilidades de erros, automatizar as tarefas e aumentar a produtividade dos colaboradores. Os processos automatizados evitam a ocorrência de falhas nos procedimentos de faturamento de convênios, reduzem a quantidade de glosas e geram resultados positivos para os negócios.
Então, esclareceu as suas dúvidas acerca do faturamento de convênios médicos? Saiba que um software especializado facilita a rotina dos colaboradores, aumenta a agilidade dos procedimentos e confere credibilidade para as clínicas odontológicas. Portanto, escolha uma solução que tenha sido criada para automatizar a gestão desses estabelecimentos, emita nota fiscal e que englobe as demandas administrativas e financeiras.
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