Toda empresa precisa emitir nota fiscal (NF) e as clínicas de saúde não são diferentes, sejam elas médicas ou odontológicas. Contudo, para você fazer a emissão da NF, é preciso ter CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica). Além disso, você deve obter a inscrição municipal feita pela prefeitura da sua cidade. Isso porque só é possível acessar o programa de emissão por meio do número obtido nessa inscrição.
Você ainda deve ter certificado A1, sendo um programa instalado no seu computador para emitir a nota, e certificado A3, contendo um token para a conexão. Essas duas opções são usadas para sua proteção, garantindo que apenas você consiga fazer a nota fiscal.
Com os documentos em mãos, você já consegue ter acesso à página que ajudará a realizar todo o procedimento de emissão do documento.
Como fazer a emissão da nota fiscal para clínicas?
O procedimento de emissão da NF não é complicado, no entanto, é preciso seguir algumas etapas importantes. O primeiro passo é obter uma certificação digital, sendo um arquivo que ajuda o sistema a fazer a identificação do emissor. Para conseguir essa certificação, você deve procurar uma empresa registrada e autorizada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP – Brasil). Assim que entrar em contato com a empresa, faça a solicitação do certificado.
Depois disso, você deve procurar a prefeitura da sua cidade ou a Secretaria da Fazenda e fazer o pedido de acesso da emissão de notas fiscais eletrônicas. Assim que você receber a autorização já pode entrar no sistema certo, preencher todos os campos obrigatórios da NF-e e informar os dados gerais sobre o serviço, conforme especificações expostas na tabela CAE.
Em seguida, basta conferir os dados informados e, se estiver tudo certo, realizar a emissão de sua nota fiscal. Entretanto, para que todo o processo funcione adequadamente, é importante usar um bom sistema eletrônico, considerando a qualidade de sua internet. Afinal, o mau funcionamento pode ocasionar problemas de conexão e perda da NF.
Quais problemas podem ocorrer ao tentar emitir nota fiscal para clínica?
Mesmo que seja um processo simples, alguns problemas podem ocorrer quando você emite sua nota fiscal, tais como:
- atualização do sistema durante o procedimento, ocasionando travamento no sistema. Assim, você tem que atualizar a página para ter acesso novamente;
- site fora do ar, fazendo com que você não consiga acessar a página e, consequentemente, emitir a NF no tempo que deseja;
- lentidão da página devido à conexão de internet ruim;
- preenchimento a mão de todas as informações, sem que você possa salvar os dados e, assim, tenha que fazer todo o processo de dados novamente na próxima vez que for emitir a nota, provocando um processo manual trabalhoso que demanda tempo.
Quais informações devem ser lançadas no sistema de emissão?
Na nota fiscal, você deve discriminar todos os impostos que são pagos pelo paciente por meio do instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT). Com essas informações, o instituto fará uma estimativa dos impostos, informando ao paciente o valor que ele pagou pelo serviço da sua clínica.
Além dessas informações, também será necessário descrever todos os serviços que foram realizados e colocar o CPF do paciente e do dependente, caso este também tenha usado os seus serviços. Esses dados serão utilizados pela Receita Federal para verificar as suas declarações de contribuinte, por isso, fique atento na hora de preencher as informações solicitadas para que não ocorram problemas com o fisco.
Quais impostos estão envolvidos com a NF e como funciona a tributação?
Você precisa conhecer os tributos para ter um planejamento orçamentário eficiente. As tributações que compõem a nota fiscal são:
- imposto de renda de pessoa jurídica (IRPJ);
- programa de integração social, chamado de PIS;
- contribuição social sobre o lucro líquido (CSLL);
- imposto sobre serviço de qualquer natureza (ISS), sendo um tributo cobrado pelo Estado, tendo uma variação entre 2% e 5%;
- o CONFINS, que é a contribuição para o financiamento de seguridade social.
Há diferentes tipos de tributação e eles são cobrados de acordo com tipo de serviço prestado pela sua clínica. Por isso, é importante conhecer aqueles que estão ligados ao seu negócio para controlar os gastos. Conforme as características do seu negócio, os impostos podem ser em lucro real, lucro presumido ou simples nacional. Dessa forma:
- o lucro real é calculado sobre o lucro líquido que você obteve durante o período no qual houve a criação das demonstrações contábeis. Assim, o cálculo é feito sobre o IRPJ e sobre a CSLL. O pagamento pode variar, mas se sua clínica tiver prejuízo, você não será obrigado a pagar os tributos;
- o lucro presumido oferece mais tranquilidade ao dono do negócio, pois a tributação é feita sobre um valor fixado em tabela legal. O pagamento também varia de acordo com os serviços oferecidos. Nesse caso, o valor do IRPJ e da CSLL é calculado sobre o faturamento total;
- o simples nacional é uma opção mais simplificada e muito útil, pois ele reune 8 tributos em um pagamento. Essa modalidade ajuda a gerenciar os impostos que a clínica deve arcar, evitando, inclusive, problemas com os cálculos.
Como facilitar o processo de emissão?
Você pode ter mais facilidade na hora de fazer a emissão da NF para clínicas, basta adquirir um software de gestão que o programa fará tudo de forma automatizada. Assim, você consegue focar seus esforços no que realmente importa, agilizando todo o processo e oferecendo um serviço com mais qualidade.
Por meio dessa ferramenta de gerenciamento, é possível direcionar suas ações para um atendimento humanizado, no qual as necessidades dos pacientes se tornem fator primordial. Com isso, eles terão mais satisfação com sua clínica e você poderá ganhar a fidelização dos seus pacientes.
A Nota Fiscal para clínicas é fundamental para que você não tenha problemas com o fisco, causando prejuízos na sua gestão financeira e problemas com a justiça. Além disso, ela ajuda a calcular o valores dos serviços e os impostos que sua clínica deve pagar.
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