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O que é gestão de pacientes e qual a sua importância?

Você sabe o que é gestão de pacientes? Mais importante do que resolver o problema do paciente, é fazer isso da melhor forma possível. Isso quer dizer que para que o indivíduo vivencie uma boa experiência, é indispensável que ele seja atendido em um contexto humanizado, fazendo com que um bom relacionamento seja estabelecido.

Para que tudo saia como o esperado, é preciso que o paciente sinta segurança e confiança em relação ao serviço que está recebendo, visto que, independentemente da gravidade do problema, é comum que ele fique com o seu emocional afetado.

Assim, é crucial que a equipe de profissionais esteja preparada para dar o suporte necessário para que o paciente seja compreendido e cuidado com responsabilidade e atenção.

Para você entender melhor sobre o assunto, abordaremos, neste artigo, tudo sobre a gestão de pacientes: o que é, qual sua importância, como ela deve ser praticada e os impactos de uma má gestão. Em seguida, vamos destacar como a tecnologia pode ser uma aliada nesse processo. Continue a leitura para conferir!

Afinal, o que é a gestão de pacientes?

Basicamente, a gestão de pacientes é uma estratégia da área de administração que tem o objetivo de controlar todos os processos e ações de uma clínica, consultório ou hospital, a fim de prestar um serviço de excelência, proporcionando conforto, bem-estar e segurança às pessoas atendidas.

A realidade é um pouco diferente. Infelizmente, é muito comum que as empresas da área de saúde cometam falhas administrativas, o que pode trazer prejuízos financeiros e a perda de pacientes. Normalmente, médicos, dentistas, fisioterapeutas e outros profissionais da saúde não estão preparados para lidar com os desafios da gestão de um negócio. No entanto, isso não significa que eles não sejam capazes de se habituar a essa realidade.

Nesse sentido, é cada vez mais importante que gestores e profissionais da área comecem a aplicar a gestão de pacientes na rotina de trabalho. Além dos benefícios óbvios, como a economia de recursos, os pacientes receberão melhor atendimento e, certamente, ficarão satisfeitos com serviços mais profissionalizados, humanos e focados em sua saúde e bem-estar.

Como realizar uma boa gestão de pacientes?

É claro que não existe uma receita pronta ou fórmula mágica para fazer a gestão de pacientes. Contudo, existem algumas práticas recomendadas que podem ser muito úteis para qualquer tipo de organização que seja relacionada ao setor da saúde. Por isso, separamos algumas dicas que podem ser essenciais para você fazer uma correta gestão de pacientes. Acompanhe!

Preenchimento do prontuário corretamente

É essencial para identificar o paciente, devendo ser preenchido com nome completo e data de nascimento, além de dados gerais, como os tratamentos a que ele está sendo submetido, observações quanto a alergias, quais medicamentos devem ser tomados etc.

Resultados de exames

O profissional da saúde precisa ter acesso a resultados dos diversos exames eventualmente feitos pelos pacientes, como os clínicos (sangue e urina) e as imagens (raio-X, ressonância magnética, ultrassonografia).

Prescrição médica

Aqui, é vital ter atenção a todas as medidas necessárias ao tratamento, como prescrições de medicamentos, medidas de reabilitação, interação com equipes multidisciplinares e outros cuidados gerais.

Evolução médica

É um documento para ser atualizado constantemente e deve conter informações essenciais do paciente, como sinais vitais, sintomas, alterações, necessidades especiais, entre outras.

Termos de consentimento

Esses termos podem ser cruciais para a autorização de um determinado procedimento, como cirurgias, anestesias e outros serviços. Sem eles, a clínica pode se envolver em problemas futuros.

Sumário de transferência, alta ou óbito

Para não ter nenhum tipo de confusão, é primordial ter registros relacionados a transferências, altas ou documentos com as causas do óbito.

