1. Adote uma agenda eletrônica
O uso de agenda eletrônica é uma maneira de ter acesso aos cadastros e dados dos pacientes em qualquer lugar. Nela, você registra os agendamentos com rapidez e reduz drasticamente o número de erros cometidos, pois o sistema automatizado é preciso e verifica o que foi inserido.
Agendas manuais oferecem maiores riscos de falhas humanas e facilitam a perda ou rasura de algum documento importante. De fato, outro ponto positivo da agenda eletrônica é que a comunicação entre os colaboradores da clínica se torna mais efetiva e prática.
Isso porque é possível permitir o acesso compartilhado entre a secretária e os profissionais clínicos, por exemplo. Dessa forma, se surgir uma dúvida ou se precisar procurar um dado sobre a consulta ou paciente, é fácil visualizar as informações, mesmo que não esteja presente na clínica.
2. Invista no atendimento multicanal
O atendimento telefônico não precisa ser o único canal de comunicação entre a clínica e o paciente. Vários outros meios podem ser utilizados visando um relacionamento mais próximo do público, sem perder a eficiência e rapidez.
Além de garantir um atendimento por telefone de qualidade, é possível apostar em mais canais, como e-mail, WhatsApp, redes sociais, entre outros. Ter mais possibilidades torna-se um ponto positivo para a clínica e o paciente pode entrar em contato pelo canal de sua escolha.
3. Use a tecnologia
O uso da tecnologia favorece os processos da clínica e otimiza o tempo dos colaboradores. Com softwares, as clínicas podem organizar a agenda, armazenar dados e ter acesso ao histórico do paciente, optar por sistemas que ajudam na rotina financeira etc.
Fichas de papel, agendas manuais e outros processos não são as melhores opções se você deseja ter um bom controle dos pacientes. Por isso, um ambiente organizado e com um suporte ágil é facilitado com a tecnologia.
Conte com ferramentas que auxiliem o dia a dia de sua clínica e atenda às suas necessidades. É importante entender quais são as expectativas dos pacientes e como a tecnologia pode ajudar nesse sentido. Como resultado, você consegue investir em softwares que realmente sejam funcionais para o local.
4. Priorize o bom atendimento
Treine os colaboradores da clínica para oferecer uma assistência humanizada, ou seja, capaz de analisar as necessidades do público e promover medidas que garantam a satisfação dele. Dessa forma, é possível ter pacientes fidelizados e que confiam no trabalho e nos serviços que a clínica fornece.
A tecnologia, como vimos, tem um papel importante na otimização de processos envolvendo o atendimento ao público. Hoje em dia, você consegue facilitar diversas ações durante o contato com o paciente, com a ajuda de canais de comunicação e softwares.
Nesse sentido, conhecer o perfil daqueles que frequentam a clínica e realizar melhorias com o objetivo de satisfazer as necessidades deles é uma boa opção. Então, faça pesquisas de satisfação, converse com os pacientes e com os colaboradores para identificar planos de ação que ajudem a melhorar a rotina da clínica.
5. Conheça suas atividades
Saber como funciona a rotina da clínica é um dos passos mais relevantes para você ter o controle de pacientes e ter resultados satisfatórios. Isso acontece porque quando é feito o mapeamento de todas as atividades e procedimentos realizados, fica mais fácil entender o que precisa ser ajustado.
Portanto, considere qual o tempo médio de atendimento em cada consulta, quantos pacientes são atendidos, em média, por dia e outros fatores que influenciam o desempenho da clínica.
6. Tenha um controle financeiro
O controle financeiro é fundamental para que seja possível observar o crescimento da clínica. Afinal, sem esse monitoramento, você corre o risco de ter prejuízos que afetam a percepção do cliente e a rotina do local.
Existem softwares que auxiliam a organizar suas despesas e receitas, sendo que é mais fácil visualizar quais foram os gastos, compras e demais aspectos. Decerto, o uso de relatórios ajuda os gestores a compreender com clareza a situação financeira da clínica e, assim, podem definir recursos que serão utilizados para aumentar o crescimento dela.
Conclusão
Manter o controle de pacientes é importante para o bom desempenho da clínica. Afinal, sem isso os processos podem se tornar desorganizados e, por fim, ser ineficientes para o público. Por isso, conhecer quais são os aspectos que podem ser melhorados é essencial na hora de otimizar tempo e atender aos pacientes com qualidade. Portanto, siga as sugestões apresentadas neste post, se você deseja alcançar uma gestão mais organizada em sua clínica.
Conheça nosso site e saiba como um software de qualidade pode auxiliar em diversos pontos no gerenciamento de sua clínica!
