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Como aumentar a confirmação de consultas em sua clínica?

Confirmação de consultas é um processo que se não realizado representa enormes prejuízos para clínicas. Descubra como diminuir este problema neste artigo.

O absenteísmo nas clínicas é um dos principais problemas enfrentados e, se ocorre com muita frequência, é extremamente prejudicial ao negócio. Muitas vezes, isso se deve ao fato de a clínica não fazer a confirmação de consultas.

Essa é uma situação frustrante para os profissionais envolvidos, que perdem um momento de seu dia no qual poderiam trabalhar. Ainda por cima, atrapalha todo o fluxo de trabalho da clínica, já que deixa lacunas nas quais outros pacientes conseguiriam ser encaixados. Também, consequentemente, gera prejuízo, pois a pessoa que perdeu a consulta não fará o pagamento.

Portanto, é uma eventualidade que precisa ser evitada e um bom jeito de fazer isso é com a confirmação de consulta. Se você quer acabar de vez com os horários vagos na sua clínica, está no lugar certo. A seguir, mostraremos todos os benefícios obtidos por meio desse simples ato. Confira!

Como a confirmação de consultas pode ser um diferencial?

A confirmação de consulta, além de ajudar na administração, auxilia na fidelização dos pacientes. Ao enviar uma mensagem para lembrá-los do compromisso, eles têm uma sensação de que a clínica se importa com seus pacientes e se dedica a eles. Até porque, em muitos casos, a pessoa simplesmente esquece do agendamento e, se a clínica não entra em contato em nenhum momento para falar sobre isso, pode parecer uma certa negligência.

Qual a importância dessa prática?

Certos benefícios são obtidos ao colocar a confirmação de consulta em prática. Acompanhe, na sequência, quais são eles.

Evita “janelas” na agenda do profissional

Como sabemos, tempo é dinheiro. Se o profissional da saúde separa certo tempo do seu dia para atender determinado paciente que não aparece para a consulta, ele é afetado diretamente com isso.

Assim como em qualquer outro trabalho, é necessário que a pessoa programe seu dia para conseguir fazer tudo da maneira mais eficiente possível. Isso é feito com base nas obrigações que já estão previstas. Nesse caso, o absenteísmo na clínica prejudica o planejamento do profissional e, também, o ganho dele.

Aprimora a gestão

É importantíssimo ter um bom controle de todos os processos envolvidos na administração da clínica. Sendo assim, adotar a estratégia de fazer a confirmação de consulta é uma opção eficaz para garantir essa boa gestão. Isso porque você saberá previamente quem comparecerá ao compromisso e quem não vai, graças às respostas dos pacientes.

Assim, é mais fácil manter a organização, pois, tendo a confirmação de comparecimento do paciente, a tarefa de fazer uma previsão dos faturamentos que a clínica terá no fim de determinado período se simplifica. Então, você evitará surpresas negativas, como as lacunas causadas por absenteísmo e a insuficiência de lucro.

Garante a lucratividade

Quantos mais absenteísmos em um dia, menos sua clínica lucrará nele e, por consequência, no mês, no ano e assim por diante. Um exemplo prático para entendermos isso é: se ocorrerem cinco faltas em consultas de procedimentos grandes em um único mês, os valores deles isolados podem não fazerem tanta diferença, porém, ao serem somados, acarretam uma queda no rendimento mensal da clínica. Então, não é saudável financeiramente que isso seja um acontecimento recorrente.

Como a tecnologia pode auxiliar nesse sentido?

Existem algumas ferramentas comumente usadas para a confirmação de consulta. Veja, a seguir, as principais e suas vantagens!

WhatsApp

Por ser um aplicativo muito usado pelos brasileiros, é uma das formas mais fáceis de garantir que o paciente verá a mensagem da sua clínica e, ainda, responderá confirmando.

Além disso, ele apresenta uma funcionalidade que se diferencia de alguns outros meios, que é a automatização de mensagens. Também, é possível de ser trabalhado junto ao aplicativo da clínica — sobre o qual falaremos ainda neste texto. Isso porque, no app, o paciente já se cadastra com o número de telefone e, ao agendar uma consulta, uma mensagem é enviada no WhatsApp para confirmação.

SMS

Para pessoas que não têm o WhatsApp por algum motivo, o SMS é uma boa alternativa. Ele também pode ser associado a um aplicativo ou a um software de gestão, que envia as mensagens automaticamente para todos os pacientes com consultas próximas agendadas.

Um diferencial dessa opção de comunicação é que a pessoa não precisa ter Internet para recebê-la, basta bateria e sinal da operadora. Ainda, como a maioria das mensagens de SMS servem apenas como um lembrete, nesse caso, a resposta não é requisitada, descartando a necessidade de créditos no celular também.

Aplicativo

Hoje, os aplicativos facilitam demais a vida das pessoas. Muitas clínicas oferecem opção de agendamento direto deles e isso é ótimo para quem não tem muito tempo para fazer ligações ou responder mensagens no WhatsApp. Uma maneira que o aplicativo pode auxiliar na confirmação de consulta é por meio de notificações.

Outro benefício é que o paciente não precisa anotar a data e o horário em nenhum outro lugar, visto que basta entrar no app para verificar todos os agendamentos feitos. Contudo, lembre-se de que o objetivo é ser algo prático, sendo assim, é importante que funcione de forma adequada para não ter um efeito reverso, ou seja, não causar uma má impressão ao paciente.

Como a automatização da confirmação de consulta ajuda?

A automatização é importante porque alivia o trabalho dos funcionários, como secretários e recepcionistas. Isso porque eles precisariam enviar a confirmação de consulta manualmente para dezenas de pessoas, a depender da quantidade de pacientes que a clínica tem. Essa tarefa pode ser mais demorado do que parece, o que já faria essa estratégia não ser tão eficiente. Afinal, os atendentes conseguem usar esse tempo em outras funções, enquanto essa já está garantida.

Após ler este artigo, você entende melhor o motivo pelo qual deve adotar a prática de confirmação de consulta. Dessa forma, não deixe de seguir as dicas compartilhadas aqui e procure maneiras de automatizar e facilitar esse processo. Você verá como isso mudará toda a dinâmica da clínica para melhor.

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