Mala direta

A mala direta é um cadastro de pacientes e pode ser muito importante para manter uma relação próxima e duradoura. Para isso, ela precisa ser feita com bastante atenção e cuidado. Afinal, mandar um e-mail para um filho de uma paciente falecida pode pegar muito mal.

Lembrete de retorno

O lembrete de retorno é uma forma da empresa de saúde demonstrar cuidado e atenção com o paciente. É algo muito simples de fazer, demanda pouco esforço, mas, mesmo assim, nem todo mundo faz.

Vale ressaltar que esses documentos e controles de processos são apenas sugestões de como acontece uma gestão de pacientes, na prática. O que você precisa ter em mente é que a gestão na área da saúde precisa otimizar as ações e entregar serviços cada vez mais alinhados com as necessidades e os problemas dos pacientes.

Nesse contexto, pode surgir a seguinte dúvida: com tantas questões para serem lembradas, corre-se o risco de esquecer muitas coisas, certo? Depende. Se a gestão for controlada por meio de anotações no papel ou de planilhas do Excel, o risco de falhas é altíssimo.

No entanto, se a empresa de saúde recorrer a um software de gestão, as chances de erro diminuem drasticamente ou, até mesmo, são inexistentes — falaremos sobre o assunto mais a frente.

Qual a importância de fazê-la em sua clínica?

A gestão de pacientes em uma instituição de saúde representa uma estratégia de crescimento e sobrevivência. Diante do mercado competitivo, quem oferece diferencial e serviço de qualidade ganha destaque entre os concorrentes.

De modo geral, o cuidado em saúde sempre será algo de grande importância, isso porque todas as pessoas já estiveram, estão ou estarão na condição de paciente. Por esse motivo, ter um bom acompanhamento e assistência são essenciais para o bem-estar do paciente, além de oferecê-lo segurança e serviço de qualidade.

Confira, a seguir, algumas dicas para ajudá-lo a alcançar esse objetivo!

Garanta um atendimento humanizado

Com toda certeza essa é uma das estratégias mais importantes para realizar uma boa gestão de pacientes. Afinal, para se manterem satisfeitas, as pessoas precisam que suas necessidades básicas sejam atendidas. Oferecer um atendimento humanizado faz com que o paciente sinta que a clínica se importa e se preocupa com seu bem-estar. Ser cordial, educado e atencioso são diferenciais para qualquer profissional de saúde.

Ofereça acompanhamento completo

Como já dito, independentemente da gravidade do problema, o estado emocional dos pacientes é, na maioria das vezes, afetado. Quem busca por um profissional da área de saúde, via de regra, está em um momento de fragilidade e receio. Os tratamentos demandam atenção especial, para que não haja desistência durante o processo.

Atender as necessidades dos pacientes vai muito além do serviço operacional. Existe um amplo trabalho psicológico para que eles possam ser atendidos da melhor forma possível. Esse cuidado é a peça-chave para uma boa gestão de pacientes e para o sucesso do negócio. Lembre-se, apesar de todos os avanços da medicina, são medidas simples como essas que oferecem melhores resultados ao tratamento e garantem uma relação de confiança com os pacientes.

Treine e motive a sua equipe

Ter uma equipe alinhada aos seus objetivos, capacitada e motivada é um passo indispensável para aqueles que buscam uma boa gestão de pacientes. Por isso, sempre que possível, invista em treinamentos e cursos para que a equipe aprimore os seus conhecimentos e execute as funções com mais competência. Além disso, realize reuniões periódicas para reforçar os valores e a expectativa da empresa com relação aos seus funcionários.

Tenha um ambiente adequado

De nada adianta ser um ótimo profissional, ter uma equipe bem treinada e boas ferramentas de trabalho se o seu paciente chega na clínica e não encontra um ambiente organizado e agradável. Fazer com que as pessoas se sintam à vontade é uma forma de fidelizá-las. Por isso, dar uma atenção especial à ambientação do local pode ser um diferencial para sua clínica. Invista em bons equipamentos, tecnologia e organização.

Vale ressaltar que os estabelecimentos de saúde são, em geral, estressantes e exigem muito dos profissionais, seja pela complexidade das atividades ou pela carga emocional dos pacientes. Por isso, ter um ambiente leve e agradável é muito importante para gerir bem os seus usuários.

Automatize os serviços

Investir em tecnologia pode ser uma excelente opção para atingir melhores resultados. Já que, por meio dela, você garante agilidade no atendimento, maior produtividade e eficiência nos serviços prestados. Além disso, por meio da automatização de alguns dos principais serviços, os seus custos são reduzidos consideravelmente.

Quais os impactos de uma má gestão de pacientes?

Constantemente são evidenciados na mídia alguns episódios relacionados à má gestão de pacientes, como acusações aos médicos, precariedade de serviços, negligência dos profissionais, erros no tratamento, entre outros.

O problema de má gestão se reflete em todos os segmentos do setor saúde, como hospitais, laboratórios e clínicas médicas, e muitas consequências são desencadeadas por esse problema, como:

  • a perda da credibilidade no mercado;
  • a insatisfação dos usuários;
  • a redução dos lucros.

Uma das formas que os usuários encontraram para ter acesso ao direito fundamental da saúde foi por meio da judicialização. A maioria dos pedidos judiciais são por procedimentos e medicamentos disponíveis no sistema de saúde, mas que não estão sendo fornecidos aos usuários.

Portanto, nota-se que questões como a judicialização devem ser vistas como consequência da má gestão de pacientes. Além disso, é importante lembrar que decisões como essas, por mais justas que sejam, trazem resultados negativos à empresa, já que a obriga a fazer uma realocação de recursos.

Como uma boa gestão influencia diretamente na clínica?

Uma boa gestão de pacientes consegue elevar a produtividade da clínica como um todo. Isso porque as tarefas se tornam mais dinâmicas, impactando diretamente na qualidade dos serviços oferecidos, agradando aos pacientes. Quando a gestão é reconhecida pelos pacientes, isso passa a ser um fator preponderante no momento de escolha deles. Isto é, o número de pacientes cresce consideravelmente quando a clínica passa a ter uma gestão eficiente.

Além disso, a gestão é uma estratégia importante para:

  • garantir o retorno dos investimentos financeiros;
  • promover sustentabilidade econômica;
  • possibilitar uma experiência diferenciada em relação ao custo e à qualidade.

Quais os erros que devem ser evitados nesse processo?

É evidente que colocar em prática todas essas estratégias demanda muito esforço e engajamento dos profissionais, tornando-se um grande desafio. Alguns erros podem surgir durante o processo, mas é essencial evitá-los a todo custo. Conheça alguns erros que podem ser evitados!

Realizar mudanças rápidas sem planejamento

O planejamento é a etapa em que os objetivos e estratégias devem ser definidos, bem como as ações para executá-los. Para alcançar bons resultados, deve-se considerar diversos fatores internos e externos. Quando a clínica põe em prática mudanças rápidas na gestão sem antes preparar um planejamento responsável, ela acaba expondo a organização a riscos, que ao longo do tempo podem se tornar complicações sérias.

Falhas na comunicação entre as equipes

A falha na comunicação entre as equipes pode causar lentidão e desorganizar o fluxo operacional da clínica. É importante que as equipes atuem de forma integrada, mantenham as informações acessíveis para consulta e respeitem a padronização dos processos. Dessa forma, o ambiente se torna propício à comunicação, eliminando a possibilidade de dados trocados ou omissões. Afinal, quanto mais objetiva e precisa for a informação, menor a chance de erro.

Falta de padronização dos processos

Quando os processos não são estabelecidos, as tarefas acabam sendo executadas de maneira diferente por profissional, isso estimula uma desordem que demanda um grande esforço para realizar ações como encontrar dados, esclarecer dúvidas e orientar pacientes. A opção mais eficaz para garantir que clínica ofereça um serviço de qualidade por meio de procedimentos consolidados e ações acertadas é automatizando os processos. Isso contribui para consolidar melhores resultados na gestão.

Quais os cuidados para escolher um software de gestão?

Você já aprendeu mais sobre o conceito de gestão de pacientes, as consequências de não dar importância a esse aspecto e até sobre os principais erros que devem ser evitados nesse processo. Para completar o conteúdo, vamos mostrar quais são os cuidados para escolher um software de gestão. Acompanhe.

Tenha atenção ao suporte oferecido pela empresa

Um dos maiores cuidados que você precisa ter ao escolher um software de gestão é ter atenção quanto ao suporte oferecido pela empresa que desenvolveu o sistema. Afinal, pouco adianta contar com o que há de melhor em tecnologia e funcionalidades se, na hora que você mais precisar, você não contar com a assistência técnica necessária.

Você atua em um ramo altamente competitivo e não pode perder tempo com dúvidas do programa ou em sua usabilidade. O contato tem que ser simples, rápido e eficaz, preferencialmente indo além do básico e proporcionando soluções que ajudem a otimizar e facilitar os processos internos da sua clínica ou consultório.

A empresa, portanto, precisa prover consultoria antes, durante e após o processo de implantação do software de gestão. Isso inclui não apenas resolver os problemas inerentes à instalação, como também o devido treinamento dos funcionários e acompanhamento das metas propostas, de acordo com a negociação do contrato.

Avalie quais são as condições de usabilidade

Ao escolher um bom software para ajudar na gestão de pacientes você também deve avaliar as condições de usabilidade e performance do sistema. Em outras palavras, a ferramenta deve estar disponível e ser eficaz justamente naquilo que você precisa, inclusive quando você não estiver fisicamente próximo do computador da sua clínica ou consultório.

A mobilidade é um recurso imprescindível nos dias de hoje e sistemas que trabalhem com o armazenamento em nuvem, por exemplo, já têm um tremendo diferencial. Com uma boa conexão à internet, você pode entrar por meio do site ou aplicativo, resolvendo eventuais problemas mesmo remotamente, mas em tempo real.

Na prática, isso significa que, mesmo viajando ou estando de férias na praia, você pode ter a prerrogativa de renovar uma receita ou checar uma informação, o que pode ser muito importante em uma urgência ou necessidade de um paciente. Tudo isso rapidamente, sem atrapalhar a sua programação ou os seus planos.

Veja se os processos do sistema são otimizados

Um dos aspectos que mais faz com que o seu funcionário da recepção perca tempo é a coleta de dados dos pacientes que retornam ou até mesmo a confirmação de consultas. Felizmente, um bom software de gestão pode ajudar nesse momento, facilitando a rotina da sua equipe e trazendo muito mais dinâmica para esses processos diários tão comuns.

As informações do seu público já ficarão armazenadas, centralizadas em um só local. Com isso, não é necessário, a cada retorno, ficar colhendo dados básicos, bastando a atualização de qualquer novo elemento. Dessa maneira, seu funcionário pode focar em receber as pessoas com mais qualidade, visto que isso ajuda na credibilidade do local.

Além disso, é possível contar com outra funcionalidade, que pode lembrar, automaticamente, o dia e a hora da consulta, com o envio de lembretes por aplicativos de comunicação, SMS ou e-mail. Alguns softwares de gestão de pacientes podem ir além, mudando o status do agendamento para confirmado ou cancelado, conforme as respostas obtidas.

Prefira softwares de gestão com boa segurança

Não adianta contar com um bom software de gestão de pacientes se o sistema não apresentar boas condições de segurança, não é mesmo? Esse é um fator muito relevante, que deve ser considerado antes de tomar qualquer decisão. As informações dos pacientes são imprescindíveis, assim como o seu sigilo e sua não-divulgação.

Sendo assim, uma solução que contará com todo o histórico e dados pessoais do seu público não pode, em hipótese alguma, ter falhas de vazamento ou exposição. É preciso que tudo seja criptografado e protegido, possibilitando a visualização apenas de que for devidamente autorizado, por meio de senha e níveis de acesso.

Analise as formas de acesso disponíveis

Falando em acesso, é essencial que o software de gestão escolhido possa ser acessado facilmente pelo profissional e, no nível adequado, pelos colaboradores da sua clínica ou consultório. Em outras palavras, isso quer dizer que o sistema deve atender a critérios de usabilidade, funcionalidades, adaptabilidade e assim por diante.

Como falamos, a possibilidade de utilizar a ferramenta remotamente, por meio da internet, deve ser fundamental, seja para tirar dúvidas ou mesmo para se preparar para a próxima consulta. Além disso, a interface deve ser amigável e intuitiva, de forma que você não perca tempo ou encontre dificuldades para acessar alguma informação.

Cheque a integração entre os dados

A boa integração entre os dados é uma das características presentes em boa parte dos softwares de gestão que obtiveram sucesso no mercado. Isso é muito importante, sobretudo se pensarmos que uma das grandes vantagens desse tipo de solução é a de centralizar os dados dos pacientes, algo pouco possível em arquivos físicos de papel.

Porém, isso teria pouca efetividade se não fosse possível achar facilmente e, mais do que isso, cruzar as informações sempre que necessário. A fácil verificação permite o conhecimento adequado do histórico do paciente em questão, seus atendimentos antigos, suas características e o que mais for necessário, entregando um diagnóstico mais preciso.

Verifique a precisão dos relatórios

Por fim, você não pode deixar de considerar que uma das funções mais relevantes de um bom software de gestão é a elaboração de relatórios. Com eles, você pode ter informações valiosas não apenas dos seus pacientes, como também de aspectos do funcionamento da própria clínica ou consultório, ajudando até nas tarefas mais complexas, como a gestão financeira.

Um bom sistema do tipo pode fazer o levantamento do número de consultas, custos de insumos, despesas da rotina e da receita obtida, por exemplo. Você terá dados como o volume de atendimentos, a quantidade de faltas, percentual de atendimentos por convênios, entre outras possibilidades, muitas das quais essenciais ao bom funcionamento do seu negócio.

Como a tecnologia pode auxiliar na gestão de pacientes?

A tecnologia é algo bem comum no dia a dia das empresas. Na gestão de uma clínica não pode ser diferente. Um bom sistema é essencial e traz inúmeras vantagens para o negócio, como:

  • redução de riscos e erros médicos;
  • fornecimento de dados para o planejamento estratégico de finanças, pessoas, compras, vendas, marketing e outras áreas da empresa;
  • otimização de todos os processos e aumento da produtividade da equipe;
  • visão geral sobre todas as ações e processos internos.

Em outras palavras, contratar um bom software é sinônimo de muito mais facilidade na gestão de pacientes. Ele melhora a relação entre a clínica e os usuários, mantendo a reputação e a qualidade dos serviços oferecidos, permitindo interação humanizada e completa, que causa satisfação e bem-estar nos pacientes.

Esse sistema, claro, deve ser adaptado ao seu tipo de negócio, conforme a demanda e as necessidades específicas da clínica. Além disso, o ideal é contratar os serviços com uma empresa séria, confiável, com profissionais experientes e bem reconhecida no mercado.

Por fim, uma boa gestão pode trazer inúmeros benefícios para suas rotinas de trabalho e, principalmente, para os pacientes. Portanto, agora que você já conhece a importância da gestão de pacientes, que tal aproveitar para ficar por dentro das nossas novidades e outros conteúdos como esse? Então, não perca mais tempo e curta a nossa página no Facebook!

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